Tự Động Hóa Vận Hành Là Gì Cho Doanh Nghiệp Nhỏ: 3 Hướng Đi

Tự động hóa vận hành định nghĩa thế nào trong doanh nghiệp

Tự động hóa vận hành (BPA) là dùng công nghệ để chạy các quy trình làm việc. BPA là viết tắt của Business Process Automation. Cách này giúp bạn không cần làm việc thủ công bằng tay. Bản chất của BPA là giao việc lặp lại cho phần mềm máy tính. Quản lý công ty nhỏ thường gặp tình trạng dữ liệu rời rạc. Giấy tờ phê duyệt hay đối soát đơn hàng cũng dễ bị chậm trễ. Khi có công nghệ, dữ liệu được chuyển liên tục giữa các bộ phận. Việc này giúp bỏ hẳn thời gian chờ đợi giữa các khâu.

Hệ thống tự động hóa không dừng lại ở một công cụ đơn lẻ. Hệ thống này bao gồm nhiều cấp độ kỹ thuật khác nhau. Bạn có thể xem thêm ở trung tâm thông tin Tự Động Hóa Vận Hành & Nhân Sự. Nơi đây giúp bạn hiểu rõ các phần cơ bản của chuyển đổi số. Tự động hóa giúp nhân sự thoát khỏi việc gõ phím lặp lại. Nhân viên sẽ có thời gian làm công việc chiến lược khó hơn. Họ có thể tập trung giải quyết vấn đề và giao tiếp với khách hàng.

Cấu phần 1: Tự động hóa truyền thống bằng lập trình tích hợp

Cách tự động hóa truyền thống cần tạo ra phần mềm riêng biệt. Lập trình viên dùng ngôn ngữ lập trình để nối các ứng dụng với nhau. Họ viết mã lệnh, gọi API hoặc tìm dữ liệu theo quy tắc có sẵn. API là giao diện kết nối giữa các ứng dụng phần mềm. Cách này đòi hỏi người làm phải hiểu sâu hệ thống thông tin nội bộ. Doanh nghiệp cũng phải kiểm tra rất kỹ trước khi đưa vào dùng thật.

Phương pháp viết mã giúp hệ thống chạy rất ổn định. Nó xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ với tốc độ rất nhanh. Dẫu vậy, chi phí phát triển ban đầu khá tốn kém với công ty nhỏ. Bạn cũng bị phụ thuộc nhiều vào đội ngũ kỹ thuật. Khi chính sách công ty thay đổi, lập trình viên phải sửa lại mã lệnh. Họ cần kiểm tra lại để công việc không bị ngắt quãng. Người quản lý nên tính toán kỹ lượng giao dịch trước khi chi tiền lập trình.

Cấu phần 2: Robot phần mềm mô phỏng thao tác người dùng (RPA)

RPA là viết tắt của cụm từ Robotic Process Automation. Đây là công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm. Robot này còn được gọi là bot, worker hoặc agent. Chúng bắt chước thao tác của con người trên màn hình máy tính. Robot được lập trình để làm các việc lặp lại có quy tắc rõ ràng. Chúng có thể thao tác qua lại trên nhiều phần mềm khác nhau. Điểm mấu chốt của RPA là làm việc ngay trên giao diện người dùng. Doanh nghiệp không cần can thiệp vào mã nguồn hay cơ sở dữ liệu gốc.

RPA giúp tự động hóa nhanh vì không gây xáo trộn hệ thống sẵn có. Các nhà cung cấp thường chia RPA thành hai dạng chính. Cách chia này giúp giải pháp phù hợp với từng nhu cầu vận hành.

• Robot có người giám sát còn gọi là attended software agents. Dạng robot này hoạt động song song với nhân viên trên máy tính. Người dùng sẽ bấm lệnh để kích hoạt robot khi cần xử lý việc cụ thể.
• Robot chạy độc lập còn gọi là unattended software agents. Robot này tự hoạt động trên máy chủ theo lịch cài sẵn. Nó xử lý dữ liệu lớn vào ban đêm hoặc theo từng chu kỳ. Nhân viên không cần ngồi trực tiếp theo dõi robot làm việc.

Mục tiêu của giải pháp là sắp xếp lại quy trình làm việc. Máy móc sẽ nhận các công việc chân tay lặp lại. Nhân viên được giảm tải để dồn sức cho mục tiêu kinh doanh lớn hơn. Những công việc này sẽ mang lại giá trị cao hơn cho công ty.

Cấu phần 3: Tự động hóa thông minh kết hợp trí tuệ nhân tạo

Cấp độ cao hơn là tự động hóa thông minh. Thuật ngữ này còn gọi là intelligent automation hoặc hyperautomation. Nó kết hợp tự động hóa quy trình với trí tuệ nhân tạo và học máy. Robot cũ chỉ làm việc với dữ liệu bảng tính ngay ngắn. Còn robot dùng AI có thể xử lý dữ liệu phức tạp hơn nhiều. Để hiểu rõ cách áp dụng, bạn có thể xem hướng dẫn về AI Automation cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Dữ liệu phi cấu trúc xuất hiện mỗi ngày trong công ty nhỏ. Đó là ảnh hóa đơn chụp từ điện thoại hoặc hợp đồng viết tự do. Đó cũng có thể là bản ghi âm cuộc gọi và video nhà kho. Nhờ có AI, phần mềm có thể chép lại lời nói từ video. Hệ thống còn đọc hiểu chữ viết và trò chuyện với người dùng. Robot lúc này có thể tự suy nghĩ và làm việc như nhân viên thật.

Bảng so sánh ba cấp độ kỹ thuật tự động hóa quy trình vận hành:

Tương tác giữa quản trị quy trình BPM và công cụ tự động hóa

Quản trị quy trình (BPM) khác với tự động hóa quy trình (BPA). BPM giúp vẽ bản đồ, phân tích và sửa đổi dòng công việc của tổ chức. Doanh nghiệp nên làm tự động hóa khi đã có quy trình chuẩn từ trước. Chuẩn hóa từng bước giúp bạn tránh rủi ro cài phần mềm vào một quy trình lỗi.

Để liên kết hai phần này, bạn có thể tự viết mã hoặc dùng công cụ có sẵn. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại mục AI Automation Cho Doanh Nghiệp section hub. Khi kết hợp nhịp nhàng, hệ thống quản trị sẽ chỉ rõ ai duyệt việc gì và khi nào. Sau đó, công cụ tự động sẽ gửi dữ liệu tới đúng người rất an toàn. Thông tin của công ty sẽ không bao giờ bị thất lạc.

Khả năng thích ứng của robot nhận thức và giới hạn kiểm soát

Ở mức tự động hóa thông minh, AI tự thích nghi với các vấn đề mới sinh ra. Con người không cần phải chỉnh sửa mã lập trình liên tục. Robot phần mềm sẽ đọc dữ liệu cũ của các lần chạy trước. Từ dữ liệu đó, robot tự học và sửa đổi để làm việc tốt hơn. Nhờ vậy, năng suất của công ty tăng lên rất nhanh. Robot giúp phân loại thư từ, lấy thông tin chứng từ và làm báo cáo định kỳ.

Công nghệ mang lại nhiều lợi ích to lớn. Tuy vậy, người quản lý vận hành luôn phải giữ an toàn thông tin và kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Bạn cần tạo điểm dừng bắt buộc để con người phê duyệt những việc quan trọng. Những việc này gồm xuất quỹ tiền tệ, ký văn bản pháp lý hoặc đổi hồ sơ nhân sự. Các đơn vị bán phần mềm, triển khai và tư vấn tự động hóa đều có lợi ích thương mại. Họ có lợi ích này khi giới thiệu các nền tảng dịch vụ của mình. Do đó, doanh nghiệp nhỏ cần tự đánh giá mức độ ổn định của hệ thống. Bạn hãy kiểm thử kỹ lưỡng trên môi trường thử nghiệm. Bạn cũng cần kiểm soát quyền truy cập trước khi đưa hệ thống vào hoạt động chính thức.