Checklist mã HS và tính thuế: 4 bước chuẩn hóa hải quan

Phân loại hàng hóa và xác định mức thuế là việc bắt buộc khi mua bán quốc tế. Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) đã lập ra Hệ thống HS. Tên đầy đủ là Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa. Hệ thống này gồm nhiều nhóm hàng được thống nhất ở cấp 6 chữ số. Hơn 200 quốc gia và nền kinh tế đang dùng Hệ thống HS. Họ dùng mã này để lập biểu thuế nhập khẩu và thống kê thương mại. Biết cách tra cứu giúp nhân sự xuất nhập khẩu khai đúng mã hàng. Doanh nghiệp sẽ nộp đúng tiền thuế và tránh bị hải quan phạt.

Khi làm thủ tục thông quan, bạn cần chuẩn bị đủ chứng từ thương mại. Các giấy tờ này giúp chứng minh rõ tính chất mặt hàng. Bạn nên xem lại danh sách giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu. Tên món hàng, thông số kỹ thuật và công dụng phải luôn đồng nhất. Thông tin trên hóa đơn cần khớp với hợp đồng và phiếu đóng gói.

Tra cứu mã HS và tính thuế qua trường hợp khung tranh

Mã HS quyết định trực tiếp tiền thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Đây là khoản tiền doanh nghiệp phải nộp tại cửa khẩu đến. Chỉ một thay đổi nhỏ ở mã số cũng làm sai lệch dự toán chi phí. Kế hoạch tài chính của hợp đồng có thể bị xáo trộn lớn. Dưới đây là ví dụ tính thuế cho lô hàng khung tranh xuất khẩu từ Việt Nam. Ví dụ này giúp bạn hình dung rõ các khoản thuế phát sinh.

Giả định một doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu lô hàng khung tranh ảnh sang đối tác nước ngoài. Lô hàng có các thông số kỹ thuật và tài chính cụ thể như sau:

• Tên hàng hóa khai báo: Khung treo tranh ảnh làm bằng gỗ nhiệt đới.
• Mã HS 6 chữ số theo Hệ thống hài hòa WCO: 4414.10 (thuộc nhóm 44.14 về khung gỗ cho tranh, ảnh, gương hoặc các vật tương tự).
• Mức thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi tại nước nhập khẩu: 5%.
• Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc thuế tiêu dùng nội địa tại nước nhập khẩu: 10%.

Tiền thuế của lô hàng được tính qua hai bước theo đúng quy định hải quan. Thuế nhập khẩu bằng trị giá tính thuế hải quan nhân với thuế suất.

• Số tiền thuế nhập khẩu phải nộp = Trị giá tính thuế hải quan x Thuế suất thuế nhập khẩu = 20.000 USD x 5% = 1.000 USD.
• Trị giá tính thuế giá trị gia tăng (VAT) = Trị giá tính thuế hải quan + Số tiền thuế nhập khẩu = 20.000 USD + 1.000 USD = 21.000 USD.
• Số tiền thuế giá trị gia tăng phải nộp = Trị giá tính thuế giá trị gia tăng x Thuế suất VAT = 21.000 USD x 10% = 2.100 USD.
• Tổng số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp tại cửa khẩu đến = Tiền thuế nhập khẩu + Tiền thuế VAT = 1.000 USD + 2.100 USD = 3.100 USD.

Hãy xem điều gì xảy ra nếu nhân sự khai sai chất liệu sản phẩm. Giả sử nhân sự chọn nhầm mã khung nhựa 3924.90 trong nhóm 39.24. Nước nhập khẩu áp thuế khung nhựa cao hơn thay vì 5%. Khi đó, chi phí thuế sẽ tăng lên rất mạnh:

• Số tiền thuế nhập khẩu khi áp nhầm mã = 20.000 USD x 12% = 2.400 USD (tăng 1.400 USD so với mã đúng).
• Trị giá tính thuế giá trị gia tăng mới = 20.000 USD + 2.400 USD = 22.400 USD.
• Số tiền thuế giá trị gia tăng mới = 22.400 USD x 10% = 2.240 USD (tăng 140 USD).
• Tổng tiền thuế mới phải nộp = 2.400 USD + 2.240 USD = 4.640 USD.

Tiền thuế chênh lệch do khai sai khiến số tiền thuế phải nộp tăng cao. Mức nộp này cao hơn nhiều so với dự tính ban đầu. Khai sai mã hàng làm giảm lợi nhuận của lô hàng. Hải quan nước bạn còn có thể tạm giữ container để kiểm tra. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và giao hàng trễ.

Quy trình 4 bước xác định mã HS và thuế suất cho hàng hóa

Bạn nên làm theo quy trình 4 bước của Công ước HS để tìm mã. Cách làm này giúp bạn kiểm soát mã số cho mọi mặt hàng. Người khai phải so sánh mẫu thực tế với giấy tờ kỹ thuật. Bạn tuyệt đối không nên tra cứu dựa trên suy đoán chủ quan.

1. Bước 1: Rà soát tài liệu kỹ thuật, thành phần và hình thức hàng hóa. Bạn hãy thu thập đủ hồ sơ từ nơi sản xuất hoặc nhà cung cấp. Hồ sơ gồm phiếu thông số kỹ thuật (TDS) và bản vẽ chi tiết. TDS là giấy ghi rõ các đặc tính của vật liệu. Bạn cũng cần kết quả kiểm nghiệm và mô tả cách dùng. Tên thương mại trên vỏ hộp không quyết định mã hải quan. Hải quan sẽ xét theo bản chất thực tế của sản phẩm. Hãy so khớp tên hàng với bộ 3 chứng từ cốt lõi. Bộ giấy tờ này gồm hợp đồng, hóa đơn và phiếu đóng gói. Việc đối chiếu giúp tránh sai lệch về quy cách hàng.
2. Bước 2: Xác định mã số 6 chữ số quốc tế theo các Quy tắc GRI. Bạn sử dụng 6 Quy tắc diễn giải tổng quát (General Rules for the Interpretation of the Harmonized System, GRI) áp dụng tuần tự theo thứ tự nghiêm ngặt. Người lập hồ sơ đối chiếu hàng hóa với chú giải pháp lý của 21 Phần và 96 Chương của Hệ thống HS. Thứ tự xác định gồm: xác định 2 số của Chương (Chapter), tiếp theo là 4 số của Nhóm (Heading), và kết thúc ở 6 số của Phân nhóm (Subheading). 6 chữ số này là ngôn ngữ thương mại chung bắt buộc áp dụng trên toàn thế giới theo quy chuẩn WCO.
3. Bước 3: Mở rộng dòng thuế quốc gia cấp độ 8 hoặc 10 chữ số. Nhân sự tra cứu biểu thuế xuất nhập khẩu của nước nhận hàng. Công ước HS chỉ thống nhất chung 6 chữ số đầu tiên. Từ số thứ 7 trở đi, mỗi nước tự tạo phân nhóm chi tiết. Họ thường dùng mã 8 số để quy định mức thuế suất. Họ có thể thêm số thành mã 10 chữ số để làm thống kê. Các số bổ sung này giúp nhà nước quản lý thị trường tốt hơn.
4. Bước 4: Kiểm tra mức thuế suất và điều kiện ưu đãi thương mại. Bạn tra các cột thuế ứng với mã 8 hoặc 10 chữ số đã tìm. Biểu thuế gồm thuế tối huệ quốc (MFN) và thuế thông thường. Ngoài ra còn có thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do (FTA). Để nhận thuế ưu đãi FTA, hàng hóa phải đúng tiêu chí xuất xứ. Doanh nghiệp phải nộp thêm chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ.

Sau bước 4, bạn nên chụp lại màn hình tra cứu biểu thuế. Hãy ghi ngày tra cứu và lưu hồ sơ kỹ thuật của lô hàng. Bộ hồ sơ này là bằng chứng chứng minh bạn khai mã HS đúng. Bạn sẽ dùng nó để giải trình với hải quan tại cửa khẩu. Tài liệu này cũng rất cần khi hải quan kiểm tra sau thông quan.

Tiêu chí thành phần, hình thức và chức năng trong Công ước HS

Công ước HS xác định mã hàng dựa trên ba tiêu chí chính. Ba yếu tố đó gồm chất liệu cấu tạo, cách chế biến và công dụng. Hiểu rõ ba yếu tố này giúp bạn chọn mã chuẩn xác. Bạn sẽ phân loại đúng cả những mặt hàng đa năng hoặc đồ hỗn hợp.

Chất liệu là yếu tố hàng đầu với nguyên liệu thô hay vật phẩm đơn giản. Hai món đồ có thể cùng dùng để trang trí. Thế nhưng, chất liệu khác nhau sẽ đưa chúng vào các nhóm mã số khác nhau. Ví dụ, khung tranh làm bằng gỗ nhiệt đới thuộc phân nhóm 4414.10 trong nhóm 44.14. Khung tranh bằng nhựa lại thuộc phân nhóm 3924.90 trong nhóm 39.24. Khung tranh bằng thủy tinh nằm ở phân nhóm 7020.00. Đuôi số này cho thấy nhóm hàng không chia thêm nhóm con. Nếu hàng làm từ nhiều chất liệu, bạn hãy áp dụng quy tắc GRI. Quy tắc này giúp bạn tìm chất liệu tạo nên tính chất chính của món hàng.

Cách chế biến quyết định rất nhiều đến mã số của nông sản, thực phẩm và hóa chất. Khoai tây là một ví dụ quen thuộc về điều này. Khoai tây tươi hoặc ướp lạnh thuộc nhóm 07.01, cụ thể là phân nhóm 0701.90. Nếu củ khoai tây được hấp chín hoặc luộc rồi cấp đông, mã sẽ thay đổi. Món hàng lập tức chuyển sang nhóm 07.10, cụ thể là phân nhóm 0710.10. Nhóm 07.10 gồm rau đông lạnh đã nấu chín hoặc còn sống. Cách chế biến mới này làm thay đổi mã HS của sản phẩm. Nó cũng làm đổi mức thuế nhập khẩu và quy định kiểm dịch thực vật.

Nguyên lý hoạt động và chức năng quyết định mã số của máy móc, thiết bị điện và đồ quang học. Ví dụ điển hình là máy cảnh báo khí độc carbon monoxide, viết tắt là CO. Nếu máy có cảm biến để đo và hiện nồng độ khí, hàng thuộc nhóm 90.27. Cụ thể, sản phẩm này thuộc phân nhóm 9027.10 cho thiết bị phân tích khí hoặc khói. Ngược lại, máy chỉ phát âm thanh hoặc đèn chớp báo động sẽ xếp vào nhóm 85.31. Thiết bị này không phân tích nồng độ khí nên thuộc phân nhóm 8531.10. Phân nhóm 8531.10 gồm thiết bị báo trộm, báo cháy hoặc máy tương tự.

Nếu hàng hóa không có mô tả chi tiết ở nhóm cụ thể, hệ thống HS dùng nhóm tồn dư. Nhóm tồn dư còn gọi là nhóm hàng khác, hay basket hoặc residual headings. Các phân nhóm này luôn nằm ở số thứ tự cuối cùng của nhóm. Ví dụ, chó sống không thuộc các nhóm từ 01.01 đến 01.05. Các nhóm đó chỉ gồm ngựa, bò, lợn, cừu, dê và gia cầm. Do đó, chó sống được xếp vào phân nhóm tồn dư thuộc nhóm động vật sống khác.

Cấu trúc phân cấp chữ số và giới hạn trách nhiệm pháp lý

Hệ thống HS phiên bản 2022 bao gồm 21 Phần và 96 Chương, trải dài từ Chương 1 đến Chương 97. Trong đó, Chương 77 hiện được giữ dự phòng cho các ứng dụng công nghệ tương lai của WCO. Các Chương 98 và 99 được dành riêng cho các quốc gia thành viên sử dụng vào mục đích nội địa. Hiểu đúng cấu trúc phân tầng chữ số giúp nhân sự phân định ranh giới giữa quy chuẩn quốc tế và quy định riêng của từng thị trường.

Nhiều người gặp khó khăn khi phân loại các linh kiện hoặc phụ tùng chuyên dụng. Ví dụ của WCO là ghế ngồi dùng cho xe ô tô. Nhiều người nhầm và xếp ghế vào nhóm phụ tùng xe 87.08. Tuy nhiên, quy tắc HS xếp ghế xe vào nhóm đồ nội thất 94.01. Mã cụ thể của ghế xe là phân nhóm 9401.20.

Người khai hải quan là bên duy nhất chịu trách nhiệm trước pháp luật về mã HS trên tờ khai. Cơ quan hải quan chỉ kiểm tra hồ sơ và giám sát, không làm thay cho doanh nghiệp. Khai sai mã số, dù vô tình hay do thiếu hiểu biết, đều bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế thiếu và phạt tiền chậm nộp. Hàng hóa có thể bị tịch thu hoặc doanh nghiệp bị mất quyền ưu đãi xuất nhập khẩu.

Với hàng phức tạp, doanh nghiệp có thể xin phán quyết trước về mã số hải quan. Thủ tục này còn có tên tiếng Anh là Advance Ruling. Doanh nghiệp được gửi mẫu hàng, bản vẽ và tài liệu cho hải quan trước khi mua bán. Phán quyết trước có giá trị ràng buộc với hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu. Doanh nghiệp sẽ an tâm nếu thông tin ban đầu cung cấp hoàn toàn trung thực và chính xác.

Nhiều nơi giới thiệu công cụ tìm mã HS tự động bằng trí tuệ nhân tạo. Các công ty này có lợi ích kinh doanh từ việc bán dữ liệu hay phần mềm. Gợi ý từ AI chỉ dùng để tham khảo kỹ thuật và không có giá trị pháp lý. Bạn không thể dùng kết quả từ AI hay chatbot để bào chữa khi vi phạm hải quan.

Bạn có thể xem thêm hướng dẫn tại chuyên mục thủ tục và công cụ xuất khẩu. Chuẩn bị mã HS đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi thương mại. Nhờ vậy, hoạt động kinh doanh sẽ phát triển ổn định và lâu dài.