Nhờ Thu Chứng Từ D/P Và D/A: Khi Nào Người Bán Nên Dùng

Nhờ thu chứng từ là gì và ngân hàng làm gì trong đó?

Nhờ thu chứng từ (documentary collection, viết tắt D/C) là cách thanh toán trong đó người bán nhờ ngân hàng thu tiền hộ. Theo Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ (ITA), người xuất khẩu giao việc thu tiền cho ngân hàng của mình, gọi là ngân hàng chuyển (remitting bank). Ngân hàng này gửi bộ chứng từ sang ngân hàng của người nhập khẩu, gọi là ngân hàng thu (collecting bank), kèm chỉ dẫn chỉ giao chứng từ để đổi lấy thanh toán.

Chứng từ ở đây là bộ giấy tờ mà người mua cần để nhận và làm thủ tục thông quan hàng. Wikipedia nêu các ví dụ như vận đơn gốc và giấy chứng nhận xuất xứ. Người mua không có bộ chứng từ này thì khó nhận hàng, nên họ phải làm theo điều kiện trên chỉ dẫn mới lấy được.

Điểm cần nhớ nhất là vai trò của ngân hàng. Theo ITA, ngân hàng chỉ làm đầu mối chuyển chứng từ. Họ không kiểm tra chứng từ có chính xác không và không bảo đảm thanh toán như trong thư tín dụng (L/C). Wikipedia cũng nêu rằng ngân hàng nhận nhờ thu chỉ được ghi nợ tài khoản người mua khi người mua cho phép.

Đổi lại, chi phí thường thấp hơn L/C. Theo ITA, nhờ thu có thể đơn giản hóa giao dịch, thanh toán nhanh hơn và rẻ hơn L/C. Cơ quan business.gov.uk của Anh cũng cho rằng nhờ thu có thể nhanh và rẻ hơn L/C, nhưng vẫn có thêm phí ngân hàng.

D/P và D/A khác nhau ở điểm nào?

Hai kiểu này khác nhau ở thời điểm người mua nhận chứng từ. Theo ITA, giao dịch dùng một hối phiếu (draft) buộc người mua trả số tiền ghi trên đó, hoặc ngay khi xuất trình, hoặc vào một ngày đã định.

Với D/P, người mua phải trả tiền rồi mới lấy được chứng từ để nhận hàng. Với D/A, người mua chỉ ký cam kết trả sau để lấy chứng từ. Theo Wikipedia, người mua có thể bán hàng trước rồi mới trả tiền. Nghĩa là người bán tạm đóng vai người cho vay.

Hãy hiểu rõ khác biệt này khi báo giá. Cùng một đơn hàng, D/A mạnh hơn cho người mua nhưng rủi ro hơn cho bạn so với D/P. Nếu khách đề nghị D/A, bạn nên coi đó là cấp tín dụng cho khách, chứ không phải một phương thức thanh toán an toàn.

Khi nào nên đồng ý nhờ thu?

ITA khuyến nghị nhờ thu khi có quan hệ thương mại ổn định với người mua đáng tin cậy. Họ chỉ khuyến nghị cho thị trường ổn định về kinh tế và chính trị. Lý do là ngân hàng không xác minh chứng từ và không bảo đảm thanh toán.

Wikipedia nêu thêm các điều kiện để người bán dùng nhờ thu:

• Người bán không nghi ngờ khả năng thanh toán của người mua.
• Tình hình kinh tế và chính trị tại nước người mua ổn định.
• Nước của người bán không có hạn chế ngoại hối.

Cơ quan business.gov.uk xếp nhờ thu an toàn hơn bán trả chậm không có bảo đảm (open account), và lưu ý nhờ thu chủ yếu dùng cho hàng vận chuyển đường biển. Còn nếu đơn hàng giá trị cao và bạn không chắc chắn được thanh toán bằng cách khác, cơ quan này cho rằng nên cân nhắc L/C.

Hãy so với các lựa chọn còn lại trước khi quyết định.

• Trả trước: theo ITA, đây là cách an toàn nhất cho người bán. Nên dùng với khách mới hoặc thị trường rủi ro cao. Người mua thường ngại cách này.
• L/C: ngân hàng cam kết trả nếu bộ chứng từ đúng điều kiện. Chi phí và thủ tục cao hơn.
• Nhờ thu: chi phí thấp hơn L/C nhưng người bán tự gánh rủi ro người mua không trả.
• Open account: hàng giao trước, tiền trả sau thường 30, 60 hoặc 90 ngày, rủi ro cao nhất cho người bán.

Điều khoản thanh toán cũng phải ghi vào hợp đồng. Cách soạn xem bài hợp đồng ngoại thương.

Quy trình nhờ thu diễn ra qua những bước nào?

ITA mô tả quy trình như sau.

1. Thỏa thuận trong hợp đồng. Hai bên đồng ý dùng nhờ thu ngay trong hợp đồng mua bán.
2. Người bán lập hối phiếu. Hối phiếu (bill of exchange) cho ngân hàng biết cần những chứng từ nào, số tiền phải trả, điều kiện thanh toán và khi nào chuyển quyền sở hữu hàng. Người bán gửi hối phiếu và bộ chứng từ cho ngân hàng của mình để chuyển tiếp.
3. Ngân hàng của người mua giữ chứng từ. Họ chỉ giao khi thỏa một trong hai điều kiện: nhận đủ tiền (D/P) hoặc nhận chữ ký chấp nhận cam kết trả sau (D/A).
4. Người mua dùng chứng từ nhận hàng. Người mua đưa chứng từ cho cơ quan hải quan nước họ để thông quan.
5. Tiền về tài khoản người bán. Ngân hàng của người mua chuyển tiền lại cho ngân hàng của bạn.

Hãy hỏi ngân hàng của bạn ba điều trước khi ký hợp đồng, như ITA gợi ý. Một là nhờ thu khác L/C ở đâu. Hai là loại và quy mô giao dịch nào phù hợp. Ba là tranh chấp giữa người mua và người bán được giải quyết thế nào.

Chứng từ trong bộ nhờ thu phải khớp với hợp đồng và hóa đơn. Cách lập hai chứng từ này có trong bài hóa đơn thương mại và packing list.

Nếu người mua không trả tiền thì người bán chịu hậu quả gì?

ITA nêu rõ hậu quả. Nếu người mua không trả, người bán thường phải tìm người mua khác, trả cước vận chuyển để đưa hàng về, hoặc bỏ hàng. Ngân hàng không đứng ra trả thay.

Theo ITA, nhờ thu có cơ chế truy đòi hạn chế khi người mua không thanh toán. Hãy tính trước chi phí này trước khi nhận đơn lớn. Cụ thể là cước đưa hàng về và thiệt hại nếu hàng dễ hỏng. Hãy hỏi đại lý giao nhận xem có phát sinh phí lưu hàng tại cảng đích không.

Ví dụ minh họa (số giả định, không phải số liệu thật): lô hàng trị giá 40.000 USD bán theo D/A 60 ngày. Người mua ký chấp nhận ngày 15 tháng 3, nên hạn trả là 14 tháng 5, sau 60 ngày. Trong 60 ngày đó, người mua đã lấy hàng, còn bạn chưa có tiền. Nếu người mua không trả vào ngày 14 tháng 5, bạn không còn hàng trong tay để bán cho khách khác, trong khi chưa nhận được 40.000 USD. Với D/P cùng đơn hàng, người mua phải trả tiền trước khi nhận chứng từ.

Thực tế còn phụ thuộc quy định hải quan và lưu kho ở nước người mua. Nguồn đã đọc không nêu các quy định này, nên hãy hỏi đại lý giao nhận hoặc ngân hàng về quy trình lưu hàng khi người mua chưa nhận chứng từ.

Kiểm tra khách hàng và giảm rủi ro thế nào?

Cơ quan business.gov.uk của Anh khuyên kiểm tra khách trước khi cho điều khoản trả sau.

• Kiểm tra tín dụng qua các đơn vị cung cấp dịch vụ xếp hạng.
• Xin tham chiếu ngân hàng và tham chiếu thương mại từ khách.
• Tìm hiểu khách trên mạng, và đến thăm văn phòng nếu có thể.
• Hỏi thông tin từ phòng thương mại hoặc hiệp hội ngành ở địa phương khách.
• Cân nhắc yêu cầu trả trước cho vài hóa đơn đầu tiên để xây dựng lòng tin.

Cơ quan này cũng nhắc rằng điều khoản thanh toán chặt chẽ là lớp bảo vệ đầu tiên chống rủi ro không thanh toán. Khi không thể loại bỏ rủi ro, hãy cân nhắc bảo hiểm rủi ro không thanh toán. ITA cũng nêu bảo hiểm tín dụng xuất khẩu là cách bảo vệ thêm khi bán theo open account. Bạn có thể hỏi ngân hàng xem sản phẩm này có áp dụng cho nhờ thu không.

Với khách mới hoặc khách có lịch sử tín dụng yếu, ITA khuyên cân nhắc trả trước. Nếu khách không chấp nhận, một gợi ý thực hành (không phải từ nguồn) là hỏi khách xem họ có chịu trả trước một phần, phần còn lại nhờ thu D/P không.

Checklist trước khi chấp nhận nhờ thu

1. Khách có quan hệ ổn định với bạn, đã được kiểm tra tín dụng và tham chiếu.
2. Nước người mua ổn định về kinh tế và chính trị, và bạn không bị hạn chế ngoại hối khi nhận tiền.
3. Bạn chọn D/P hay D/A, và thời hạn D/A đã ghi rõ trong hợp đồng.
4. Bạn đã hỏi ngân hàng về phí, mức giao dịch phù hợp và cách xử lý tranh chấp.
5. Bộ chứng từ khớp với hợp đồng và hóa đơn, theo chỉ dẫn của hối phiếu.
6. Có phương án nếu khách không trả: ai chịu chi phí đưa hàng về, bán lại cho ai, có bảo hiểm không.

Quy định của ngân hàng và của từng nước có thể thay đổi. Hãy kiểm tra lại với ngân hàng của bạn trước khi ký hợp đồng.