Trả lời nhanh
Trước khi gửi hàng, người xuất khẩu phải hoàn tất hóa đơn thương mại. Bạn cần xác định rõ điều kiện Incoterms phù hợp. Người bán cũng cần chốt cách thanh toán an toàn nhất. Bạn hãy kiểm tra kỹ bộ chứng từ vận tải. Việc này giúp giảm rủi ro pháp lý cho chuyến hàng.
Xuất khẩu chuyến hàng đầu tiên đòi hỏi sự chuẩn bị khắt khe về mặt chứng từ, điều kiện giao nhận và bảo đảm dòng tiền. Bất kỳ sai sót nào trên văn bản thương mại cũng có thể khiến hàng hóa bị ách tắc tại cảng đến. Việc này còn làm chậm trễ việc nhận tiền thanh toán từ đối tác nước ngoài. Một quy trình rà soát có hệ thống giúp bên bán bảo vệ quyền lợi pháp lý và tài chính trước khi hàng rời kho.
Xác định danh mục chứng từ bắt buộc cho chuyến hàng
Bộ hồ sơ thương mại là căn cứ để người mua nhận hàng. Họ cũng dùng nó để làm thủ tục nhập khẩu tại nước sở tại. Trade.gov là cơ quan thương mại Hoa Kỳ. Cơ quan này khuyên bạn nên hỏi thẳng đối tác nhập khẩu và bên vận tải để biết rõ giấy tờ cần thiết. Đơn vị vận tải ở đây là freight forwarder. Doanh nghiệp cần phối hợp với forwarder để nắm quy định của hải quan bên mua đối với từng sản phẩm.
Hóa đơn chiếu lệ là chứng từ đàm phán quan trọng giữa hai bên trước khi giao dịch chính thức. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về việc lập Proforma Invoice khi báo giá xuất khẩu để ghi rõ số lượng, phẩm chất và đơn giá tạm tính. Khi chuẩn bị giao hàng, bạn cần lập hóa đơn thương mại cùng phiếu đóng gói. Các giấy tờ này phải dựa trên số liệu đo lường thực tế.
Người xuất khẩu mới cần lưu ý rằng các bên logistics hay sàn B2B có thể có lợi ích thương mại khi giới thiệu dịch vụ phụ trợ. Vì vậy, người bán cần đối chiếu yêu cầu của người mua với quy định thực tế thay vì giao phó toàn bộ cho bên trung gian.
Kiểm tra quy tắc Incoterms để phân định chi phí và rủi ro
Quy tắc Incoterms là bộ tiêu chuẩn toàn cầu do ICC ban hành. Bộ quy tắc này dùng trong hợp đồng mua bán quốc tế và nội địa. Bản mới nhất là Incoterms 2020, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2020. Bản này cập nhật các điểm mới trong tập quán thương mại. Việc ghi đúng điều kiện giao hàng giúp tránh hiểu lầm tốn kém. Hai bên sẽ rõ nhiệm vụ, chi phí và rủi ro.
Trước khi gửi hàng, người xuất khẩu phải chốt rõ điểm bàn giao rủi ro trong hợp đồng thương mại. Bạn có thể xem bài hướng dẫn Hợp đồng ngoại thương: 5 bước rà soát chuẩn CISG và Incoterms. Hướng dẫn này giúp bạn ghi đủ bản Incoterms 2020 kèm nơi giao cụ thể.
Nhiều doanh nghiệp mới lầm tưởng rằng các điều kiện như CIF hay CIP bắt người bán chịu mọi rủi ro tới cảng đến. Thực tế, quy tắc Incoterms của ICC quy định khác. Rủi ro mất mát hay hư hỏng chuyển sang người mua ngay khi hàng giao cho bên vận tải đầu tiên. Điều này cũng diễn ra khi hàng xếp lên tàu tại cảng bốc. Người bán lúc này vẫn phải trả cước vận chuyển chính.
Kiểm soát phương thức thanh toán để hạn chế rủi ro dòng tiền
Mục tiêu tối hậu của giao dịch xuất khẩu là nhận đủ tiền bán hàng đúng hạn mức thời gian đã thỏa thuận. Bất kỳ chuyến hàng nào chưa nhận được tiền thanh toán đều tiềm ẩn nguy cơ trở thành một tổn thất lớn. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhằm cân đối mức độ an toàn với yêu cầu cạnh tranh của đối tác.
Thư tín dụng gọi tắt là L/C. Đây là cách trả tiền an toàn khi bạn chưa rõ uy tín người mua nước ngoài. Phương thức này dựa vào uy tín của ngân hàng phát hành bên mua. L/C cũng bảo vệ người mua. Ngân hàng chỉ trả tiền khi bạn gửi hàng đúng hạn và nộp bộ chứng từ chuẩn khớp.
Một cách phổ biến khác là nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collections, D/C). Trong giao dịch D/C, người bán nhờ ngân hàng của mình chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng bên mua. Ngân hàng bên bán gọi là remitting bank. Ngân hàng bên mua gọi là collecting bank. Ngân hàng bên mua chỉ trao giấy tờ khi bên mua đã trả tiền hoặc ký chấp nhận hối phiếu. Người xuất khẩu nên xem bài Chuyển tiền và tỷ giá cho người xuất khẩu lần đầu. Bài viết gồm 4 bước giúp bạn chuẩn bị tiền và tránh lỗ do tỷ giá.
Bảng kiểm tra các hạng mục trọng yếu trước khi gửi hàng
Bảng tổng hợp dưới đây giúp doanh nghiệp xuất khẩu mới rà soát từng bước. Bạn nên kiểm tra kỹ trước khi giao hàng cho bên vận tải. Điều này cũng cần làm trước khi đưa hàng lên phương tiện quốc tế.
| Hạng mục kiểm tra | Tiêu chí xác nhận hoàn thành | Đơn vị phối hợp | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|---|
| Hóa đơn thương mại | Khớp thông tin người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá và tổng trị giá | Kế toán, Khách hàng | Ách tắc khâu thông quan nhập khẩu |
| Quy tắc Incoterms 2020 | Ghi rõ điều kiện 3 chữ cái kèm địa điểm giao hàng cụ thể và năm phiên bản | Phòng Xuất nhập khẩu, Forwarder | Tranh chấp chi phí phát sinh và trách nhiệm tổn thất |
| Bảo đảm thanh toán L/C | L/C đã mở, xác thực tính pháp lý của ngân hàng phát hành, nội dung khớp hợp đồng | Ngân hàng, Khách hàng | Mất quyền kiểm soát hàng mà không nhận được tiền |
| Quy trình Nhờ thu D/C | Chỉ thị gửi chứng từ rõ ràng, địa chỉ ngân hàng thu hộ chuẩn xác | Ngân hàng người bán | Chứng từ thất lạc, người mua lấy hàng mà chưa trả tiền |
Ví dụ minh họa: Phân bổ nghĩa vụ và chi phí trên một chuyến hàng
Dưới đây là một ví dụ minh họa cụ thể. Ví dụ này giúp bạn hiểu cách chia chi phí và nghĩa vụ theo hợp đồng.
Giả sử doanh nghiệp A tại Việt Nam xuất khẩu lô hàng thủ công mỹ nghệ sang Hoa Kỳ. Lô hàng này có giá trị xuất xưởng cụ thể. Doanh nghiệp tốn phí chuyển hàng ra cảng Hải Phòng và phí thủ tục tại cảng. Chặng biển đến cảng Los Angeles sẽ có cước biển cùng phí bảo hiểm riêng.
Hai bên có thể ký hợp đồng theo điều kiện FOB Cảng Hải Phòng (Incoterms 2020). Số tiền doanh nghiệp A thu từ người mua trên hóa đơn thương mại là: 20.000 + 1.200 = 21.200 USD.
Tổng tiền trên hóa đơn gồm tiền hàng và phí ra đến cảng Hải Phòng. Doanh nghiệp A chịu chi phí và trách nhiệm đưa hàng lên tàu. Người mua B tự trả tiền cước biển và bảo hiểm. Người mua cũng chịu rủi ro trên biển.
Hai bên có thể thỏa thuận điều kiện CIF Cảng Los Angeles (Incoterms 2020).
Tổng số tiền ghi trên hóa đơn là: 20.000 + 1.200 + 2.500 + 300 = 24.000 USD. Doanh nghiệp A trả tiền cước biển và phí bảo hiểm. Tuy nhiên, rủi ro đối với hàng hóa vẫn chuyển giao sang người mua B ngay khi hàng được xếp an toàn lên tàu ở cảng Hải Phòng.
Các dấu hiệu cần dừng giao hàng và cách xử lý bước tiếp theo
Người xuất khẩu cần dừng đóng hàng hoặc chưa vội giao cho bên vận tải nếu thấy các vấn đề sau. Đầu tiên là hóa đơn thương mại và hợp đồng lệch nhau về tên hàng, số lượng hay đơn vị tính.
- Thông tin trên hóa đơn thương mại và hợp đồng sai lệch về tên hàng, số lượng, đơn vị tính hoặc điều khoản thanh toán.
- Thư tín dụng L/C chưa được ngân hàng phát hành thông báo chính thức hoặc chứa các điều khoản bất khả thi mà doanh nghiệp không thể đáp ứng.
- Đối tác nhập khẩu yêu cầu đổi nơi giao hàng hoặc người nhận vào phút chót. Việc này lại không có phụ lục hợp đồng bằng văn bản có chữ ký hợp lệ.
- Đơn vị giao nhận chưa xác nhận rõ các giấy tờ chuyên ngành của nước đến. Điều đó khiến hàng rất dễ bị ách tắc tại cảng đến.
Người bán chỉ niêm phong và giao hàng khi bảng kiểm tra đã xong. Lúc này, ngân hàng cũng cần xác nhận xong các điều kiện thanh toán. Giao hàng xong, doanh nghiệp gom vận đơn cùng toàn bộ giấy tờ liên quan. Vận đơn ở đây là Bill of Lading do bên vận chuyển cấp. Sau đó, bạn gửi bộ hồ sơ cho ngân hàng hoặc người mua đúng hạn.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để biết chính xác nước nhập khẩu yêu cầu những chứng từ chuyên ngành nào?
Bạn nên hỏi trực tiếp người mua hoặc công ty forwarder phụ trách tuyến đó. Khách hàng địa phương và đơn vị vận chuyển am hiểu quy định của hải quan nước nhập khẩu, giúp bạn tránh bị giữ hàng tại cảng đến.
Giao hàng theo điều kiện CIF thì người bán chịu rủi ro đến đâu?
Người bán trả cước vận chuyển và phí bảo hiểm đến cảng đích. Tuy nhiên, rủi ro hàng hóa chuyển sang người mua ngay khi hàng lên tàu tại cảng đi theo Incoterms 2020.
Phương thức nhờ thu D/C khác thư tín dụng L/C ở điểm nào về mức độ an toàn?
Với L/C, ngân hàng cam kết trả tiền nếu chứng từ hợp lệ. Còn với D/C, ngân hàng chỉ chuyển giao chứng từ và thu tiền hộ. Họ không chịu trách nhiệm nếu bên mua từ chối thanh toán.
Nguồn tham khảo
- Common Export Documents · International Trade Administration | Trade.gov (trade.gov)
- Incoterms® rules · ICC - International Chamber of Commerce (iccwbo.org)
- Methods of Payment · International Trade Administration | Trade.gov (trade.gov)
Prepared from these references and checked against them. References retrieved October 26, 2026.
