Checklist giấy tờ khi xuất khẩu lần đầu: 4 bước chuẩn hóa

Khi phụ trách lô hàng đầu tiên, nhân viên chứng từ thường chịu áp lực lớn về hồ sơ. Bộ ba chứng từ chính gồm hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển và giấy chứng nhận xuất xứ. Đây là căn cứ pháp lý để người xuất khẩu thu tiền bán hàng. Bộ chứng từ này cũng giúp người mua nhận hàng tại cảng dỡ. Nắm rõ trình tự lập hồ sơ giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp hợp đồng. Việc này cũng giúp hàng hóa không bị hải quan xử phạt vi phạm hành chính. Doanh nghiệp còn giảm thiểu được chi phí phạt lưu bãi container phát sinh. Bạn có thể xem bài hướng dẫn giấy tờ xuất khẩu lần đầu trước khi làm từng văn bản.

Bước 1: Lập hóa đơn thương mại với các nội dung bắt buộc

Hóa đơn thương mại có tên tiếng Anh là Commercial Invoice. Bên xuất khẩu phát hành chứng từ này để chứng minh việc bán hàng quốc tế. Chứng từ giúp xác định trị giá tính thuế và áp dụng điều kiện Incoterms. Cơ quan hải quan cũng dùng hóa đơn này để kiểm tra hàng khi nhập khẩu. Mỗi quốc gia có thể sử dụng mẫu hóa đơn khác nhau. Dù vậy, hóa đơn luôn phải ghi rõ thông tin các bên tham gia giao dịch. Chứng từ cần có mô tả chi tiết hàng hóa và nước sản xuất. Nhân viên phải ghi đúng mã Hệ thống Hài hòa của từng sản phẩm. Mã này thường được viết tắt là mã HS.

Tại châu Âu, hóa đơn thương mại thường không dùng trực tiếp để đòi tiền. Điều này xảy ra nếu hợp đồng mua bán không quy định cụ thể. Chứng từ đòi tiền thanh toán tại đây thường chỉ mang tiêu đề invoice đơn thuần. Hóa đơn thương mại vẫn dùng đòi tiền nếu ghi rõ điều kiện thanh toán. Người bán cần ghi số tiền phải trả và tài khoản ngân hàng thụ hưởng. Văn bản cần kèm lời cam kết về tính chính xác của thông tin. Đại diện bên bán cần ghi rõ họ tên và chức vụ của mình. Chứng từ phải có đủ chữ ký và con dấu pháp nhân hợp lệ.

Nhân viên xuất khẩu cần điền đúng các thông tin định danh trên chứng từ. Thông tin gồm tên công ty xuất khẩu, địa chỉ trụ sở và mã số thuế. Chứng từ cũng cần ghi tên người nhận hàng cùng số điện thoại liên lạc. Bảng kê sản phẩm phải ghi rõ tên hàng, số lượng đóng gói và đơn giá. Hóa đơn phải thể hiện tổng trị giá nguyên tệ và loại tiền thanh toán. Bạn cần ghi rõ trọng lượng tịnh không tính bao bì. Trọng lượng này được gọi là Net Weight. Bạn cũng phải ghi tổng trọng lượng gồm cả bao bì. Trọng lượng cả bao bì được gọi là Gross Weight. Sai lệch mã HS hay trị giá khai báo dễ khiến hải quan xử phạt. Cơ quan hải quan cũng có thể giữ hàng lại để kiểm hóa lâu hơn.

Bước 2: Tiếp nhận vận đơn đường biển và soát lỗi phê chú

Vận đơn đường biển có tên tiếng Anh là Bill of Lading, viết tắt là B/L. Hãng tàu hoặc đại lý được ủy quyền sẽ phát hành văn bản này. Chứng từ ghi nhận đơn vị vận tải đã tiếp nhận hàng hóa để chở đi. Vận đơn có giá trị chuyển nhượng và sở hữu ba chức năng pháp lý. Đây là biên lai xác nhận hàng đã bốc lên tàu chở hàng. Đây cũng là bằng chứng về các điều khoản hợp đồng vận tải. Vận đơn còn là giấy xác nhận quyền sở hữu đối với lô hàng. Người giữ vận đơn gốc có ký hậu hợp lệ được nhận hàng tại cảng.

Nhân viên cần phân biệt vận đơn đã bốc hàng và vận đơn nhận để xếp. Vận đơn đã bốc hàng có tên tiếng Anh là on-board bill of lading. Vận đơn nhận để xếp được gọi là received-for-shipment bill of lading. Vận đơn nhận để xếp chỉ xác nhận hàng đã vào cảng hoặc bãi container. Chứng từ này không chứng minh hàng đã thực sự đưa lên tàu. Khách có thể thanh toán qua thư tín dụng, viết tắt là L/C. Lúc đó, ngân hàng mở L/C sẽ từ chối vận đơn nhận để xếp. Họ chỉ nhận nếu vận đơn có dấu xác nhận hàng đã lên tàu. Dấu xác nhận này phải có ghi kèm ngày tháng cụ thể.

Nhân viên cần xem kỹ bản nháp vận đơn do hãng tàu hoặc forwarder gửi. Hãy kiểm tra các ghi chú về tình trạng hàng hóa từ thuyền trưởng. Doanh nghiệp cần nhận được vận đơn hoàn hảo, hay clean bill of lading. Đây là chứng từ không có ghi chú xấu về bao bì hay hàng hóa. Người chuyên chở sẽ ghi khuyết tật lên vận đơn nếu bao bì rách vỡ. Hàng bị rò rỉ dung dịch hay móp méo cũng bị ghi chú lại. Lúc này, hãng tàu sẽ cấp vận đơn không hoàn hảo. Tên tiếng Anh của loại này là dirty bill of lading hay claused B/L. Ngân hàng bên mua có quyền từ chối thanh toán loại vận đơn này. Người bán khi đó phải giảm giá để người mua đồng ý nhận hàng.

Bước 3: Lựa chọn mẫu giấy chứng nhận xuất xứ cho nước nhập khẩu

Giấy chứng nhận xuất xứ thường được viết tắt là C/O. Chứng từ này xác nhận hàng hóa sản xuất tại một quốc gia cụ thể. Cơ quan hải quan căn cứ vào C/O để quyết định mức thuế nhập khẩu. Hải quan cũng dùng giấy này để áp dụng hạn ngạch hàng hóa. Họ còn dùng C/O để thực thi các biện pháp phòng vệ thương mại. Nếu thiếu C/O hợp lệ, người mua không được hưởng thuế quan ưu đãi. Mức ưu đãi này dựa trên các hiệp định thương mại tự do đã ký.

Nhân sự cần phân biệt rõ hai nhóm giấy chứng nhận xuất xứ khi làm việc:

• C/O không ưu đãi có ví dụ điển hình là Form B. Cơ quan cấp chứng từ này là Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Cơ quan này thường được viết tắt là VCCI. Form B dùng cho thị trường áp dụng thuế Tối huệ quốc, viết tắt là MFN. Chứng từ chỉ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Giấy này không giúp khách hàng được giảm thêm mức thuế nhập khẩu.
• C/O ưu đãi giúp hàng hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi theo hiệp định. Doanh nghiệp xuất khẩu sang khối ASEAN dùng Form D. Hàng đi thị trường Trung Quốc sử dụng Form E. Lô hàng sang Hàn Quốc dùng Form AK. Hàng xuất sang Nhật Bản có thể dùng Form AJ hoặc Form VJ. Doanh nghiệp cũng có thể chọn Form A theo hệ thống ưu đãi GSP.

Bộ Công Thương hoặc đơn vị ủy quyền có thể cấp giấy này. Một số hiệp định cho phép doanh nghiệp tự chứng nhận xuất xứ hàng. Doanh nghiệp cần đáp ứng đủ tiêu chuẩn để tự làm thủ tục này. Bạn nên tìm hiểu mức miễn nộp C/O cho đơn hàng giá trị thấp. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt chi phí làm giấy tờ. Quản lý chứng nhận hàng hóa thuộc nhóm nghiệp vụ Thủ Tục & Công Cụ Xuất Khẩu cơ bản. Nhân viên xuất nhập khẩu cần thành thạo nghiệp vụ thực tế này.

Bước 4: Đối chiếu chéo thông số giữa ba loại giấy tờ

Lỗi phổ biến là lập riêng từng chứng từ mà không kiểm tra chéo. Hải quan nước đến sẽ kiểm tra số tham chiếu, chữ ký và con dấu. Họ đối chiếu số liệu giữa C/O, hóa đơn và vận đơn đường biển. Thông tin người thụ hưởng hay địa chỉ không được có mâu thuẫn. Tên hàng, số kiện và trọng lượng cũng phải hoàn toàn khớp nhau. Nếu dữ liệu lệch nhau, hải quan sẽ giữ hàng lại để kiểm tra.

Theo tập quán quốc tế, lỗi nhỏ về hình thức không làm hủy C/O. Dù vậy, sai lệch thông tin vẫn khiến hải quan tạm dừng thông quan. Họ sẽ gửi văn bản xác minh lại với cơ quan cấp tại Việt Nam. Việc xác minh quốc tế có thể kéo dài nhiều tuần lễ liên tục. Chậm trễ này làm tăng phí lưu bãi container tại cảng nước đến. Khoản phí lưu bãi đó thường được gọi là phí demurrage. Sự cố này còn gây căng thẳng với đối tác mua hàng quốc tế. Nhân viên phải kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi gửi bản gốc đi.

Các biến số làm thay đổi tiến độ xử lý chứng từ

Thời gian hoàn tất bộ chứng từ gửi người mua phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên ngoài. Nhân sự hiểu rõ các yếu tố này sẽ chủ động phối hợp với các cơ quan. Điều này giúp tránh việc tàu đã đến cảng đích nhưng đối tác chưa nhận được giấy tờ gốc.

• Hình thức thanh toán quốc tế gồm chuyển tiền T/T hoặc mở thư tín dụng L/C. Với giao dịch T/T trả trước, bạn có thể gửi bản scan chứng từ qua thư điện tử. Cách này giúp đối tác làm thủ tục lấy hàng rất nhanh. Với phương thức L/C, ngân hàng kiểm tra chứng từ giấy rất nghiêm ngặt. Hồ sơ không được sai chính tả hay số liệu, dù chỉ một chữ nhỏ.
• Phương thức phát hành vận đơn: Bạn có thể chọn cách gửi điện chuyển hàng (Telex release hoặc Express release). Cách này cho phép nhận hàng tại cảng đích mà không cần nộp vận đơn gốc bản giấy. Nếu dùng vận đơn gốc chuyển nhượng được (Order B/L), bạn phải gửi bản giấy qua bưu điện. Thời gian chuyển phát nhanh quốc tế thường mất từ 3 đến 5 ngày làm việc.
• Kiểm tra quy trình làm C/O: C/O là giấy chứng nhận xuất xứ của hàng hóa. Cơ quan cấp C/O có thể yêu cầu giải trình định mức nguyên vật liệu. Họ cũng có thể trực tiếp thanh tra xưởng với hàng dễ gian lận xuất xứ. Việc thanh tra thực tế này có thể kéo dài thời gian cấp C/O thêm vài ngày.

Khi tìm khách hàng tại mục Xuất Khẩu & Tìm Khách Nhập Khẩu, hãy bàn kỹ về mẫu C/O. Doanh nghiệp nên thống nhất mẫu C/O với người mua ngay khi đàm phán báo giá. Bạn cũng nên chuẩn bị sớm bảng tính tỷ lệ nguyên liệu trong nước. Việc này giúp xin cấp C/O sau khi xuất xưởng diễn ra nhanh và đúng hạn.

Lịch trình xử lý hồ sơ thực tế cho lô hàng mẫu

Dưới đây là ví dụ về quy trình xử lý ba chứng từ cốt lõi. Lô hàng mẫu gồm các kiện sản phẩm đóng thùng. Hàng được xuất từ Hải Phòng sang một nước châu Á có hiệp định thương mại tự do.

Ví dụ minh họa:

• Ngày 1 đến Ngày 2 (Trước khi đóng hàng): Nhân sự lập bản nháp Hóa đơn thương mại. Hóa đơn cần ghi rõ số lượng kiện hàng cùng đơn giá từng kiện. Chứng từ cũng thể hiện tổng giá trị, trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng. Nhân sự tra cứu mã HS của sản phẩm để ghi vào chứng từ. Mã HS là mã số dùng để phân loại hàng hóa xuất khẩu.
• Ngày 3 (Đóng hàng vào container): Hàng hóa được đóng vào container tại nhà máy và vận chuyển ra cảng bốc. Doanh nghiệp nhận bản chụp phiếu cân container tại cảng để xác định trọng lượng chính xác, sau đó ký duyệt hóa đơn thương mại bản chính thức.
• Ngày 4 (Hàng lên tàu và lấy vận đơn): Hàng được cẩu lên boong tàu. Hãng vận tải phát hành vận đơn hoàn hảo ghi rõ tình trạng On-board. On-board có nghĩa là hàng đã được bốc an toàn lên tàu. Vận đơn cần ghi nhận đúng số lượng kiện hàng. Tổng trọng lượng trên vận đơn cũng phải khớp với thực tế.
• Ngày 5 (Nộp hồ sơ xin cấp C/O): Nhân sự nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ gồm bản sao hóa đơn thương mại và vận đơn hoàn hảo. Hồ sơ cũng gồm bản giải trình tiêu chí xuất xứ của lô hàng. Mục đích là xin cấp C/O ưu đãi thuế cho thị trường đích.
• Ngày 6 đến Ngày 7 (Đối soát và gửi chứng từ): Nhân sự nhận bản gốc C/O. Bạn cần kiểm tra số tham chiếu và chữ ký cán bộ cấp. Sau đó, bạn đối chiếu số kiện và cân nặng với vận đơn và hóa đơn. Toàn bộ giấy tờ gốc được giao cho ngân hàng hoặc chuyển phát nhanh cho người mua.

Cách diễn giải kết quả và bước tiếp theo:

Số kiện hàng, trọng lượng tổng và giá trị trên ba chứng từ phải trùng khớp. Khi đó, hồ sơ đạt chuẩn để thanh toán và mở tờ khai tại nước đến. Nếu trọng lượng giữa vận đơn và hóa đơn bị lệch, hãy báo ngay đơn vị vận chuyển. Hãng vận chuyển sẽ sửa vận đơn, hoặc bạn cần phát hành lại hóa đơn thương mại. Bạn phải sửa đúng số liệu trước khi nộp hồ sơ xin cấp C/O chính thức. Doanh nghiệp không được tự ý tẩy xóa hay sửa tay trên chứng từ đã chứng thực. Hành vi này sẽ làm mất toàn bộ giá trị pháp lý khi nộp cho hải quan.