Hướng Dẫn Sử Dụng Google Drive Của Google Các Tips Cần Lưu Ý

Trong tất cả các dịch vụ lưu trữ đám mây và đồng bộ hóa tệp có sẵn, Google Drive được cho là tốt nhất. Bạn có thể thao tác trên đó cho dù bạn có internet hay không. Bạn có thể xem và chỉnh sửa tệp trên bất kỳ thiết bị tương thích nào. Trên thực tế, đây có lẽ là một trong những dịch vụ đám mây dễ nhất để bắt đầu sử dụng, trong bài này sẽ hướng dẫn sử dụng và một số mẹo tận dụng google drive cho công việc hàng ngày.

Cách đăng nhập google drive

Cach Dang Nhap Google Drive

Chọn biểu tượng trên cùng của trình duyệt, chọn hình vuông theo khoanh tròn trên hình >> chọn ứng dụng google drive

Nếu bạn chưa có tài khoản , bạn sẽ cần  có tài khoản Google  trước khi tiếp tục với Drive. Đăng ký miễn phí và làm như vậy sẽ giúp bạn truy cập dễ dàng, đồng bộ vào tất cả các dịch vụ của Google. Bạn sẽ phải  trả phí nếu bạn muốn có hơn 15 GB dung lượng lưu trữ, nhưng việc bạn chọn làm như vậy sẽ không ảnh hưởng đến khả năng sử dụng dịch vụ của bạn. Tải xuống Google Chrome cũng không ảnh hưởng gì, do trình duyệt web phổ biến có một số tiện ích mở rộng và công cụ tích hợp tốt với Drive.

Khi bạn đã đăng ký (hoặc đăng nhập vào tài khoản hiện tại của mình), bạn có thể truy cập Drive qua trình duyệt hoặc ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động, hiện có sẵn cho cả  Android và iOS.

Sau khi đăng nhập vào Drive, hãy nhấp vào nút Mới  màu xanh lam ở góc trên bên trái hoặc Ổ đĩa của tôi (my Drive), nằm ở giữa màn hình. Trong ứng dụng dành cho thiết bị di động, nhấn vào vòng tròn màu xanh với dấu cộng ở góc dưới bên phải. Thao tác này sẽ mở menu cho phép bạn tạo hoặc tải tệp lên Drive. Bạn có thể tạo

+ Bảng tính excel

+ Tài liệu từ như word

+ Trình chiếu slideshow như powerpoint

+ Biểu mẫu (google form

+ Bản vẽ

+ Một loạt những thứ khác thông qua các ứng dụng của bên thứ ba. Bạn vào mới >> Chọn ứng dụng khác >> Kết nối ứng dụng khác

blank

Chúng tôi sẽ không đi sâu về cách sử dụng từng chương trình miễn phí này ở đây, nhưng đây là một vài mẹo để học cách sử dụng các dịch vụ này một cách nhanh chóng:

+ Các nút trên Drive khá đơn giản, nhưng nếu bạn không chắc chắn về những gì chúng làm, chỉ cần di chuột qua nó. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện giải thích chức năng của nút.

+ Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Office – tức là Excel, Word hoặc PowerPoint – thì phần mềm Sheets, Docs và Slides của Google sẽ trông quen thuộc. Chúng hoạt động theo cách tương tự và trực quan hơn. Bạn sẽ không tìm thấy nhiều tính năng nâng cao như trong phần mềm của Microsoft, nhưng Drive thì miễn phí.

+ Trong khi bạn có thể đi đến chính  Docs, Sheets hoặc Slides trang để xem tất cả các tập tin của loại hình đó ở một nơi duy nhất, tạo ra các thư mục có thể là một cách tốt hơn để giữ cho tổ chức. Để tạo thư mục, nhấp vào nút Mới  màu xanh ở góc trên bên trái, chọn Thư mục và đặt tên thư mục  tệp. Sau đó, chỉ cần kéo (các) tệp của bạn vào thư mục do bạn chọn từ trang Drive chính.

Cach Them Moi Tien Ich Tren Google Drive

Tuy nhiên, bạn cũng có thể gắn sao các tệp bạn muốn truy cập bằng cách nhấp vào Thêm sao trong menu của mục đó, hãy nhớ rằng chỉ những người đã thêm chúng mới có thể xem chúng chứ không phải bởi những người bạn đã chia sẻ một mục cụ thể với.

+ Một cách khác để nhanh chóng tìm thấy một mục trong Ổ đĩa của bạn là sử dụng chức năng Tìm kiếm ổ đĩa. trên đầu mỗi trang là một trường nơi bạn có thể tìm kiếm tệp bằng tên hoặc loại tệp của nó. Cong Cu Tim Kiem Nhanh Trong Google Drive

Cách tận dụng google drive trong công việc

1. Tải lên và chia sẻ tài liệu

Để tải tài liệu lên Drive, nhấp vào nút  Tải lên tệp trong New hoặc My Drive và chọn tệp từ máy tính của bạn. Drive rất tốt cho sử dụng cá nhân, nhưng điều khiến nó khác biệt so với các dịch vụ đám mây khác là các công cụ cộng tác mạnh mẽ. Nếu bạn cần làm việc từ xa với ai đó trong một dự án, bạn có thể chia sẻ tài liệu với họ và thay đổi cùng nhau trong thời gian thực (2 người cùng ngồi sửa và thấy được)

Để chia sẻ tài liệu sau khi bạn đã tạo, hãy nhìn vào góc trên bên phải của cửa sổ tệp và tìm nút Chia sẻ (share)

Để chia sẻ tài liệu sau khi bạn đã tạo nó, hãy nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải, thêm cộng tác viên của bạn bằng địa chỉ email của họ và nhấp vào nút Xong màu xanh ở dưới cùng của cửa sổ. Khi họ đã được cấp quyền truy cập, tài liệu sẽ hiển thị dưới tab Được chia sẻ với tôi trong bảng điều khiển Drive của họ và liên kết đến tài liệu được chia sẻ cũng sẽ được gửi đến hộp thư đến email của họ.

Bạn có thể sử dụng liên kết có thể chia sẻ ở góc trên bên phải của menu Chia sẻ với người khác để gửi tệp qua văn bản hoặc dịch vụ nhắn tin khác.

Trong khi bên trong một tài liệu được chia sẻ, bạn có thể thấy ai khác hiện đang chỉnh sửa nó bằng cách nhìn ở góc trên bên phải của cửa sổ. Tên cộng tác viên sẽ được hiển thị bằng các màu khác nhau (hoặc với hình ảnh tài khoản của họ), vì vậy bạn có thể dễ dàng phân biệt chúng. Chỉ cần di con trỏ lên bất kỳ màu nào để xem nó đại diện cho ai.

Tải tài liệu và truy cập tập tin ngoại tuyến (tức là lúc không có mạng)

Một tính năng hữu ích khác của Drive là khả năng xem và chỉnh sửa tập tin ngay cả khi bạn không truy cập internet. Tất cả những gì bạn cần làm là tải xuống tiện ích mở rộng Google Docs Offline cho Google Chrome. Sau khi tải xuống và bật trong cài đặt Drive – bạn có thể truy cập một số tệp nhất định (Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày) ngay cả khi bạn đang đi du lịch hoặc không có internet trong vài giờ. Một vòng tròn màu xám với tia sét xuyên qua nó sẽ xuất hiện bên cạnh tên tệp của bạn trong cửa sổ tệp, cho bạn biết khi nào bạn ngoại tuyến.

Tuy nhiên, một trong những nhược điểm của điều này là bạn chỉ có thể truy cập các tệp bạn đã tạo và chưa thể chia sẻ với bất kỳ ai. Bạn cũng phải đã mở Google Drive trong trình duyệt của mình để làm như vậy. Cũng có thể truy cập các tệp ngoại tuyến thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động nhưng với điều kiện bạn đã bật chức năng này trong Cài đặt trước.

3. Thêm nhiều cộng tác viên thông qua Google Group

Nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu với một nhóm lớn người, bạn có thể tránh nhập từng địa chỉ email riêng lẻ bằng cách chia sẻ tài liệu với toàn bộ Google Group. Mọi người trong nhóm đó (cũng như những người được thêm vào nhóm sau này) sẽ có quyền truy cập vào bất cứ điều gì bạn đã chia sẻ.

4. Chia sẻ nhiều tệp cùng một lúc

Nếu bạn cần chia sẻ một loạt các tập tin cùng một lúc? Thay vì chia sẻ từng tệp riêng lẻ, bạn có thể di chuyển chúng vào một thư mục và chia sẻ thư mục đó. Mọi người bạn chia sẻ thư mục sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tệp bên trong nó.

5. Chuyển đổi tài liệu được tạo bằng các chương trình khác

Cần chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc bạn bè để họ có thể cộng tác trên đó, nhưng bạn đã có tệp trong một chương trình tương tự khác?

Không cần phải băn khoăn. Miễn là các tài liệu ở định dạng chính xác, hầu hết các tệp có thể dễ dàng được chuyển đổi thành Google Docs, sau đó có thể được chia sẻ và chỉnh sửa cộng tác. Để làm điều này, chỉ cần tải lên tệp mong muốn và mở nó trong Drive.

Tiếp theo, nhấp vào menu Tệp và chọn Mở bằng. Tùy thuộc vào loại tệp, Google sẽ đề xuất chương trình phù hợp để mở. Dưới đây là các định dạng tệp hiện có thể được chuyển đổi thành Google Drive.

Chuyen Doi Tai Lieu Trong Google Drive

Lưu ý để mỗi khi tài liệu word, excel, powerpoint.. tải lên là định dạng của google drive ngay bạn cần điều chỉnh trong cài đặt theo hình vẽ là được.

Cach Chuyen Doi Tai Lieu Tu Dong Trong Google Drive

Sau khi mở ra phần cài đặt bạn, tick vào trong mục chuyển đổi các tệp khi tải liên vào bấm xong.  Như vậy từ nay về sau các tệp khi tải liên sẽ tự động chuyên sang định dạng của google drive.

Chon Chuyen Doi Noi Dung Tai Len

6. Khôi phục về phiên bản cũ hơn của tài liệu

Chuc Nguyen Hoi Phuc Phien Ban Truoc Do

Bạn muốn khôi phục lại phiên bản trước đó của 1 tài liệu thì chỉ cần mở tài liệu đó ra, bấm vào thời gian chỉnh sửa cuối cùng và chọn phiên bản muốn phục hồi hay thời gian bạn muốn >> chọn phục hồi phiên bản này là xong

7. Sử dụng ứng dụng thứ 3 trên Google Drive

Drive không chỉ là một dịch vụ đồng bộ hóa tập tin hoặc một bộ phần mềm văn phòng. Google cung cấp hàng tá ứng dụng của bên thứ ba thông qua Drive – ứng dụng cho phép bạn tạo sơ đồ, chỉnh sửa ảnh, xây dựng mô hình 3D, tạo bản phác thảo và hơn thế nữa mà chúng tôi chưa khám phá. Các tệp được tạo trong các ứng dụng này sẽ được lưu và đồng bộ hóa với tài khoản Drive của bạn giống như bất kỳ ứng dụng Google.

Xem thêm:

Top các công cụ của google được sử dụng nhiều

Hướng dẫn thêm tài khoản vào Google Drive trên Android

Nếu bạn đã thiết lập tài khoản Gmail trên điện thoại của mình, thì bạn sẽ chỉ cần Mở Google Drive và thực hiện các bước 1-3 bên dưới. Nếu bạn muốn thêm tài khoản khác, như địa chỉ email công việc, hãy tiếp tục sau bước 3.

1. Mở Google Drive từ màn hình chính của bạn hoặc từ ngăn kéo ứng dụng.

2. Nhấn vào mũi tên tiếp theo ở góc dưới bên phải qua các màn hình bắt đầu.

3. Nhấn Xong ở góc dưới bên phải màn hình của bạn.

4. Nhấn vào nút menu ở góc trên cùng bên trái màn hình của bạn. giống hình bên dưới

Cach Them Google Drive Tren Di Dong
5. Nhấn vào mũi tên thả xuống bên cạnh tài khoản hiện tại được liên kết với Google Drive của bạn

6. Nhấn Thêm tài khoản

7. Nhấn vào loại tài khoản bạn muốn sử dụng

Cach Them Tai Khoan Google Drive Tren Di Dong
8. Nhập biện pháp bảo mật của bạn nếu bạn có khóa mẫu hoặc khóa PIN trên điện thoại

9. Nhập địa chỉ email hoặc thông tin đăng nhập của bạn, tùy thuộc vào loại tài khoản bạn đã chọn để thêm

10. Nhấn vào Tiếp theo

11. Nhập mật khẩu của bạn và nhấn Next ở góc dưới bên phải

Nhap Thong Tin Tai Khoan Google Drive

12. Nhấn vào Chấp nhận

13. Nhấn vào vòng tròn bên cạnh tùy chọn thanh toán

14. Nhấn vào Tiếp tục

Cach Buoc Tao Tai Khoan Google Dirve Tren Dien Thoai
Tài khoản hiện sẽ được thêm vào điện thoại của bạn và có thể được sử dụng với các ứng dụng khác của Google, như Gmail, Docs, Sheets, v.v.

Hướng dẫn tải tệp lên Google Drive trên Android

Bạn có thể tải lên các tài liệu Microsoft Word, Google Docs, ảnh từ Thư viện của bạn và hơn thế nữa

1. Tìm tài liệu trên điện thoại mà bạn muốn tải lên Google Drive. Trong ví dụ này, chúng tôi đang sử dụng một bức ảnh từ Thư viện.

2. Nhấn vào nút chia sẻ. Nó thường sẽ trông giống như một hình tam giác trái, với một dấu chấm ở mỗi điểm

3. Nhấn vào Lưu vào google drive

Huong Dan Chia Se Tai Lieu Len Google Drive
4. Nhấn Cho phép nếu được nhắc để cho phép Google Drive truy cập vào tệp của bạn.

5. Thêm tiêu đề vào tài liệu nếu bạn thích và nhấn Lưu ở góc dưới bên phải màn hình của bạn.

Cho Phep Tai Tai Lieu Len Google Drive
Bây giờ, tệp của bạn sẽ được tải lên Google Drive, nơi bạn có thể xem nó từ bất kỳ thiết bị nào mà bạn có thể truy cập Google.

Hướng dẫn xem tệp trong Google Drive trên Android

Xem các tệp của bạn trong Google Drive trên Android cũng dễ như Mở ứng dụng từ màn hình chính hoặc ngăn kéo ứng dụng của bạn. Khi bạn mở ứng dụng, bạn sẽ được đưa đến Drive với tất cả các tệp của bạn ngay tại đó để bạn cuộn qua và xem. Chỉ cần nhấn vào một tập tin để mở nó. (1)

Bạn có thể tìm kiếm các tệp theo tên bằng cách nhấn vào biểu tượng tìm kiếm (thường trông giống như kính lúp) và nhập tên của tệp bạn muốn xem.

Hướng dẫn chia sẻ tệp từ Google Drive trên Android

Bạn có thể chia sẻ bất kỳ tệp nào từ Google Drive, bằng cách gửi tệp vật lý hoặc bằng cách chia sẻ liên kết cho phép ai đó xem tệp trong Google Drive của bạn (họ sẽ không thể thấy bất cứ điều gì khác)

1. Mở Google Drive từ màn hình chính của bạn hoặc từ ngăn kéo ứng dụng

2. Nhấn vào nút thêm trên tệp bạn muốn chia sẻ. Nút  trông giống như ba chấm dọc

3. Bạn có hai cách để chia sẻ tệp của mình:Nhấn vào liên kết Chia sẻ để gửi cho ai đó một liên kết đến tệp này trong Google Drive của bạn

4. Nhấn Gửi tệp để gửi cho ai đó tệp tin

5. Nhấn vào một phương pháp chia sẻ. Bạn có thể chia sẻ tập tin qua email, Facebook, nhắn tin và nhiều hơn nữa tuỳ thuộc vào điện thoại của bạn

Chia Se Tai Lieu Tren Google Drive
Bây giờ bạn chỉ có thể chia sẻ tệp hoặc liên kết thông qua phương pháp bạn đã chọn bình thường. Nếu bạn đang gửi nó dưới dạng tin nhắn, chỉ cần nhấn vào nút gửi như bạn muốn cho tin nhắn văn bản. Nếu bạn đang chia sẻ nó qua email, bạn có thể thêm một tin nhắn và thêm nhiều người nhận, giống như bình thường.

Hướng dẫn xem các tệp được chia sẻ với bạn qua Google Drive trên Android

Nếu bạn đã bật thông báo cho Google Drive (thường là mặc định), bạn chỉ cần nhấn vào thông báo và nó sẽ mở ngay đến tệp được chia sẻ với bạn. Nếu bạn bỏ qua thông báo do nhầm lẫn hoặc không nhận được thông báo, đây là cách xem các tệp đã được chia sẻ với bạn.

1. Mở Google Drive từ màn hình chính của bạn hoặc từ ngăn kéo ứng dụng.

2. Nhấn vào nút menu ở phía trên bên trái màn hình của bạn. Có vẻ như.

3. Nhấn Chia sẻ với tôi .

4. Nhấn vào tập tin bạn muốn xem.

Cach Xem Tai Lieu Duoc Chia Se Tren Google Drive
Hướng dẫn tải xuống tệp từ Google Drive

Nếu bạn đang truyền tệp qua Google Drive và muốn lưu một bản sao cứng vào điện thoại của mình, bạn chỉ cần tải xuống tệp.

1. Mở Google Drive từ màn hình chính của bạn hoặc từ ngăn kéo ứng dụng

2. Nhấn vào nút thêm ở dưới cùng bên phải của hình thu nhỏ tập tin. Bấm vào nút ba chấm dọc

3. Nhấn Tải xuống

Huong Dan Tai Tieu Lieu Tu Google Drive Xuong
Các tập tin sẽ được tải về điện thoại của bạn. Bạn sẽ nhận được thông báo khi được tải xuống và bạn có thể nhấn vào đó để xem hoặc xem trong bộ lưu trữ tệp của mình.

Hướng dẫn kiểm tra dung lượng lưu trữ của bạn trong Google Drive trên Android

Google Drive khởi đầu miễn phí với 15 GB và nếu bạn thấy bạn tiết kiệm rất nhiều cho Google Drive, có lẽ tốt nhất bạn nên để mắt đến bộ nhớ của mình

1. Mở Google Drive từ màn hình chính hoặc ngăn kéo ứng dụng

2. Nhấn vào nút menu ở phía trên bên trái màn hình của bạn

3. Nhấn Cài đặt

Huong Dan Xem Dung Luong Cua Google Drive
Mục đầu tiên trong danh sách Cài đặt là Dung lượng và bên dưới nó, nó sẽ cho bạn biết bạn đã sử dụng bao nhiêu trong 15GB. Nếu bạn chỉ sử dụng Drive để lưu Google Docs thì chắc rất khó để đầy được google drive.

Hướng dẫn xóa tệp khỏi Google Drive trên Android

Nếu bạn thấy Google Drive của mình đã đầy một chút vì bạn đã sử dụng nó để lưu ảnh, video, nhạc và hàng tấn nội dung khác, bạn có thể chọn trả tiền để nâng cấp dung lượng của mình hoặc đi theo con đường tiết kiệm và xóa vài thứ

1. Mở Google Drive từ màn hình chính hoặc ngăn kéo ứng dụng

2. Nhấn vào nút thêm trên tệp bạn muốn xóa, chọn ba dấu chấm dọc ở góc dưới bên phải của hình thu nhỏ

3. Nhấn Xóa, nằm ở dưới cùng của các tùy chọn

Cach Xoa Tap Tin Tren Google Drive
Bây giờ, tệp sẽ bị xóa khỏi Google Drive của bạn, nhưng bạn luôn có thể tải lên lại nếu cần

Hướng dẫn tải tệp từ máy tính ở nhà của bạn lên Google Drive

Google Drive cũng là một nơi tuyệt vời để lưu trữ tài liệu và các tệp khác mà bạn đã tạo trên máy tính để bàn của mình. Bạn có thể thực hiện sao lưu một lần hoặc đặt các thư mục của mình để đồng bộ hóa với Google Drive.

1. Mở trang web Google Drive

2. Bấm vào Mới

3. Nhấp vào Tải lên tệp hoặc Tải lên thư mục , tùy theo trường hợp nào

4. Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn tải lên, sau đó nhấp vào mở

5. Khi các tập tin hoặc thư mục đang tải lên, sẽ có một thông báo ở góc dưới bên phải của màn hình

Cach Tai Tai Lieu Folder Len Google Drive

101 công cụ hữu ích dành cho doanh nghiệp

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *