Catalogue xuất khẩu: 4 bước chuẩn hóa dữ liệu B2B

Doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu giới thiệu sản phẩm xuất khẩu cần chú ý đến độ chuẩn xác của dữ liệu kỹ thuật. Bạn cần nêu rõ khả năng cung cấp hàng hóa thực tế ngay từ đầu. Hãy bổ sung điều kiện giao vận rõ ràng. Đừng chỉ tập trung vào thiết kế đồ họa bắt mắt hay hình ảnh quảng cáo chung chung. Khách hàng B2B là các công ty mua sỉ quốc tế. Tài liệu cho đối tác B2B giống như một bản đặc tả chi tiết. Bản mô tả giúp người mua tính toán biên lợi nhuận dễ dàng. Họ cũng tính được chi phí kho bãi nhanh chóng. Khách hàng nước ngoài sẽ đánh giá năng lực nhà máy minh bạch qua từng trang.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông số kỹ thuật và chứng từ kiểm định

Người xuất khẩu mới thường bắt đầu bằng cách gom hình ảnh đẹp mắt. Tuy vậy, cách làm chuẩn đòi hỏi bạn phải hệ thống hóa toàn bộ dữ liệu kỹ thuật của hàng hóa. Doanh nghiệp cần xác định rõ tên thương mại quốc tế bằng tiếng Anh. Bạn hãy ghi rõ công dụng chính và các thành phần cấu thành sản phẩm. Doanh nghiệp cũng cần bổ sung tiêu chuẩn kiểm định đã đạt. Việc nắm vững checklist mã HS và tính thuế giúp doanh nghiệp phân loại chính xác hàng hóa trước khi đưa vào tài liệu kỹ thuật.

Người mua quốc tế cần dữ liệu này để đối chiếu luật tại nước họ. Họ xem xét tính hợp pháp của hàng hóa trước khi bàn đến giá mua. Bạn hãy ghi danh mục chứng nhận bên thứ ba cấp. Đừng quên ghi hạn dùng và môi trường bảo quản thực tế. Hãy nêu các bộ tiêu chuẩn cơ sở mà xưởng đang áp dụng. Thông số rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian hỏi đáp email qua lại. Khi thông số minh bạch từ đầu, người mua sẽ tin tưởng năng lực chuyên môn của nhà sản xuất Việt Nam hơn.

Phân loại mặt hàng theo từng dòng giúp bên mua tìm đúng sản phẩm phù hợp mạng lưới phân phối của họ. Nếu công ty có nhiều biến thể trong cùng nhóm hàng, hãy lập bảng dữ liệu so sánh. Bảng này cần thể hiện rõ sự khác biệt về kích cỡ hạt, độ tinh khiết hoặc nồng độ hoạt chất. Đối tác công nghiệp coi trọng bảng này. Kỹ sư kiểm tra chất lượng của họ duyệt mẫu hàng nhanh hơn nhờ số liệu cụ thể.

Giai đoạn 2: Xác lập quy cách đóng gói và sản lượng tối thiểu

Người mua B2B tính toán phương án hậu cần logistics rất kỹ. Cước vận chuyển chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành cập cảng. Khách hàng muốn tối ưu không gian đóng hàng trong container đường biển hoặc khoang máy bay. Catalogue của bạn phải ghi đủ các lớp bao bì. Bạn cần mô tả từ túi bán lẻ cho đến thùng carton ngoài cùng. Hãy cung cấp kích thước dài, rộng, cao của thùng carton. Bạn cũng phải ghi rõ khối lượng tịnh cùng khối lượng cả bì của mỗi thùng. Doanh nghiệp nên tìm hiểu cách xác định khách hàng mục tiêu xuất khẩu qua điểm hòa vốn nhằm xây dựng thang số lượng bán hàng cạnh tranh.

Doanh nghiệp phải công bố số lượng đặt hàng tối thiểu, tức mức MOQ (Minimum Order Quantity). Bạn cũng nên nêu rõ năng lực cung ứng đều đặn mỗi tháng của xưởng. Hãy ghi chi tiết cách xếp thùng carton lên kiện pallet chuẩn. Bạn cần ghi số kiện xếp vừa trong một container chở hàng. Nhờ vậy, người mua tính ngay được cước vận tải cho từng món hàng. Thùng hàng công nghiệp đi biển thường dùng loại container 20 feet hoặc container 40 feet.

Nếu mặt hàng yêu cầu bảo quản khắt khe, bạn hãy ghi điều kiện nhiệt độ và độ ẩm đi kèm. Bạn nên nói rõ phương pháp đóng gói chống ẩm. Các lớp bọc màng PE hoặc gói hút oxy cũng cần được nêu ngắn gọn. Những điểm này cho thấy lô hàng luôn an toàn khi lênh đênh trên biển qua nhiều tuần.

Giai đoạn 3: Tích hợp khung điều kiện thương mại và Incoterms

Tài liệu chào hàng không nhất thiết phải in sẵn giá niêm yết cố định. Giá nguyên liệu thị trường có thể tăng giảm thường xuyên. Dù vậy, bạn phải đưa ra điều kiện giao hàng dự kiến để làm mốc thảo luận. Bạn nên dùng bộ quy tắc Incoterms 2020 do Phòng Thương mại Quốc tế ICC ban hành. Quy tắc Incoterms phân định rõ ranh giới chi phí giữa người bán và người mua. Chúng cũng chỉ rõ điểm chuyển giao rủi ro giữa hai bên. Khi gửi báo giá sau này, bạn phải thống nhất điều khoản thương mại với hóa đơn thương mại và packing list gửi cơ quan quản lý hải quan.

Các đơn vị trung gian mua bán dữ liệu hay sàn trực tuyến có thể khuyên bạn hạ giá thật thấp để hút khách. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các sàn thương mại và bên bán danh bạ này luôn có lợi ích bán dịch vụ riêng. Bạn hãy nêu rõ cảng bốc hàng đề xuất tại Việt Nam. Các cảng quen thuộc gồm cảng Hải Phòng, cảng Cát Lái hoặc cụm cảng Cái Mép. Bạn cũng nên ghi phương thức thanh toán dự kiến như điện chuyển tiền T/T hoặc thư tín dụng L/C. Đối tác mua hàng quốc tế sẽ hiểu ngay cách công ty làm việc.

Bảng dưới đây tổng hợp các nhóm thông tin cần hoàn thiện trước khi dàn trang đồ họa. Đây là nội dung chính trong tài liệu chào hàng gửi khách quốc tế:

Giai đoạn 4: Hoàn thiện ấn phẩm số và phân phối đa kênh

Sau khi tổng hợp đủ dữ liệu cốt lõi, bạn cần xuất file cho từng kênh phân phối. Tệp PDF gửi email trực tiếp nên có kích cỡ từ 5MB đến 8MB. Mức dung lượng này giữ cho hình ảnh đủ nét. File nhẹ cũng giúp thư vượt qua màng lọc thư rác của công ty đối tác. Người phụ trách mua hàng có thể mở tài liệu ngay trên điện thoại di động. Bạn có thể kết hợp tài liệu này với cách dùng dữ liệu hải quan tìm khách xuất khẩu qua 4 bước để gửi tài liệu tới người mua thực tế.

Khi tham gia hội chợ thương mại quốc tế, bạn hãy chuẩn bị bản tóm tắt in giấy ngắn gọn. Hãy in kèm mã QR liên kết vào hồ sơ lưu trên mạng. Bạn cần ghi số điện thoại có dùng ứng dụng chat quốc tế như WhatsApp. Hãy ghi rõ vị trí xưởng tại xóm, xã cụ thể. Doanh nghiệp cần bố trí người trực bán hàng giỏi ngoại ngữ để giải đáp nhanh.

Tài liệu số cần có cấu trúc phân tầng mạch lạc. Trang mở đầu nên giới thiệu ngắn gọn quy mô xưởng, số lượng máy móc và hệ thống quản lý chất lượng. Các trang tiếp theo mô tả từng sản phẩm cùng thông số kích thước cụ thể. Trang kết thúc dành cho điều khoản kinh doanh căn bản, chứng nhận đạt được và kênh liên lạc chính thức.

Các yếu tố làm thay đổi tiến độ hoàn thiện catalogue

Tiến độ làm tài liệu xuất khẩu có thể kéo dài từ 2 tuần đến hơn 2 tháng tùy thực tế. Thời gian này thay đổi theo mức độ sẵn sàng của dữ liệu xưởng và ngành hàng. Có bốn biến số tác động trực tiếp đến thời điểm hoàn thành.

• Thời gian kiểm định phòng thí nghiệm: Doanh nghiệp phải chờ kết quả thử nghiệm nếu mặt hàng cần phiếu phân tích mới. Quá trình kiểm nghiệm mẫu hàng tại các trung tâm đo lường mất từ vài ngày đến vài tuần.
• Mức độ tương thích bao bì xuất khẩu: Bạn có thể cần sửa nhãn phụ hoặc in lại mẫu thùng. Khi đó, doanh nghiệp phải chụp lại ảnh sản phẩm thực tế. Ảnh dây chuyền và ảnh khu vực xếp kho cũng cần bổ sung mới.
• Khâu dịch thuật ngôn ngữ kỹ thuật: Bản dịch tiếng Anh chuyên ngành cần người làm ngoại thương soát lại. Việc này giúp bỏ hết sai sót về thuật ngữ hải quan và đặc tính vật liệu.
• Biến động giá nguyên liệu: Bạn cần xác định đúng biên độ chi phí trước khi công bố thông tin. Việc này giúp chốt lượng MOQ an toàn. Bạn cũng không lo rủi ro chi phí khi giá vật tư thay đổi.

Ví dụ minh họa tiến trình hoàn thiện tài liệu trong 30 ngày

Dưới đây là một lịch trình thực tế cho xưởng gia công tại Việt Nam chuẩn bị tài liệu bán hàng B2B. Các công việc được chia theo từng tuần để bộ phận kinh doanh và phân xưởng phối hợp nhịp nhàng.

• Ngày 1 đến ngày 7: Kiểm kê bảng thành phần và chứng chỉ xưởng. Xác định mã số HS 6 số cho từng mặt hàng chủ lực.
• Ngày 8 đến ngày 14: Đo đạc kích thước bao bì và thể tích thùng carton. Tính toán số kiện thùng xếp vừa trên mỗi container 20 feet hoặc 40 feet.
• Ngày 15 đến ngày 21: Soạn lời mô tả kỹ thuật bằng tiếng Anh. Ghép điều kiện giao hàng FOB cảng Cát Lái theo Incoterms 2020 và xác định lượng MOQ ban đầu.
• Từ ngày 22 đến ngày 30: Trình bày dàn trang đồ họa. Nén tệp PDF xuống dưới mức 8MB. Tạo mã QR truy cập trực tuyến và in một lượng nhỏ mang đi hội chợ.

Cách hiểu kết quả: Tài liệu đạt yêu cầu khi đối tác đọc xong tự tính được tiền cước biển. Họ cũng nắm bắt được các quy chuẩn kiểm nghiệm. Họ sẽ phản hồi hỏi về lịch giao dịch thay vì hỏi lại thông số vụn vặt. Bước làm tiếp theo là đính kèm tệp PDF vào thư chào hàng. Bạn gửi thư tới danh sách khách tiềm năng. Hãy theo dõi tỷ lệ phản hồi để chỉnh lại nội dung phù hợp hơn.