Kiểm Dịch Thực Vật Và TBT: 4 Giai Đoạn Chuẩn Hóa Cho Xuất Khẩu

Nông sản xuất khẩu cần giấy tờ rất chặt chẽ. Vật phẩm từ thực vật cũng cần kiểm tra kỹ. Nhân viên cần nắm rõ từng bước từ lúc đóng hàng đến khi tàu chạy. Việc này giúp tránh bị giữ container ở cảng đến.

Giai đoạn 1: Đối soát tiêu chuẩn chất lượng TBT và rào cản kiểm dịch

Bước đầu tiên trước khi ký kết đơn hàng là xác định danh mục rào cản áp lên mặt hàng. Hiệp định TBT hướng đến việc bảo đảm các tiêu chuẩn không tạo ra trở ngại cho xuất nhập khẩu. TBT là tên viết tắt của Hiệp định về Rào cản Kỹ thuật trong Thương mại. Quy trình đánh giá sự phù hợp cũng cần minh bạch và hợp lý. Đồng thời, hiệp định tôn trọng quyền bảo vệ sức khỏe và an toàn môi trường của từng nước. Doanh nghiệp cần tra cứu cổng ePing SPS và TBT để cập nhật các dự thảo thay đổi tiêu chuẩn.

Nhân sự mới rất hay nhầm lẫn giữa chứng nhận chất lượng thương mại và giấy kiểm dịch. Chứng nhận chất lượng giúp chỉ rõ đặc tính lý hóa và quy cách hàng theo hợp đồng. Giấy kiểm dịch thực vật lại là văn bản pháp lý theo Hiệp định SPS. Chứng thư này xác nhận lô hàng sạch sinh vật gây hại theo yêu cầu nước nhập khẩu. Việc chuẩn bị sớm giấy tờ này tương tự quy trình trong hóa đơn thương mại và packing list nhằm tránh chi phí lưu bãi.

Giai đoạn 2: Giám sát vật liệu đóng gói bằng gỗ và bao bì đóng gói

Bao bì vận chuyển rất đáng chú ý nhưng hay bị bỏ quên. Quy định quốc tế ISPM 12 nêu rõ chứng thư kiểm dịch chỉ cấp cho chính sản phẩm cần bảo vệ. Cơ quan kiểm dịch như APHIS tại Mỹ sẽ không cấp chứng từ cho bao bì gỗ chèn lót. Nhóm vật liệu này thường gọi tắt là WPM, gồm các loại pallet hoặc thùng gỗ. Trừ khi pallet gỗ là hàng đem bán, cơ quan quản lý mới phát hành loại giấy này.

Doanh nghiệp cần xử lý nhiệt hoặc khử trùng toàn bộ pallet gỗ. Các pallet này phải có dấu đạt chuẩn quốc tế. Nếu có mọt trên gỗ, cảng dỡ sẽ từ chối cả lô hàng. Nhân viên phải so khớp kiện hàng với hóa đơn. Bạn cũng phải kiểm tra danh sách đóng gói để không lệch số lượng.

Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ và lấy mẫu giám định tại cơ quan bảo vệ thực vật

Theo chuẩn ISPM và SPS, chứng thư kiểm dịch chỉ do viên chức nhà nước có thẩm quyền cấp. Cơ quan Bảo vệ Thực vật Quốc gia sẽ ủy quyền cho người này. Tên viết tắt của cơ quan đó là NPPO. Tại Mỹ, cán bộ phải vượt qua kỳ thi đánh giá mới được ký giấy tờ này.

Hồ sơ đăng ký kiểm dịch thường bao gồm đơn đề nghị, hợp đồng ngoại thương và danh mục hàng hóa cụ thể. Cơ quan kiểm dịch sẽ cử cán bộ kiểm tra tình trạng thực tế của lô hàng tại kho hoặc cảng. Viên chức có thẩm quyền kiểm tra dấu hiệu dịch hại, nấm mốc hoặc tạp chất lạ trước khi đồng ý cấp chứng thư. Nếu phát hiện sinh vật gây hại thuộc danh mục kiểm dịch của nước nhập khẩu, doanh nghiệp buộc phải thực hiện xử lý diệt trừ hoặc hủy lô hàng.

Giai đoạn 4: Theo dõi cấp chứng thư trên hệ thống điện tử và phát hành bản gốc

Sau khi kiểm tra hàng xong, hồ sơ được đưa lên hệ thống dữ liệu chung. Nước Mỹ dùng hệ thống cấp và theo dõi kiểm dịch thực vật điện tử PCIT. Hệ thống này ghi nhận toàn bộ quá trình giám định hàng hóa. Dữ liệu giúp xác thực việc tuân thủ quy định của nước nhập khẩu. Công cụ này cũng giúp ngăn chặn gian lận thương mại và theo dõi nguồn gốc.

Nhân sự chứng từ cần kiểm tra bản thảo (draft certificate) từng chi tiết trước khi viên chức có thẩm quyền in và ký chính thức. Sau khi có số chứng thư trên hệ thống, chứng thư gốc sẽ được gửi chuyển phát nhanh cùng bộ chứng từ hải quan cho người nhận hàng. Các thông số trên chứng thư phải hoàn toàn ăn khớp với khai báo trên checklist mã HS và tính thuế để tránh bị nghi ngờ giả mạo chứng từ.

Bảng đối chiếu tiến trình kiểm soát kiểm dịch và chứng nhận chất lượng

Bảng dưới đây chia rõ các bước làm việc. Bảng nêu mục tiêu, giấy tờ cần có và rủi ro ở mỗi bước.

Ví dụ minh họa tính toán thời gian kiểm dịch cho lô hàng hạt điều

Dưới đây là một ví dụ mẫu về cách chia thời gian làm thủ tục kiểm dịch. Ví dụ áp dụng cho hàng đóng công te nơ.

• Tình huống mẫu: Doanh nghiệp có 20 tấn hạt điều thô trong một thùng công te nơ 20 feet. Hàng cần hạ bãi vào thứ Sáu để kịp tàu chạy vào Chủ nhật.
• Thời gian tính từ 8 giờ sáng thứ Ba đến 8 giờ sáng thứ Tư. Quá trình này tính từ 8 giờ sáng thứ Tư đến 8 giờ sáng thứ Sáu.
• Thời gian từ lúc đăng ký đến khi có bản mềm cần vài ngày. Bạn nên tính trước các ngày làm việc trọn vẹn.
• Kế hoạch hành động: Doanh nghiệp không thể đợi đến thứ Năm mới nộp hồ sơ, mà phải kích hoạt quy trình từ sáng thứ Hai đầu tuần. Nếu xưởng phát hiện chậm trễ kiểm tra hoặc cán bộ NPPO yêu cầu xử lý lại bao bì, lô hàng sẽ phải lùi chuyến tàu kế tiếp.

Khi nhận chứng thư gốc, nhân viên xuất nhập khẩu cần chụp bản sao. Bạn gửi trước bản này cho bên vận tải và đối tác. Họ sẽ dùng nó để mở hồ sơ khai báo ở cảng đến.