Gửi mẫu hàng xuất khẩu: chứng từ và lộ trình 4 bước

Gửi mẫu hàng cho đối tác nước ngoài là bước khởi đầu rất quan trọng. Việc này giúp xưởng chứng minh năng lực gia công trước khi ký hợp đồng. Hải quan nước nhập khẩu luôn kiểm tra giấy tờ kèm theo kiện hàng. Họ soi xét kỹ dù hàng chỉ nặng vài trăm gram hay vài kilogram. Để hàng đi thuận lợi, bạn cần làm đúng các bước xử lý chứng từ.

Giai đoạn 1: Thỏa thuận chi phí và lập hóa đơn Pro Forma

Trước khi gửi hàng, bạn phải bàn bạc rõ với đối tác. Hai bên cần chốt ai trả cước vận chuyển và thuế nhập khẩu. Các quy tắc thương mại Incoterms của ICC giúp chia rõ chi phí và rủi ro. Bạn hãy hỏi xem bên mua chịu cước nhận hàng hay bên bán trả trước cước bay. Các hãng vận chuyển luôn có bảng giá dịch vụ riêng. Chủ doanh nghiệp nên so sánh phí cẩn thận trước khi chọn.

Hóa đơn chiếu lệ (Pro Forma Invoice) đóng vai trò là văn bản thương lượng giá trị ban đầu giữa người bán và người mua trước khi xuất hàng. Tài liệu này cung cấp mô tả chi tiết về số lượng, giá cả, chủng loại, quy cách sản phẩm và ngày dự kiến cung cấp. Về sau, nội dung này sẽ chuyển thành hóa đơn thương mại chính thức phục vụ thông quan tại nước nhập khẩu. Bạn cần lập hóa đơn chiếu lệ cho mẫu thử cẩn thận. Hãy ghi chú rõ đây là hàng mẫu không thanh toán. Việc này giúp tránh hiểu nhầm sang lô hàng bán buôn thông thường.

Giai đoạn 2: Đóng gói tiêu chuẩn và thiết lập phiếu đóng gói

Bao gói kiện hàng mẫu gửi bằng đường hàng không đòi hỏi tính cẩn trọng cao vì hàng phải trải qua nhiều khâu bốc dỡ qua các kho trung chuyển. Doanh nghiệp nên sử dụng thùng carton nhiều lớp, bọc xốp chống sốc quanh sản phẩm và cố định chắc chắn các cạnh góc. Việc bảo vệ kiện hàng kỹ lưỡng giúp giữ nguyên vẹn cảm quan sản phẩm khi đến tay khách hàng mục tiêu.

Phiếu đóng gói xuất khẩu đòi hỏi nhiều chi tiết hơn phiếu nội địa. Bản này ghi tên người bán, người mua và đơn vị vận chuyển. Bạn cũng cần ghi số hóa đơn, ngày gửi và cách vận chuyển. Hãy liệt kê rõ số lượng sản phẩm cùng mô tả quy cách. Phiếu cần nêu loại bao bì, số kiện và kích thước từng kiện. Bạn cũng phải ghi rõ trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì. Hải quan sẽ đối chiếu phiếu này với hóa đơn. Mọi kích thước và trọng lượng phải trùng khớp hoàn toàn.

Giai đoạn 3: Giao hàng và kiểm soát vận đơn hàng không

Khi gửi hàng mẫu qua dịch vụ chuyển phát hàng không quốc tế, hãng vận chuyển sẽ phát hành vận đơn hàng không (Air Waybill). Vận đơn này là chứng từ đi kèm hàng hóa do đơn vị vận tải hàng không quốc tế cấp. Giấy tờ này ghi nhận đầy đủ chi tiết thông tin về lô hàng. Nó cho phép các bên cùng theo dõi trực tuyến hành trình di chuyển. Vận đơn hàng không chỉ định cụ thể người nhận hàng và không thể chuyển nhượng như vận đơn đường biển.

Người xuất khẩu cần giữ mã số theo dõi của vận đơn hàng không. Bạn hãy gửi ngay mã này cho khách hàng qua thư điện tử. Khách có mã sẽ chủ động đón hàng khi máy bay hạ cánh. Họ cũng dễ làm việc với bên giao nhận tại địa phương. Nếu hàng bị giữ vì thiếu giấy tờ, bạn hãy liên hệ ngay với hãng bay. Doanh nghiệp cần nộp bổ sung hồ sơ theo đúng yêu cầu.

Giai đoạn 4: Áp dụng cơ chế tạm xuất tái nhập bằng sổ ATA Carnet

Doanh nghiệp có thể mang hàng mẫu đắt tiền đi dự hội chợ rồi mang về. Đây là mẫu trưng bày không bán hoặc các thiết bị. Lúc này, sổ ATA Carnet là lựa chọn rất tiện lợi. Sổ này hoạt động giống như cuốn hộ chiếu cho hàng hóa. Sổ cho phép tạm nhập hàng và miễn thuế nhập khẩu lẫn VAT. Quy định áp dụng cho cả hàng gửi lẫn hành lý xách tay. Khoảng 80 nước chấp nhận hệ thống sổ này. Sổ có hạn 1 năm và được gia hạn thêm 1 năm.

Tuy nhiên, sổ ATA Carnet không áp dụng cho hàng hóa tiêu dùng, đồ ăn thử dùng một lần hoặc các mặt hàng mang ra nước ngoài để bán đứt. Doanh nghiệp không được tự ý bán hàng hóa đã khai báo theo sổ ATA Carnet. Nếu vi phạm, đơn vị sẽ bị xử phạt 10% trên tổng số tiền thuế phải nộp. Doanh nghiệp còn phải nộp toàn bộ thuế nhập khẩu và phụ phí phát sinh. Trường hợp buộc phải bán, bạn cần báo trước với hải quan sở tại. Hãy làm thủ tục đổi loại hình nhập khẩu trước ngày sổ hết hạn.

Ví dụ minh họa và điều kiện dừng xử lý kiện hàng mẫu

Doanh nghiệp cần tính trước mọi chi phí trước khi gửi hàng mẫu. Việc này giúp bạn quản lý tốt nguồn tiền của công ty. Dưới đây là bảng phân loại các chi phí cho một lần gửi.

Dưới đây là ví dụ tính trọng lượng cho kiện hàng cồng kềnh. Cân nặng thực tế của thùng là 2 kg. Trọng lượng thể tích là: (40 x 30 x 20) / 5000 = 4,8 kg. Trọng lượng tính toán lớn hơn cân nặng thực tế. Doanh nghiệp nên gói hàng gọn gàng để tiết kiệm tiền cước.

Bên cạnh yếu tố chi phí, người xuất khẩu phải đặc biệt chú ý đến điều kiện dừng gửi hàng. Đối tác có thể đòi giấy kiểm dịch thực vật, kiểm định y tế hoặc phân tích thành phần. Nếu cơ sở chưa đáp ứng được các giấy này, bạn phải dừng xuất mẫu ngay. Bạn không nên cố tình gửi hàng khi thiếu giấy phép. Hàng sẽ bị giữ ở sân bay hoặc bị tiêu hủy. Việc này gây tốn tiền và làm mất uy tín lúc đầu.

Kiểm tra kết quả và các bước hành động tiếp theo

Bạn gửi mẫu thành công khi hàng được thông quan đúng luật. Sản phẩm đến nơi nguyên vẹn và khách xác nhận đã nhận đủ. Tổng tiền chi ra không vượt dự tính ban đầu. Doanh nghiệp cũng không bị hải quan phạt tiền.

Hệ thống chuyển phát hiển thị đã giao hàng thành công. Khi đó, nhân viên kinh doanh nên thực hiện các bước tiếp theo.

1. Chờ từ 3 đến 5 ngày làm việc để đối tác mở kiện, thử nghiệm và đánh giá chất lượng sản phẩm mẫu theo tiêu chuẩn nội bộ của họ.
2. Gửi thư điện tử theo dõi chuyên nghiệp để xin phản hồi chi tiết về các chỉ số độ bền, màu sắc, bao bì hoặc hương vị của mẫu.
3. Đàm phán các điều chỉnh kỹ thuật cần thiết dựa trên góp ý của khách hàng nhằm chuẩn bị cho quy trình báo giá đơn hàng thương mại đầu tiên.