Tìm Khách Qua Triển Lãm Thương Mại: Lộ Trình Cho Người Mới

Trả lời nhanh

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch, chọn đúng sự kiện và đặt hẹn trước qua danh mục online. Sau sự kiện, bạn hãy theo sát đối tác để nắm bắt cơ hội hợp tác.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ kế hoạch và năng lực cung ứng khi đi hội chợ quốc tế. Đơn vị xuất khẩu lần đầu nếu thiếu lộ trình trước sẽ rất dễ lãng phí tiền bạc. Nắm chắc các bước giúp bạn biến cuộc gặp ngắn thành hợp đồng mua bán lâu dài.

Giai đoạn 90 đến 61 ngày trước sự kiện: Phân khúc người mua và xác định năng lực

Bạn cần xác định đúng nhóm người mua hợp với quy mô xưởng của mình. Cơ quan Thương mại Hoa Kỳ (Trade.gov) cũng đưa ra lời khuyên cho việc này. Kế hoạch bán hàng cần nêu rõ sản phẩm, thị trường, giá bán và kênh phân phối. Bạn cũng cần nắm chắc năng lực sản xuất của xưởng nhà. Nhờ đó, bạn sẽ báo chuẩn số lượng tối thiểu và lịch giao hàng. Số lượng tối thiểu thường được gọi tắt là MOQ.

Trung tâm CBI chia người mua nông sản và thực phẩm thành hai nhóm chính. CBI là Trung tâm Khuyến mại Nhập khẩu từ các nước đang phát triển. Nhóm thứ nhất là đơn vị lớn bán cho các chuỗi siêu thị. Họ đòi hỏi hợp đồng dài hạn, giá cố định và nguồn hàng lớn ổn định. Họ cũng yêu cầu tiêu chuẩn an toàn thực phẩm rất khắt khe. Nhóm thứ hai là các nhà buôn chuyên mặt hàng ngách. Họ mua bán nhanh hoặc mua hàng hữu cơ và trái cây nhiệt đới. Xưởng nhỏ tại Việt Nam nên tìm hiểu mẫu khách hàng phù hợp từ đầu. Cách này giúp xưởng tránh tìm sai người và đỡ tốn chi phí.

Dưới đây là bảng so sánh hai nhóm đối tác nhập khẩu theo tài liệu từ CBI. Bảng này giúp bạn chọn đúng nhóm người mua phù hợp nhất.

Giai đoạn 60 đến 31 ngày trước sự kiện: Sàng lọc danh bạ trực tuyến và chốt lịch hẹn

Hội chợ thực tế bắt đầu ngay trên trang web của ban tổ chức. CBI khuyên bạn nên xem danh bạ đơn vị tham gia thật sớm. Danh sách này thường được đăng công khai trước ngày mở màn. Hội chợ Fruit Logistica tại Berlin quy tụ rất nhiều đơn vị từ nhiều nước. Hội chợ Fruit Attraction tại Madrid cũng có rất nhiều gian hàng. Nếu không lập danh sách trước, bạn sẽ bị ngợp và bỏ lỡ đối tác tốt.

Bạn hãy dùng bộ lọc ngành hàng để chọn ra các người mua tiềm năng. Nhiều nhà nhập khẩu lớn chỉ đi tham quan chứ không thuê gian hàng. Ban tổ chức thường mở công cụ ghép nối kinh doanh qua ứng dụng. Các ứng dụng tiêu biểu gồm LiveConnect hoặc FRUIT LOGISTICA Online. Bạn nên mở tài khoản sớm để đặt lịch hẹn gặp từ trước. Bạn cũng có thể xem thêm danh bạ của các kỳ hội chợ cũ. Cách này giúp tìm thêm những người mua đang cần nguồn cung mới.

Khi gửi thư chào hàng, bạn cần có chữ ký thư thật rõ ràng. Chữ ký gồm họ tên, chức danh, số điện thoại và trang web công ty. Người mua sẽ xóa ngay thư gửi từ các tài khoản cá nhân miễn phí. Bạn có thể kết nối với người phụ trách mua hàng trên LinkedIn. Doanh nghiệp bán rau quả nên học thêm cách tìm khách mua nông sản tươi. Các bên bán dữ liệu có thể muốn bán tài khoản cho bạn. Bạn hãy tự kiểm tra lại thông tin qua kênh chính của hội chợ.

Giai đoạn 30 ngày trước đến lúc diễn ra sự kiện: Tiếp xúc trực tiếp tại gian hàng

Các tuần trước ngày khai mạc là lúc bạn hoàn thiện việc chuẩn bị. Bạn cần chuẩn bị hàng mẫu và tài liệu giới thiệu bằng hai ngôn ngữ. Chi phí đi hội chợ thường rất tốn kém đối với xưởng nhỏ. Khoản này gồm thuê mặt bằng, dựng gian hàng và vé máy bay đi lại. Bạn còn phải trả tiền ăn ở, cước gửi mẫu và phí mạng internet. Vì vậy, mỗi giờ ở gian hàng đều cần có mục tiêu cụ thể.

Người mới đi hội chợ thường nghĩ ai ghé thăm cũng muốn mua hàng. Thực tế, đa số khách đến để bán hàng hoặc gặp đối tác cũ. Người mua quốc tế rất ngại đổi mối quen nếu nguồn mới không vượt trội. Bạn không nên cố ép khách mua hay bắt ký biên bản ghi nhớ. Nhân viên trực gian hàng hãy hỏi để hiểu thị trường của họ. Bạn nên hỏi về sản lượng nhập mỗi năm và tiêu chuẩn kiểm nghiệm.

Khi trao đổi, bạn hãy nêu bật thế mạnh riêng của xưởng mình. Đó có thể là giấy chứng nhận trồng trọt hoặc quy trình bảo quản. Xưởng có thể nhấn mạnh khả năng làm các đơn hàng linh hoạt. Sau mỗi cuộc gặp, bạn cần ghi chép lại mọi thông tin ngay. Hãy ghi rõ mặt hàng họ cần và số lượng mua dự kiến. Bạn cũng cần ghi các loại giấy tờ họ đòi và hạn gửi giá.

Giai đoạn sau sự kiện: Nuôi dưỡng liên lạc và kiểm soát rủi ro đàm phán

Hợp đồng giá trị lớn thường chỉ đến từ việc giữ liên lạc sau hội chợ. Danh thiếp sẽ thành vô nghĩa nếu bạn không phân loại và xử lý sớm. Trong vòng 48 giờ, bạn hãy gửi thư cảm ơn từng người. Nội dung thư nên nhắc lại chuyện đã bàn ở gian hàng. Bạn hãy gửi kèm bảng thông số kỹ thuật sản phẩm và giấy kiểm nghiệm. Bảng thông số kỹ thuật này thường được viết tắt là TDS.

Bạn cần kiên trì liên hệ với khách nhưng không được giục giã. Bạn nên có quy trình chăm sóc lead xuất khẩu thật đều đặn. Hãy gửi tin về vụ mùa và ảnh đóng gói hàng của xưởng. Bạn cũng có thể gửi các chứng nhận chất lượng vừa nhận được. Nhờ đó, khách hàng sẽ nhớ tới bạn khi họ cần tìm nguồn hàng mới.

CBI cảnh báo bạn về những người mua chốt đơn quá nhanh. Họ thường hứa mua số lượng lớn nhưng không đòi xem hàng mẫu. Những người này có thể đẩy rủi ro qua hình thức ký gửi hàng. Bạn nên nhờ chuyên gia kiểm tra tư cách pháp nhân của đối tác. Hãy kiểm tra kỹ danh sách giấy tờ xuất khẩu lần đầu. Bạn nên chọn phương thức thanh toán an toàn cho đơn hàng đầu. Các cách an toàn gồm thư tín dụng không hủy ngang hoặc đặt cọc trước. Thư tín dụng không hủy ngang thường được gọi tắt là L/C.

Các yếu tố làm dịch chuyển tiến độ ký hợp đồng

Thời gian đàm phán hợp đồng phụ thuộc vào ba yếu tố thực tế sau.

• Tính mùa vụ của nguồn cung nông sản: Với hàng tươi sống, khách thường đàm phán mua hàng từ sớm. Việc trao đổi thường diễn ra trước vụ thu hoạch từ 2 đến 3 tháng. Nếu gặp vào giữa hoặc cuối vụ, họ chỉ ghi nhận thông tin. Đối tác sẽ để dành thông tin đó cho mùa vụ năm sau.
• Yêu cầu chứng nhận và kiểm nghiệm tại thị trường đích: Một số nơi yêu cầu kiểm tra mẫu tại phòng lab chỉ định. Phòng lab là phòng thí nghiệm đạt chuẩn. Vài nơi đòi hỏi chứng chỉ riêng như SMETA ở thị trường Anh. Thị trường Đức lại yêu cầu chứng nhận hữu cơ.
• Quy trình đánh giá xưởng của nhà phân phối: Các nhà bán lẻ lớn thường kiểm tra trách nhiệm xã hội của xưởng. Họ cũng có thể cử người đến kiểm tra việc đóng gói tại Việt Nam. Việc này cần hoàn tất trước khi họ đưa doanh nghiệp vào hệ thống nhà cung cấp.

Tiến trình triển lãm mẫu và ví dụ phân bổ phiên làm việc tại sự kiện

Kế hoạch hành động cần chia theo từng mốc thời gian rõ ràng. Cách này giúp doanh nghiệp quản lý tốt công việc trước, trong và sau sự kiện.

Dưới đây là ví dụ về cách tính số cuộc hẹn. Cách tính này giúp nhân viên làm việc hiệu quả nhất tại gian hàng.

Ví dụ minh họa tính toán phân bổ phiên tiếp khách:

Một xưởng xuất khẩu đăng ký gian hàng hội chợ trong 3 ngày. Mỗi ngày mở cửa đón khách 6 giờ. Tổng thời gian hoạt động là 18 giờ (lấy 3 ngày nhân 6 giờ). Doanh nghiệp cử một người phụ trách tiếp khách chính. Mỗi phiên làm việc gồm 45 phút nói chuyện trực tiếp. Sau đó là 15 phút ghi chép hồ sơ đối tác. Như vậy, mỗi phiên tiếp khách tốn đúng 1 giờ (45 phút cộng 15 phút). Người này có thể tiếp tối đa 18 phiên trong cả kỳ hội chợ (18 giờ chia cho 1 giờ).

Doanh nghiệp tiến hành phân bổ công suất tiếp khách theo tỷ lệ an toàn như sau:

• Số cuộc hẹn đặt trước qua danh bạ online là 12 phiên. Số này tương đương 12 giờ làm việc. Thời gian này chiếm phần lớn tổng thời gian làm việc.
• Số phiên dành cho khách vãng lai và dự phòng là 6 phiên. Mức này tương đương 6 giờ làm việc. Phần này chiếm lượng thời gian còn lại.
• Tổng số phiên dự kiến: 12 phiên đặt trước cộng 6 phiên dự phòng bằng đúng 18 phiên làm việc.

Cách hiểu kết quả: Tỷ lệ hẹn trước từ 60% giúp gian hàng luôn có khách chất lượng. Bạn sẽ giảm được rủi ro phải ngồi chờ khách thụ động. Tiếp theo, nhân sự cần chốt khung giờ cụ thể qua thư điện tử. Việc này cần làm trước ngày khởi hành tối thiểu 7 ngày. Doanh nghiệp cũng nên in sẵn lịch hẹn để theo dõi tại chỗ.