Checklist tính giá thành xuất khẩu: Lộ trình 4 giai đoạn chuẩn

Định giá xuất khẩu đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận bán hàng, kế toán và logistics. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu thâm nhập thị trường. Hãy loại bỏ chi phí nội địa không liên quan. Đồng thời, bạn cần tính đúng điểm chuyển giao rủi ro giữa hai bên mua bán.

Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu thị trường và chi phí sàn sản xuất

Bước đầu tiên là xác định mục tiêu tại thị trường nhắm đến và cách ghi nhận chi phí gốc. Nhân sự ngoại thương cần làm việc cùng kế toán. Hai bên chọn một trong hai cách tính theo hướng dẫn của Cục Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ (ITA). Cơ quan này thường gọi tắt là ITA.

• Phương pháp chi phí cộng dồn (Cost-plus method): Cách này bắt đầu từ chi phí sản xuất trong nước. Sau đó, bạn cộng thêm phí quản lý, nghiên cứu phát triển (R&D) và chi phí chung. Bạn tính tiếp phí vận tải, hoa hồng phân phối, lệ phí hải quan và lợi nhuận mong muốn. Cách tính này an toàn về biên độ. Tuy vậy, giá chào cuối cùng có thể quá cao và khó cạnh tranh.
• Phương pháp định giá theo chi phí biên tế (Marginal cost pricing): Doanh nghiệp chỉ tính các khoản chi trực tiếp từ tiền túi để làm lô hàng. Mức này là giá sàn tối thiểu. Doanh nghiệp tuyệt đối không chào giá thấp hơn vì sẽ chịu lỗ ngay. Cách này hợp khi muốn vào thị trường mới hoặc tận dụng xưởng còn trống chỗ.

Khi dùng công cụ tự động, bạn có thể tham khảo bài về soạn báo giá bằng AI. Bài viết giúp bạn chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho bảng chi phí.

Giai đoạn 2: Bóc tách các khoản chi phí xuất khẩu đặc thù

Chi phí xuất hàng đi nước ngoài không giống chi phí bán trong nước.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kĩ danh mục phụ phí phát sinh cho từng lô hàng.
Ví dụ như chi phí cải tiến sản phẩm.
Ngoài ra còn có quy cách bao bì đóng gói đặc thù để phù hợp quy định nước nhập khẩu.

• Chi phí cải tiến sản phẩm và quy cách bao bì đóng gói đặc thù để phù hợp quy định nước nhập khẩu.
• Phí nghiên cứu thị trường, kiểm tra tín dụng đối tác nước ngoài và chi phí đi lại phục vụ giao dịch.
• Cước bưu chính quốc tế, điện thoại viễn thông và chi phí dịch thuật tài liệu thương mại.
• Hoa hồng đại lý, chi phí đào tạo hoặc phí liên quan đến văn phòng đại diện tại nước ngoài.
• Phí thuê chuyên gia tư vấn ngoại thương và chi phí cho công ty giao nhận vận tải (freight forwarder).

Cơ quan thương mại khuyên doanh nghiệp nên bỏ bớt các chi phí nội địa không dính dáng đến xuất khẩu. Ví dụ cụ thể là tiền quảng cáo và tiếp thị trong nước. Việc bóc tách này giữ cho giá chào không bị đội lên vô lý.

Giai đoạn 3: Phân bổ chi phí và trách nhiệm theo Incoterms 2020

Quy tắc Incoterms 2020 do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành từ ngày 1 tháng 1 năm 2020. Bộ quy tắc này chia rõ nghĩa vụ, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua. Bảng tính giá xuất khẩu bắt buộc phải đi liền với điều kiện đã chốt.

Để số liệu khớp với giao kèo, bạn cần rà soát kĩ điều khoản chuyển giao. Hãy xem chi tiết tại bài viết hợp đồng ngoại thương chuẩn CISG và Incoterms.

Giai đoạn 4: Đánh giá gánh nặng chi phí tại nước nhập khẩu và trị giá hải quan

Mức giá bạn báo chưa phải số tiền cuối cùng người mua chi trả. Thuế quan và phí hải quan nước sở tại có thể đẩy giá lên rất cao. Tỷ giá đổi tiền, phí giao dịch cùng thuế giá trị gia tăng (VAT) cũng làm tăng giá bán. Mức giá đến tay người mua có thể gấp đôi giá tại xưởng.

Doanh nghiệp cũng cần theo sát quy tắc của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO). WTO yêu cầu cách định giá phải công bằng, trung lập và đúng thực tế buôn bán. Quy định cấm ghi sai giá hải quan một cách tùy tiện. Nếu bạn hạ giá trên hóa đơn để né thuế giúp khách, hải quan sẽ bác bỏ ngay.

Nhân sự xuất nhập khẩu cần theo dõi sát biến động của đồng tiền thanh toán. Bạn nên tham khảo bài chuyển tiền và tỷ giá cho người xuất khẩu để giữ vững lãi ròng.

Ví dụ minh họa: Bảng tính giá từng bước cho một lô hàng

Dưới đây là một ví dụ minh họa về các khoản phí cần tính. Phép tính dùng phương pháp chi phí cộng dồn từ cửa xưởng đến CIF.

• Ví dụ, chi phí sản xuất trực tiếp và đóng gói xuất khẩu của lô hàng.
• Ví dụ, chi phí kiểm định, dịch thuật chứng từ và phân bổ quản lý.
• Ví dụ, lợi nhuận mục tiêu mong muốn của nhà xuất khẩu.
• Giá xuất xưởng thỏa thuận (mức EXW): 10.000 + 500 + 1.500 = 12.000 USD.
• Ví dụ, cước vận chuyển nội địa ra cảng xuất và phí thông quan hải quan xuất khẩu.
• Giá giao lên tàu (mức FOB): 12.000 + 800 = 12.800 USD (tương đương 12,80 USD mỗi sản phẩm).
• Ví dụ, cước vận tải biển quốc tế do hãng tàu chào.
• Ví dụ, phí bảo hiểm vận chuyển hàng hóa quốc tế.
• Giá giao đến cảng đích gồm cước và bảo hiểm (mức CIF): 12.800 + 1.200 + 100 = 14.100 USD (tương đương 14,10 USD mỗi sản phẩm).

Người làm xuất nhập khẩu phải ghi rõ điều kiện cơ sở giao hàng kèm địa danh cụ thể trên bảng báo giá để tránh hiểu nhầm.

Các biến số dịch chuyển chi phí và dấu hiệu cần dừng báo giá

Chi phí xuất khẩu thường thay đổi theo tình hình chuỗi cung ứng.
Bạn nên sửa lại bảng tính giá ngay khi có các tình huống sau:

• Biến động tỷ giá ngoại tệ: Giá trị đồng tiền định giá có thể thay đổi.
  Điều này sẽ làm giảm sức mua của nước nhập hàng.
  Lợi nhuận thực tế khi đổi về tiền Việt cũng có thể bị hao hụt.
• Báo giá từ đơn vị trung gian: Các đơn vị logistics, forwarder hoặc nhà tư vấn xuất khẩu đều có lợi ích thương mại.
  Họ hưởng lợi từ việc cung cấp dịch vụ vận chuyển và xử lý thủ tục.
  Bạn cần yêu cầu bảng báo giá tách bạch từng dòng phụ phí. Báo giá cần ghi rõ thời hạn hiệu lực của cước tàu.
• Cảnh báo khi dùng trợ lý AI: Theo khuyến nghị của ITA về chatbot tự động, câu trả lời từ AI không thể thay thế tư vấn pháp lý.
  Các câu trả lời dịch tự động có thể gặp lỗi thuật ngữ viết tắt ngoại thương.
  Bạn phải luôn kiểm tra chéo số liệu với văn bản quy định chính thức.
• Dấu hiệu cần dừng báo giá ngay lập tức: Dừng xuất báo giá khi mức giá dự kiến thấp hơn chi phí biên tế sản xuất thực tế.
  Đây là khoản tiền bỏ ra để làm thêm một đơn vị hàng.
  Bạn cũng cần dừng khi đối tác muốn ghi sai trị giá hải quan để trốn thuế.
  Lý do tiếp theo là phụ phí vận tải quốc tế chưa có xác nhận bằng văn bản.

Sau khi tính xong giá thành, nhân sự cần lập dự thảo gửi khách hàng.
Bạn hãy dùng hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice kèm điều khoản thanh toán rõ ràng.
Bạn không nên chỉ gửi một con số đơn lẻ.