Chấm điểm lead xuất khẩu: Cách lập thang điểm trên CRM

Thiết lập tính điểm giúp đội ngũ kinh doanh tập trung vào đối tác sẵn sàng mua nhất. Cách này giúp giảm thời gian làm việc thủ công trên bảng tính rời rạc. Doanh nghiệp kết hợp phần mềm dữ liệu và công cụ tự động. Nhờ đó, bạn sẽ biết rõ độ quan tâm của từng nhà nhập khẩu để chào hàng kịp thời.

Điều kiện tiên quyết trước khi triển khai hệ thống tính điểm

Hệ thống chỉ vận hành hiệu quả khi doanh nghiệp đã số hóa thông tin liên hệ và xác lập tiêu chí khách hàng mục tiêu rõ ràng. Bạn cần chuyển toàn bộ danh sách đối tác từ sổ tay hoặc tập tin bảng tính vào một hệ thống quản lý tập trung. Tìm hiểu thêm tại chăm sóc lead xuất khẩu để xây dựng nền tảng quy trình bài bản ngay từ đầu.

Hệ thống tự động hóa tiếp thị theo dõi các hoạt động ở đầu phễu để đưa người mua tiềm năng đến giai đoạn bán hàng. Trong khi đó, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) quản lý thông tin đối tác và vị trí của họ trong chu kỳ kinh doanh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hai nhóm dữ liệu cơ bản:

• Doanh nghiệp cần thu thập hai nhóm dữ liệu. Nhóm một là thông tin nhân khẩu học và hồ sơ doanh nghiệp. Dữ liệu này gồm quốc gia, loại hình công ty và quy mô. Doanh nghiệp cũng cần lấy địa chỉ email chính thức của người mua.
• Hạ tầng theo dõi kỹ thuật số: mã theo dõi gắn trên trang thông tin sản phẩm và công cụ gửi thư tự động có ghi nhận tương tác.

Các nhà cung cấp phần mềm luôn muốn bán dịch vụ dài hạn. Đội ngũ bán hàng nhỏ từ 1 đến 10 người nên chọn công cụ giá rẻ. Bạn cũng có thể dùng giải pháp mã nguồn mở trước khi mua phần mềm đắt tiền.

Quy trình 4 giai đoạn thiết lập thang điểm khách hàng tiềm năng

Tự động hóa dựa trên quy tắc sẽ thực hiện một hành động định sẵn ngay khi điều kiện thỏa mãn. Dưới đây là các bước chuẩn hóa mà doanh nghiệp xuất khẩu có thể áp dụng ngay.

1. Giai đoạn 1: Chuẩn hóa dữ liệu hồ sơ đối tác trong CRM. Phân loại nhóm đối tác theo thị trường mục tiêu và ngành hàng xuất khẩu cụ thể. Thiết lập các trường dữ liệu bắt buộc gồm tên công ty, chức danh người liên hệ, trang mạng công ty và thị trường quốc gia.
2. Giai đoạn 2: Thiết lập khung trọng số điểm số theo hành vi và hồ sơ. Phân chia điểm thành hai nhóm chính là điểm hồ sơ cố định và điểm tương tác động. Điểm hồ sơ phản ánh mức độ phù hợp với tiêu chuẩn khách hàng, còn điểm tương tác phản ánh mức độ quan tâm thực tế của nhà nhập khẩu.
3. Giai đoạn 3: Kết nối luồng dữ liệu tự động giữa công cụ gửi thư và CRM. Một luồng công việc tự động là tập hợp các nút xử lý kết nối với nhau để thực thi một chuỗi tác vụ. Thiết lập bộ kích hoạt ghi nhận dữ liệu khi đối tác mở thư chào hàng hoặc nhấp vào liên kết bảng thông số kỹ thuật. Mỗi sự kiện hợp lệ sẽ gửi tín hiệu để cộng điểm tương ứng vào hồ sơ trong CRM. Tham khảo chọn CRM cho sales xuất khẩu để tìm hệ thống tương thích tốt với luồng tự động này.
4. Giai đoạn 4: Cài đặt điểm chuyển giao cho nhân viên kinh doanh. Hệ thống tự động xử lý mọi bước từ nhập tin đến bán hàng. Điểm số vượt ngưỡng quy định sẽ kích hoạt việc giao việc. Hệ thống tự động tạo việc gọi điện hoặc báo ngay cho nhân sự phụ trách thị trường.

Khung phân tầng điểm số và ví dụ tính toán thực tế

Việc phân chia thang điểm thành các mức rõ ràng giúp nhân viên kinh doanh phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhóm khách. Dưới đây là bảng phân loại khách hàng dựa trên nguyên lý tự động hóa tiếp thị chuẩn.

Dưới đây là một ví dụ có phép tính cụ thể. Ví dụ này áp dụng cho trường hợp xuất khẩu nông sản từ Việt Nam.

Doanh nghiệp nhận được yêu cầu thông tin từ một nhà nhập khẩu tại châu Âu. Điểm số được hệ thống ghi nhận lần lượt như sau:

• Tiêu chí hồ sơ phù hợp thị trường trọng điểm: cộng 20 điểm.
• Mở thư giới thiệu sản phẩm 3 lần: 3 x 5 điểm = 15 điểm.
• Nhấp chuột vào liên kết tải bảng kết quả kiểm nghiệm chất lượng: cộng 20 điểm.
• Bấm liên kết tải bảng báo giá sơ bộ: cộng 15 điểm.
• Tổng điểm số tích lũy: 20 + 15 + 20 + 15 = 70 điểm.

Hệ thống sẽ báo ngay cho nhân sự bán hàng phụ trách thị trường châu Âu. Nhân viên sẽ chuẩn bị báo giá chính thức và gọi điện thoại cho khách.

Cách kiểm tra kết quả và tinh chỉnh trọng số định kỳ

Doanh nghiệp cần đối soát hệ thống tự động thường xuyên. Việc này giúp bạn tránh bỏ sót khách tiềm năng thực tế. Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra sau mỗi tháng vận hành.

• Bạn cần kiểm tra độ chính xác của dữ liệu ghi nhận. Hãy gửi thư thử nghiệm nội bộ trong công ty. Bạn bấm vào liên kết để xem hệ thống CRM có cộng đúng điểm không. Hệ thống CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng.
• Doanh nghiệp nên theo dõi tỷ lệ đổi từ điểm cao sang đơn hàng. Hãy xem nhóm có điểm cao có phản hồi báo giá tốt hơn không. Nếu họ không trả lời, điểm cho việc nhấp chuột có thể đang quá cao.
• Doanh nghiệp nên trừ bớt điểm của khách hàng cũ. Cách này giúp đưa điểm số về đúng mức thực tế.

Đối tác đạt điểm cao nhưng không ký hợp đồng vì thiếu vốn? Bạn hãy tăng điểm cho hồ sơ công ty và giảm điểm nhấp chuột. Bạn sửa quy tắc tính điểm trong phần mềm quản lý. Sau đó, bạn theo dõi lại kết quả trong 30 ngày tiếp theo.

Những sai lầm cần tránh và điều kiện dừng tương tác bắt buộc

Tự động hóa tiếp thị là cơ hội lớn nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu áp dụng sai quy định hoặc làm phiền khách hàng. Doanh nghiệp cần nhận biết các lỗi phổ biến sau:

• Nhiều người nhầm lượt mở email với ý định mua hàng nghiêm túc. Một số phần mềm bảo mật thư tự động mở nội dung và liên kết. Việc này khiến hệ thống cộng điểm ảo cho hồ sơ.
• Thu thập dữ liệu sai quy định quốc tế mang lại rủi ro lớn. Luật GDPR của châu Âu có hiệu lực từ ngày 25 tháng 5 năm 2018. Luật này đòi hỏi người dùng đồng ý trước khi doanh nghiệp lấy dữ liệu. Luật CCPA của California có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2020. Luật này cho người dân từ chối chia sẻ dữ liệu cá nhân.
• Thư điện tử bắt buộc phải có nút hủy đăng ký. Khi gửi thư quốc tế, bạn phải kèm đường dẫn để người nhận từ chối thư sau này.

Cần có điều kiện dừng gửi thư tự động. Khi đối tác bấm từ chối nhận thư, hệ thống phải ngưng gửi ngay. Thao tác này gọi là unsubscribe. Hệ thống cũng phải khóa tính điểm tương tác với địa chỉ đó. Tiếp tục gửi thư sau khi khách đã yêu cầu hủy có thể khiến tên miền gửi thư của doanh nghiệp bị đưa vào danh sách đen quốc tế.