Giấy tờ xuất khẩu lần đầu: bộ 3 chứng từ cốt lõi

Bộ chứng từ xuất khẩu cốt lõi gồm những loại giấy tờ nào?

Giao dịch thương mại quốc tế đòi hỏi người bán phải cung cấp bằng chứng bằng văn bản để chứng minh hàng hóa đã được gửi đi đúng thỏa thuận. Trong nghiệp vụ ngoại thương, có ba chứng từ nền tảng giúp người xuất khẩu nhận được thanh toán và người mua nhận được hàng hóa tại cảng đến. Đó là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading) và hợp đồng bảo hiểm hoặc chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin).

Hóa đơn thương mại đóng chức năng khai báo giá trị hải quan và xác định số tiền người mua phải trả. Vận đơn xác nhận quyền định đoạt hàng hóa trong quá trình vận chuyển quốc tế. Giấy chứng nhận xuất xứ xác định nguồn gốc sản phẩm để áp dụng mức thuế nhập khẩu tương ứng tại nước đến. Khi thực hiện đơn hàng đầu tiên, bạn có thể tham khảo thêm tại Thủ Tục & Công Cụ Xuất Khẩu để chuẩn bị đúng trình tự quy định.

Nếu doanh nghiệp dùng cách thanh toán nhờ thu hoặc thư tín dụng L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra chứng từ. Ngân hàng chỉ giải ngân khi các giấy tờ này hoàn toàn khớp nhau. Nếu thiếu giấy tờ hoặc lệch số liệu, người mua có thể từ chối nhận hàng. Ngân hàng cũng có thể từ chối trả tiền cho người bán. Hiểu rõ từng loại giấy tờ giúp người mới xuất khẩu tránh rủi ro và giảm chi phí phát sinh.

Hóa đơn thương mại cần ghi những thông tin bắt buộc gì?

Hóa đơn thương mại do chính bên xuất khẩu lập khi gửi hàng qua biên giới. Giấy tờ này dùng để yêu cầu bên mua trả tiền hàng. Hải quan cũng dựa vào hóa đơn này để tính thuế xuất nhập khẩu. Họ cũng dùng nó để xác định điều kiện mua bán quốc tế Incoterms. Incoterms là bộ quy tắc giao hàng chung của thế giới. Hóa đơn thương mại không có mẫu chung cho mọi nước nhưng cần đủ thông tin chuẩn.

Các nội dung cốt lõi trên hóa đơn thương mại gồm có:

• Giấy tờ cần ghi đủ thông tin của người gửi và người nhận. Các mục gồm tên công ty, địa chỉ kinh doanh, số điện thoại và mã số thuế. Người gửi gọi là Shipper hoặc Exporter. Người nhận gọi là Consignee hoặc Importer.
• Hóa đơn cần mô tả rõ hàng hóa, số lượng thực tế và đơn giá. Văn bản phải ghi tổng tiền và loại tiền thanh toán. Hai bên thường dùng đồng USD, EUR hoặc tiền theo thỏa thuận.
• Mã số phân loại hàng hóa (mã HS code) từ 6 chữ số trở lên theo hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa quốc tế.
• Nước sản xuất hoặc nơi chế tạo ra sản phẩm (Country of Origin).
• Điều kiện giao hàng theo Incoterms (chẳng hạn như FOB cảng Hải Phòng, CIF Tokyo hoặc DDU).
• Người xuất khẩu cần cam kết mọi thông tin trên hóa đơn là chính xác. Văn bản phải có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền. Công ty cũng cần đóng dấu vào văn bản này.

Hàng bán trong Liên minh châu Âu EU thường không bắt buộc cần hóa đơn thương mại. Nhưng hàng đi từ nước ngoài vào EU luôn bắt buộc phải có giấy này. Từ năm 2018, Chỉ thị 2014/55/EU yêu cầu chuyển hóa đơn mua sắm công sang dạng điện tử. Doanh nghiệp cần ghi tên hàng trên hóa đơn trùng khớp với hợp đồng mua bán.

Vận đơn có những chức năng pháp lý gì và vì sao cần vận đơn sạch?

Vận đơn đường biển có tên tiếng Anh là Bill of Lading, viết tắt là B/L. Hãng tàu hoặc đại lý vận tải cấp giấy này cho người gửi hàng. Giấy này xác nhận họ đã nhận hàng để chở đi. Vận đơn biển truyền thống có thể chuyển nhượng và có ba chức năng pháp lý riêng.

1. Biên lai giao nhận hàng hóa: Vận đơn là bằng chứng xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng lên phương tiện hoặc nhận để xếp hàng lên tàu.
2. Vận đơn là bằng chứng của hợp đồng chở hàng. Nó ghi các điều khoản thỏa thuận giữa người gửi hàng và hãng tàu.
3. Vận đơn là giấy xác nhận quyền sở hữu hàng hóa. Người giữ vận đơn hợp pháp có quyền quyết định và nhận hàng tại cảng đến. Quy định này tuân theo nguyên tắc nemo dat quod non habet. Nguyên tắc này nghĩa là người bán không thể trao quyền lớn hơn quyền mình có.

Người mua và ngân hàng luôn đòi hỏi vận đơn sạch, gọi là Clean Bill of Lading. Loại giấy này xác nhận hàng đã xếp lên tàu với bao bì nguyên vẹn. Số lượng và vẻ ngoài của hàng phải đúng như người gửi đã khai. Vận đơn sạch sẽ không có bất kỳ ghi chú lỗi nào. Nếu bao bì rách vỡ hoặc thiếu kiện, hãng tàu cấp vận đơn có ghi chú lỗi. Loại này gọi là Claused Bill of Lading hoặc Dirty Bill of Lading. Ngân hàng có quyền từ chối trả tiền nếu nhận vận đơn có lỗi này.

Với hàng đóng nguyên container FCL, hãng tàu không thể kiểm tra bên trong. Họ thường ghi chú dòng chữ STC trên vận đơn. Cụm từ STC viết tắt cho Said to contain, nghĩa là hàng được kê khai gồm có. Dòng chữ này giúp hãng tàu giảm bớt trách nhiệm nếu hàng bên trong sai lệch.

Vận đơn đích danh Straight B/L ghi đúng tên người nhận hàng. Chỉ người có tên đó mới được lấy hàng sau khi đã trả đủ tiền. Vận đơn theo lệnh Order B/L cho phép ký tên để chuyển quyền sở hữu hàng. Người bán chỉ ký chuyển nhượng khi người mua đã trả hết tiền. Nếu không cần chuyển nhượng, hai bên có thể dùng giấy gửi hàng Sea Waybill. Sea Waybill giúp người nhận lấy hàng nhanh mà không cần nộp bản gốc.

Hàng xuất khẩu từ Việt Nam dùng các mẫu C/O ưu đãi nào?

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa có tên viết tắt là C/O. Tên tiếng Anh của giấy này là Certificate of Origin. Văn bản này xác nhận hàng hóa được làm ra từ một quốc gia cụ thể. Khi hàng đến cảng, hải quan dùng C/O để tính thuế ưu đãi. Mức thuế này dựa trên các hiệp định thương mại giữa các nước.

Doanh nghiệp Việt Nam khi xuất khẩu cần chọn đúng mẫu biểu. Mỗi mẫu sẽ khớp với từng hiệp định tương ứng:

• Form A: Dành cho hàng hóa xuất khẩu đi các nước áp dụng Hệ thống ưu đãi thuế quan phổ cập (GSP).
• Form D: Áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu giữa các nước thành viên trong khối ASEAN theo Hiệp định Thương mại Hàng hóa ASEAN (ATIGA).
• Form E: Dành cho hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang Trung Quốc trong khuôn khổ Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN Trung Quốc (ACFTA).
• Form AK: Áp dụng cho các chuyến hàng xuất khẩu sang Hàn Quốc theo Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN Hàn Quốc (AKFTA).
• Khi bán hàng sang Nhật Bản, người xuất khẩu có thể chọn Form AJ hoặc Form VJ. Form AJ thuộc Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện ASEAN, Nhật Bản. Form VJ thuộc Hiệp định Đối tác Kinh tế Việt Nam, Nhật Bản. Doanh nghiệp nên chọn mẫu đơn nào mang lại nhiều lợi ích thuế nhất.

Mỗi hiệp định thương mại có bộ tiêu chí xuất xứ riêng. Ví dụ như xuất xứ thuần túy (WO) hoặc hàm lượng giá trị khu vực (RVC). Tiêu chí khác là chuyển đổi mã số hàng hóa (CTC). Doanh nghiệp cần tra mã HS của sản phẩm. Việc này giúp chọn đúng mẫu đơn và tiêu chuẩn trước khi nộp hồ sơ xin cấp.

C/O ưu đãi khác gì C/O không ưu đãi Form B do VCCI cấp?

Nhiều doanh nghiệp mới xuất khẩu thường nhầm lẫn giữa C/O ưu đãi và C/O không ưu đãi. Điểm khác biệt cốt lõi nằm ở mục đích sử dụng và giá trị miễn giảm thuế quan tại nước nhập khẩu.

Mẫu C/O Form B do VCCI cấp chỉ chứng nhận nơi làm ra sản phẩm. Giấy này không mang lại thuế nhập khẩu ưu đãi theo FTA. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải có Form B trong vài trường hợp. Đó là khi nước nhập khẩu dùng biện pháp tự vệ hoặc điều tra trợ cấp. Nó cũng giúp chứng minh hàng không đến từ vùng lãnh thổ bị cấm vận.

Quy trình cấp C/O diễn ra thế nào và khi nào được miễn nộp?

Thương mại quốc tế có hai cách xác nhận xuất xứ hàng hóa. Cách thứ nhất là do cơ quan có thẩm quyền cấp (Authorized certification). Cách thứ hai là doanh nghiệp tự chứng nhận (Self-certification). Với hình thức cơ quan cấp, bên xuất khẩu phải kê khai và ký tên vào hồ sơ. Sau đó, phòng thương mại hoặc hải quan sẽ kiểm tra và đóng dấu xác nhận.

Khi xét duyệt, cán bộ có quyền yêu cầu doanh nghiệp nộp bảng kê định mức vật liệu. Họ cũng có thể đòi xem hóa đơn mua vật tư và quy trình sản xuất. Cán bộ còn có quyền đến kiểm tra thực tế cơ sở chế biến để xác minh nguồn gốc. Doanh nghiệp cần trả phí hành chính theo đúng quy định của nơi cấp.

Các hiệp định thương mại tự do đều miễn nộp chứng nhận xuất xứ cho lô hàng nhỏ. Các lô hàng này được gọi là Small-value consignments. Ngưỡng giá trị được miễn trừ sẽ thay đổi theo từng hiệp định cụ thể. Với lô hàng dưới ngưỡng này, người nhập khẩu không cần nộp bản C/O đóng dấu. Họ chỉ cần nộp tờ khai của nhà sản xuất hoặc hóa đơn có ghi xuất xứ. Bạn có thể tìm hiểu thị trường và quy định tại Xuất Khẩu & Tìm Khách Nhập Khẩu.

Cách kiểm tra tính đồng bộ của bộ chứng từ trước khi gửi đi

Thông tin giữa các chứng từ bị lệch sẽ làm hàng hóa kẹt ở cảng nhập. Ngân hàng cũng có thể từ chối thanh toán tín dụng chứng từ vì lỗi này. Người làm xuất nhập khẩu cần kiểm tra chéo các giấy tờ với nhau. Bạn hãy đối chiếu Hóa đơn thương mại, Vận đơn và C/O thật cẩn thận. Hãy làm việc này trước khi gửi bộ giấy tờ gốc cho khách hàng.

Các điểm cần kiểm tra chéo bao gồm:

• Tên và địa chỉ của người gửi hàng, người nhận hàng phải thống nhất tuyệt đối từng ký tự trên cả ba văn bản.
• Tên hàng, mã HS code và mô tả quy cách sản phẩm không được mâu thuẫn nhau.
• Vận đơn ghi số lượng kiện, trọng lượng tịnh (Net Weight) và tổng trọng lượng (Gross Weight). Các số liệu này phải trùng khớp với hóa đơn và phiếu đóng gói hàng.
• Số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn thương mại ghi trên ô thông tin của C/O phải hoàn toàn chính xác.
• Số hiệu container và số niêm chì (seal) trên vận đơn phải trùng với các chứng từ thực địa.

Dưới đây là ví dụ về cách tính và đối chiếu số liệu trên chứng từ. Một doanh nghiệp tại Việt Nam xuất khẩu linh kiện cơ khí sang Nhật Bản.

Một doanh nghiệp tại Việt Nam xuất khẩu lô hàng linh kiện cơ khí sang Nhật Bản với các thông số cụ thể như sau:

• Số lượng kiện hàng.
• Đơn giá sản phẩm: 10 USD mỗi kiện.
• Giá trị tiền hàng FOB được tính bằng số lượng kiện nhân với đơn giá.
• Cước vận chuyển quốc tế (Freight): 300 USD.
• Phí bảo hiểm hàng hải (Insurance): 30 USD.
• Tổng trị giá hóa đơn theo điều kiện CIF Tokyo: 10.000 + 300 + 30 = 10.330 USD.
• Tổng trọng lượng tịnh bằng số lượng kiện hàng nhân với trọng lượng tịnh mỗi kiện.
• Trọng lượng bao bì và pallet: 50 lbs. Tổng trọng lượng cả bì: 2.000 + 50 = 2.050 lbs.

Khi đối chiếu bộ chứng từ, các con số phải hoàn toàn khớp nhau. Hóa đơn cần ghi rõ tổng giá trị CIF. Vận đơn phải ghi đúng số lượng kiện hàng và tổng trọng lượng cả bao bì. Form C/O (như Form VJ) phải ghi đúng mô tả hàng và mã HS. C/O cũng cần dẫn chính xác số hóa đơn cùng ngày lập. Nếu có sai sót nhỏ hay lỗi chính tả, bạn phải xin cấp đổi ngay. Hãy sửa lỗi trước khi gửi bản gốc cho ngân hàng hoặc người mua.