Dùng dữ liệu hải quan tìm khách xuất khẩu qua 4 bước

Dữ liệu hải quan gồm những tầng thông tin nào?

Dữ liệu hải quan phản ánh các dòng chảy thương mại quốc tế giữa các quốc gia. Doanh nghiệp xuất khẩu mới tiếp cận nguồn dữ liệu này qua hai tầng độc lập. Tầng thứ nhất là thống kê hải quan vĩ mô. Tầng này tổng hợp số liệu theo từng nhóm hàng hóa trên quy mô toàn cầu. Tầng thứ hai là dữ liệu vận đơn chi tiết. Thông tin này được trích xuất từ chứng từ vận chuyển hàng hóa quốc tế thực tế.

Ở tầng thống kê vĩ mô, Tổ chức Hải quan Thế giới quản lý hệ thống mã chung. Tên viết tắt của tổ chức này là WCO. Hệ thống giúp hơn 200 quốc gia và nền kinh tế thu thập số liệu thương mại. Tầng dữ liệu này cung cấp bức tranh thị trường toàn cảnh. Bạn sẽ biết tổng kim ngạch và sản lượng của từng mặt hàng. Dữ liệu vĩ mô không hiển thị danh tính công ty mua hoặc bán trên từng chuyến hàng.

Ở tầng vi mô, dữ liệu vận đơn đường biển giữ vai trò rất quan trọng. Tên tiếng Anh của chứng từ này là Bill of Lading, thường viết tắt là B/L. Vận đơn đi cùng hợp đồng bảo hiểm và hóa đơn thương mại. Ba loại giấy tờ này tạo thành bộ 3 chứng từ cốt lõi trong xuất khẩu. Chúng giúp người bán nhận tiền và người mua nhận hàng đầy đủ. Bản ghi vận đơn thể hiện tên người gửi, người nhận, cảng đi và cảng đến. Nó cũng mô tả chi tiết quy cách của kiện hàng. Doanh nghiệp nhờ đó biết rõ đối thủ đang bán cho ai với tần suất ra sao.

Bước 1: Chuẩn hóa mã hàng hóa bằng hệ thống mã HS 6 chữ số

Mã của Hệ thống Hài hòa là ngôn ngữ số chung bắt buộc trong thương mại toàn cầu. Tên viết tắt tiếng Anh của hệ thống này là HS code. Mỗi nhóm sản phẩm được xác định duy nhất bằng một mã số gồm 6 chữ số đầu tiên. Mã số này được sắp xếp theo cấu trúc pháp lý chặt chẽ. Hệ thống vận hành nhờ các quy tắc phân loại thống nhất trên toàn thế giới.

Hơn 98% hàng hóa giao dịch quốc tế hiện nay đều áp dụng danh mục HS. Sáu chữ số đầu tiên này giống nhau hoàn toàn tại hơn 200 quốc gia. Các nước nhập khẩu có thể thêm các số đuôi như 8 số hoặc 10 số. Việc bổ sung này nhằm mục đích quản lý thuế nội địa. Khi tra cứu cơ sở dữ liệu quốc tế, bạn chỉ nên nhập đúng 6 số đầu. Thao tác này giúp tránh sai lệch số liệu thống kê giữa các quốc gia.

Tổ chức Hải quan Thế giới định kỳ cập nhật biểu mã HS. Chu kỳ sửa đổi diễn ra từ 5 đến 6 năm một lần. Người xuất khẩu cần đối chiếu phiên bản mới nhất qua tài liệu hướng dẫn của WCO. Cơ quan này cũng cung cấp tuyển tập ý kiến phân loại hàng hóa chính thức. Việc áp sai mã phân loại sẽ làm sai lệch kết quả nghiên cứu thị trường. Bạn sẽ mất thời gian tiếp cận những đối tác không có nhu cầu mua hàng thực tế.

Bước 2: Phân tích luồng xuất nhập khẩu và quy mô thị trường mục tiêu

Phân tích số liệu vĩ mô giúp nhà xuất khẩu chọn đúng thị trường có nhu cầu cao. Cơ quan thương mại quốc tế khuyến nghị doanh nghiệp cần lập kế hoạch xuất khẩu bài bản. Bạn nên nghiên cứu thị trường mục tiêu trước khi đi tìm từng người mua cụ thể. Doanh nghiệp cần trích xuất số liệu sản lượng và giá trị giao dịch. Khoảng thời gian tra cứu phù hợp là từ 3 đến 5 năm gần nhất.

Thống kê hải quan vĩ mô giúp bạn trả lời hai câu hỏi nghiệp vụ quan trọng. Thứ nhất, quốc gia nào đang gia tăng sản lượng nhập khẩu mặt hàng của bạn? Thứ hai, thị phần của các nhà cung ứng Việt Nam tại đó đang tăng hay giảm? Doanh nghiệp có thể kết hợp dữ liệu thống kê với phương pháp nghiên cứu thị trường bằng AI. Giải pháp này giúp bạn tổng hợp báo cáo dung lượng thị trường và chu kỳ mua hàng nhanh chóng.

Dữ liệu luồng hàng giúp doanh nghiệp thu hẹp danh sách xuống 2 đến 3 thị trường trọng điểm. Việc tập trung nguồn lực vào các quốc gia tiêu thụ lớn giúp tiết kiệm ngân sách tiếp thị. Bạn không nên gửi báo giá chào hàng dàn trải đến quá nhiều thị trường cùng lúc. Thay vào đó, hãy ưu tiên các quốc gia có độ mở thương mại cao và thuế suất ưu đãi.

Bước 3: Bóc tách các trường thông tin trên vận đơn đường biển

Bóc tách bản ghi vận đơn giúp bạn nhận diện chính xác đối tác nhập khẩu tiềm năng. Quy tắc Hague Visby và Hamburg yêu cầu hãng tàu phát hành vận đơn cho người gửi hàng. Chứng từ ghi rõ chủng loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng và ký mã hiệu kiện hàng. Các thông tin này phản ánh khối lượng giao dịch thực tế của từng doanh nghiệp mua hàng.

Trên một bản ghi vận đơn hải quan chuẩn, người phân tích cần chú ý ba trường nội dung. Trường người gửi hàng thể hiện công ty bán hoặc đơn vị giao nhận vận tải. Từ chuyên ngành trên chứng từ gọi là Shipper. Trường người nhận hàng ghi nhận bên có quyền tiếp nhận lô hàng tại cảng đến. Thuật ngữ trên vận đơn ghi là Consignee. Trường bên thông báo là đơn vị nhận tin khi tàu cập cảng. Từ chuyên ngành gọi là Notify Party. Bên thông báo thường là người mua thực tế hoặc đại lý làm thủ tục hải quan.

Doanh nghiệp xuất khẩu cần phân biệt rõ đặc tính pháp lý của từng loại chứng từ vận chuyển. Việc này giúp bạn đánh giá đúng mức độ xác thực của dữ liệu người mua.

Đối với vận đơn theo lệnh, ô người nhận thường chỉ ghi tên của một ngân hàng mở thư tín dụng. Bạn không nên bỏ qua các bản ghi này trong cơ sở dữ liệu. Hãy chuyển hướng kiểm tra ngay sang ô bên thông báo. Tên công ty thực tế tiếp nhận hàng sẽ xuất hiện tại đây. Nguồn dữ liệu này hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng tiêu chí xác định ICP xuất khẩu chính xác.

Bước 4: Kiểm tra tính pháp lý và độ tin cậy của vận đơn thực tế

Kiểm tra kỹ các trường dữ liệu giúp bạn loại bỏ các đối tác ảo hoặc rủi ro tài chính. Vận đơn hoàn hảo là chứng từ không có ghi chú xấu về hàng hóa hay bao bì. Thuật ngữ quốc tế gọi loại này là Clean Bill of Lading. Ngược lại, vận đơn có ghi chú tổn thất gọi là Claused Bill of Lading. Nếu dữ liệu của một người mua xuất hiện nhiều vận đơn bị ghi chú, bạn cần thận trọng. Chuỗi cung ứng của họ có thể đang gặp trục trặc kỹ thuật hoặc tranh chấp chất lượng kéo dài.

Người phân tích dữ liệu cần lưu ý điều khoản hàng đóng container kín có ghi chú STC. Cụm từ này viết tắt từ chữ Said To Contain, nghĩa là hàng do người gửi tự khai báo. Khi hàng được đóng kín trong thùng container và kẹp chì niêm phong, hãng tàu không thể kiểm tra bên trong. Hãng vận chuyển sẽ ghi chú điều khoản này để loại trừ trách nhiệm pháp lý. Do đó, tên hàng trên vận đơn phản ánh lời khai của bên bán, không khẳng định chất lượng bên trong.

Quy tắc pháp lý quốc tế xác định không ai có thể chuyển giao quyền lớn hơn quyền mình sở hữu. Nguyên tắc này bắt nguồn từ câu ngạn ngữ Latinh nemo dat quod non habet. Nếu lô hàng trên vận đơn đang bị cầm cố, quyền sở hữu hàng sẽ bị giới hạn. Bạn cần tra cứu pháp nhân công ty trên cổng đăng ký kinh doanh chính thức của nước sở tại. Hãy hoàn tất bước thẩm định này trước khi triển khai chăm sóc lead xuất khẩu qua thư chào hàng.

Ví dụ minh họa tính toán chi phí xuất khẩu và giá chào hàng

Khi nắm được giá khai báo của đối thủ, bạn cần tính toán cấu phần giá thành của xưởng mình. Tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch xuất khẩu của Bộ Thương mại Hoa Kỳ chỉ dẫn cụ thể nội dung này. Doanh nghiệp phải tính toán đủ cước vận chuyển, các loại thuế và phí phát sinh. Việc này giúp bảo vệ biên lợi nhuận kỳ vọng của doanh nghiệp khi đàm phán.

Dưới đây là một ví dụ minh họa phương pháp tính giá chào hàng cho một container 20 feet. Lô hàng xuất khẩu khởi hành từ cảng Hải Phòng đến cảng Los Angeles:

• Phí bốc dỡ hàng tại cảng và chi phí nâng hạ container: 200 USD.
• Giá giao dọc mạn tàu và bốc lên tàu theo điều kiện FOB cảng Hải Phòng: 10.000 + 500 + 200 = 10.700 USD.
• Giá thành gồm tiền hàng và cước vận chuyển theo điều kiện CFR cảng Los Angeles: 10.700 + 1.800 = 12.500 USD.
• Tổng giá trị theo điều kiện CIF cảng Los Angeles: 12.500 + 100 = 12.600 USD.

Phép tính trên xác lập mức giá sàn kỹ thuật cho doanh nghiệp khi thương lượng với khách. Nếu mức giá của bạn thấp hơn hoặc tương đương giá thị trường, bạn có lợi thế lớn. Lúc này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin gửi bảng báo giá chính thức.

Nhận diện rủi ro dữ liệu và giới hạn từ bên cung cấp dịch vụ

Dữ liệu hải quan là công cụ hỗ trợ nghiên cứu nhưng không bảo đảm chắc chắn có đơn hàng. Các sàn thương mại B2B và đơn vị bán dữ liệu xuất nhập khẩu có lợi ích thương mại từ phí dịch vụ. Doanh nghiệp cần tỉnh táo trước các cam kết thương mại mang tính hứa hẹn thái quá. Bạn không nên kỳ vọng việc mua dữ liệu sẽ lập tức sinh ra hợp đồng mua bán ngay.

Nhiều nền tảng thương mại hiện nay tích hợp công cụ trí tuệ nhân tạo để lọc danh sách khách hàng. Tuy nhiên, các công cụ trợ lý ảo đang trong giai đoạn thử nghiệm có thể đưa ra kết quả chưa đầy đủ. Bạn cần chủ động đối chiếu dữ liệu với tài liệu gốc của cơ quan thương mại nhà nước. Không sử dụng câu trả lời chưa kiểm chứng từ máy tính làm căn cứ pháp lý duy nhất.

Khi rà soát cơ sở dữ liệu đối tác, bạn cần áp dụng các điểm dừng đàm phán nếu thấy dấu hiệu bất thường. Bảng dưới đây chỉ rõ các ngưỡng rủi ro phổ biến kèm hành động xử lý an toàn.

Bạn hãy trích xuất danh sách các đối tác mua hàng đều đặn ít nhất 1 chuyến mỗi tháng. Bước làm tiếp theo là kiểm tra pháp nhân công ty qua Thương vụ Việt Nam tại nước sở tại. Sau khi kiểm tra xong, bạn hãy soạn thư chào hàng chuyên nghiệp. Hãy gửi hồ sơ năng lực này trực tiếp đến đúng người phụ trách mua hàng của đối tác.