Mỗi tuần bạn phải đọc hàng chục hồ sơ, soạn lại mô tả công việc và viết nhiều email cho ứng viên? AI có thể giúp bạn làm phần soạn thảo nhanh hơn. Bài này cung cấp các mẫu prompt cho nhân sự tuyển dụng, kèm cách điền thông tin và cách kiểm tra trước khi dùng.
Prompt là gì và vì sao cần viết kỹ?
Prompt là câu lệnh bạn gõ cho AI, giống như giao việc cho một trợ lý. Nếu chỉ viết “viết mô tả công việc kế toán”, kết quả thường chung chung. Khi bạn nói rõ vị trí, kinh nghiệm, nhiệm vụ và giọng văn, AI sẽ bám sát yêu cầu của bạn hơn.
Phần chữ trong ngoặc vuông như [tên vị trí] là biến. Bạn thay biến bằng thông tin thật trước khi gửi cho AI. Các công cụ AI như ChatGPT, Claude hay Gemini đều nhận kiểu câu lệnh này, nên bạn có thể dùng công cụ đang có sẵn.
5 mẫu prompt cho nhân sự tuyển dụng
1. Viết mô tả công việc (JD) rõ ràng
JD là viết tắt của job description, tức bản mô tả công việc đăng lên trang tuyển dụng. Prompt này giúp bạn có bản nháp đủ mục tiêu, nhiệm vụ và yêu cầu.
Bạn là chuyên viên tuyển dụng có kinh nghiệm tại Việt Nam. Hãy viết mô tả công việc cho vị trí [tên vị trí] thuộc ngành [ngành nghề]. Thông tin:
- Mức kinh nghiệm: [số năm hoặc cấp bậc]
- Nhiệm vụ chính: [liệt kê 3 đến 5 nhiệm vụ]
- Kỹ năng bắt buộc: [liệt kê]
- Kỹ năng ưu tiên: [liệt kê]
- Hình thức làm việc: [toàn thời gian, bán thời gian, từ xa...]
- Phúc lợi đã công bố: [liệt kê, hoặc bỏ trống]
Yêu cầu: giọng văn lịch sự, gần gũi, khoảng 300 chữ, chia thành các mục Giới thiệu vị trí, Trách nhiệm, Yêu cầu, Quyền lợi. Không dùng từ ngữ phân biệt giới tính hay tuổi tác.Cách điền: Dùng đúng chức danh nội bộ để ứng viên dễ tìm. Chỉ liệt kê nhiệm vụ đang thực sự cần, vì danh sách quá dài khiến ứng viên ngại nộp hồ sơ. Phúc lợi chỉ ghi những gì công ty đã công bố.
Cách kiểm tra:
- Đối chiếu mức lương, thời gian và địa điểm với thực tế.
- Đọc lại xem có yêu cầu nào vô lý, ví dụ đòi nhiều năm kinh nghiệm cho mức lương thấp.
- Nhờ người quản lý trực tiếp của vị trí xem lại.
- Nếu bản nháp dài, yêu cầu AI rút gọn: “Viết lại ngắn hơn, bỏ mục Giới thiệu.”
2. Tạo bộ câu hỏi phỏng vấn theo năng lực
Câu hỏi theo năng lực yêu cầu ứng viên kể lại một tình huống thật đã xảy ra, thay vì chỉ trả lời “có” hoặc “không”.
Bạn là người phỏng vấn có kinh nghiệm. Hãy soạn [số câu] câu hỏi phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí], cấp độ [nhân viên mới / trung cấp / quản lý]. Tập trung vào 3 năng lực: [năng lực 1], [năng lực 2], [năng lực 3].
Với mỗi câu hỏi, ghi rõ:
- Câu hỏi theo tình huống, yêu cầu ứng viên kể một lần đã làm việc cụ thể
- Điều một câu trả lời tốt thường thể hiện
- Dấu hiệu cần cảnh giác
Không đặt câu hỏi về đời tư, gia đình, tôn giáo, kế hoạch sinh con hay tình trạng hôn nhân.Cách điền: Lấy tên năng lực từ bảng năng lực của công ty để đồng bộ với đánh giá nội bộ. Số câu nên vừa phải để buổi phỏng vấn không kéo dài quá lâu.
Cách kiểm tra:
- Mỗi câu có thật sự đo được năng lực đã chọn không?
- Có câu nào trùng nhau hoặc quá khó so với cấp độ không?
- Đọc to từng câu để xem có tự nhiên khi nói trực tiếp không.
3. Tóm tắt CV đã ẩn danh theo tiêu chí
Ẩn danh nghĩa là xoá hoặc che các thông tin giúp nhận ra người đó, như tên, số điện thoại, email, địa chỉ và ảnh.
Dưới đây là hồ sơ ứng viên đã ẩn tên, số điện thoại, email, địa chỉ và ảnh. Hãy đánh giá hồ sơ cho vị trí [tên vị trí] theo các tiêu chí sau:
1. [tiêu chí 1, ví dụ: kinh nghiệm làm việc liên quan]
2. [tiêu chí 2]
3. [tiêu chí 3]
Với mỗi tiêu chí, cho điểm từ 1 đến 5 và nêu bằng chứng lấy trực tiếp từ hồ sơ. Sau đó liệt kê 3 điểm mạnh và 3 điểm cần hỏi thêm khi phỏng vấn. Chỉ dựa vào nội dung hồ sơ, không suy đoán về tuổi, giới tính, tình trạng hôn nhân, tôn giáo hay quê quán.
[Dán nội dung hồ sơ đã ẩn danh vào đây]Cách điền: Thay tiêu chí bằng yêu cầu thật của vị trí. Dán nội dung đã xoá thông tin nhận dạng, không dán cả file gốc.
Cách kiểm tra:
- Mở CV gốc và đối chiếu ít nhất các điểm AI nêu.
- Nếu AI nêu kinh nghiệm hay bằng cấp không có trong hồ sơ, đó là dấu hiệu AI đã bịa. Hãy bỏ qua ý đó.
- Quyết định cuối cùng do người tuyển dụng đưa ra, không để điểm số của AI quyết định một mình.
4. Soạn email mời phỏng vấn
Hãy viết email mời phỏng vấn gửi tới [tên ứng viên, kèm danh xưng anh hoặc chị]. Thông tin:
- Vị trí: [tên vị trí]
- Thời gian: [ngày, giờ cụ thể, múi giờ]
- Hình thức: [trực tiếp tại địa chỉ ... / trực tuyến qua đường link ...]
- Người liên hệ: [tên, chức danh, số điện thoại công ty]
- Cần chuẩn bị: [nội dung, hoặc bỏ trống]
Giọng văn lịch sự, ngắn gọn khoảng 150 chữ. Có lời cảm ơn ứng viên đã nộp hồ sơ và đề nghị xác nhận trong vòng [số ngày] ngày.
Cách điền: Ghi rõ giờ và múi giờ để tránh nhầm lẫn. Với phỏng vấn trực tuyến, hãy mở thử đường link trước khi gửi.
Cách kiểm tra:
- So ngày, giờ và địa điểm với lịch nội bộ hoặc lịch phòng họp.
- Kiểm tra lại tên và danh xưng của ứng viên.
- Đảm bảo số điện thoại người liên hệ đang hoạt động.
5. Soạn email từ chối ứng viên lịch sự
Hãy viết email gửi [tên ứng viên, kèm danh xưng] thông báo công ty không tiếp tục với hồ sơ cho vị trí [tên vị trí]. Yêu cầu:
- Cảm ơn ứng viên đã dành thời gian và quan tâm đến công ty.
- Nêu lý do chung: [ví dụ: hồ sơ chưa phù hợp với yêu cầu hiện tại / vị trí đã được tuyển]
- Không nêu chi tiết đánh giá cá nhân và không so sánh với ứng viên khác.
- Giữ giọng ấm áp, khoảng 120 chữ.
- Nếu công ty có quy định lưu hồ sơ, có thể đề nghị giữ hồ sơ cho cơ hội sau: [điều kiện, hoặc bỏ trống].Cách điền: Lý do nên chung chung nhưng đúng sự thật. Tránh mọi lý do liên quan đến đặc điểm cá nhân như tuổi, giới tính hay hoàn cảnh gia đình.
Cách kiểm tra:
- Đối chiếu lý do với kết quả đánh giá phỏng vấn.
- Đọc lại xem có câu nào có thể bị hiểu là phân biệt đối xử không.
- Nếu chưa chắc về chính sách lưu hồ sơ, hỏi bộ phận pháp chế trước khi gửi.
Lưu ý khi dùng AI với hồ sơ ứng viên
Hồ sơ ứng viên chứa thông tin cá nhân. Đừng dán số CCCD, số tài khoản ngân hàng, địa chỉ nhà riêng, hồ sơ sức khỏe hay bảng lương nội bộ vào AI. Hãy thay bằng dữ liệu đã ẩn danh, ví dụ “Ứng viên A, 5 năm kinh nghiệm bán hàng B2B”.
AI chỉ là công cụ soạn thảo và gợi ý. Quyết định tuyển dụng nên dựa trên năng lực đã kiểm chứng và quy định của công ty. Nếu bạn cần biết mức độ tuân thủ pháp luật lao động hay bảo vệ dữ liệu cá nhân, hãy hỏi chuyên gia pháp lý có thẩm quyền.
Nếu bạn chưa quen cách viết prompt, hãy đọc thêm bài về prompt cơ bản trong cùng chuyên mục trước khi áp dụng các mẫu trên.
Tìm thêm prompt cho công việc nhân sự
Khi cần mẫu cho các việc khác trong nghề nhân sự, bạn có thể tham khảo kho prompt miễn phí. Kho hiện có hơn 2.700 prompt mẫu bằng tiếng Việt và English, hỗ trợ tìm kiếm, điền biến, sao chép một chạm và nút mở ChatGPT hoặc Claude.
Câu hỏi thường gặp
Tôi cần chuẩn bị gì trước khi dùng các mẫu này?
Bạn chỉ cần một tài khoản AI như ChatGPT, Claude hoặc Gemini. Hãy chuẩn bị sẵn thông tin vị trí và yêu cầu để điền vào các biến.
Có nên để AI chấm điểm ứng viên không?
Nên dùng AI để tóm tắt và gợi ý tiêu chí. Quyết định cuối cùng vẫn do người tuyển dụng đưa ra, sau khi đối chiếu với hồ sơ gốc.
Làm sao biết AI có bịa thông tin không?
Hãy đối chiếu từng ý quan trọng với hồ sơ hoặc tài liệu gốc. Nếu AI nêu nội dung không có trong nguồn, bạn nên bỏ qua nội dung đó.
Tôi nên làm gì nếu chưa rõ chính sách tuyển dụng của công ty?
Hãy hỏi bộ phận pháp chế, quản lý cấp trên hoặc luật sư có thẩm quyền. Bài viết này không thay thế tư vấn pháp lý.