Email Nhắc Báo Giá Cho Sales Xuất Khẩu Nhỏ: 4 Bước Giữ Khách

Sau khi gửi bảng chào giá cho đối tác, nhiều nhân viên kinh doanh thấy người mua không phản hồi.
Nhiều xưởng và công ty quy mô nhỏ chịu ảnh hưởng lớn khi khách chậm trả lời.
Họ dễ gặp rủi ro chi phí vận tải hoặc nguyên liệu tăng.
Triển khai kế hoạch chăm sóc lead xuất khẩu đúng chuẩn giúp bảo vệ đơn hàng.

Tại sao công ước thương mại yêu cầu xác định thời hạn báo giá?

Theo luật mua bán quốc tế CISG 1980, hợp đồng hình thành qua hai bước. Đó là chào hàng và chấp nhận chào hàng.
CISG 1980 là Công ước Liên Hợp Quốc về Hợp đồng Mua bán Hàng hóa Quốc tế.
Chào hàng chỉ có giá trị ràng buộc nếu ghi rõ số lượng, chất lượng và đơn giá. Bạn cũng có thể nêu cách tính các tiêu chí này.
Người bán có thể gặp rủi ro nếu không ghi thời hạn hiệu lực cụ thể. Khi thị trường đổi giá, bên mua lại đột ngột đồng ý mức giá cũ.

Hướng dẫn của Trade.gov nhấn mạnh việc tính kỹ mọi chi phí bán hàng ra nước ngoài. Các khoản này gồm tiền cước, tiền thuế và các phí phụ. Trade.gov là trang tin của Cơ quan Quản lý Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ. Email nhắc báo giá không chỉ để giục khách mua hàng. Thư này giúp báo ngày hết hạn để hai bên chốt lại thoả thuận.

Kiểm tra cơ cấu chi phí theo Incoterms 2020 trước khi gửi thư nhắc

Quy tắc Incoterms 2020 do Phòng Thương mại Quốc tế ICC ban hành. Bộ quy tắc này giúp tránh hiểu lầm gây tốn kém tiền bạc. Nó nêu rõ nhiệm vụ, chi phí và rủi ro giữa đôi bên. Trước khi soạn thư nhắc, sales cần xem lại điều kiện đã báo.

Nếu bạn chào giá theo điều kiện nhóm F (như FOB), chi phí vận chuyển chặng chính do người mua chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, nếu bạn chào giá theo nhóm C (như CIF hay CFR), biến động cước tàu biển quốc tế sẽ tác động trực tiếp vào biên lợi nhuận của doanh nghiệp Việt Nam. Thư nhắc giá phải nêu rõ rằng biểu cước chặng biển hoặc phụ phí cảng biển chỉ được giữ cố định đến ngày cụ thể.

Dưới đây là bảng phân chia chi phí theo quy tắc Incoterms 2020. Nhân viên kinh doanh cần xem kỹ bảng này trước khi gửi thư nhắc.

Quy trình 4 bước chuẩn hóa nội dung email nhắc báo giá

Doanh nghiệp nhỏ có thể theo dõi tiến độ trên phần mềm quản lý. Bạn nên xem thêm tiêu chí trong chọn CRM cho xuất khẩu nhỏ. Cách làm này vừa lịch sự vừa giữ khách thoải mái. Các bước triển khai gồm:

1. Bước 1: Rà soát lại dữ liệu chào hàng ban đầu. Kiểm tra mã quy cách phẩm cấp hàng, số lượng tối thiểu (MOQ) và điều kiện Incoterms đã gửi. Tránh nhắc chung chung mà không dẫn chiếu số hiệu báo giá hoặc ngày gửi email gốc.
2. Bước 2: Cập nhật biến động chi phí vận hành. Đối soát với bộ phận kho xưởng hoặc hãng tàu xem giá cước và nguyên liệu có thay đổi hay không. Nếu cước biển sắp tăng, đây là lý do khách quan hợp lý nhất để gửi thư hỗ trợ khách ra quyết định sớm.
3. Bước 3: Soạn thảo nội dung ngắn gọn bằng tiếng Anh. Đặt tiêu đề nêu rõ tên công ty, số báo giá (Quotation Reference) và tên mặt hàng. Nội dung thư tập trung hỏi xem đối tác có vướng mắc gì về thông số kỹ thuật hay giấy chứng nhận kiểm nghiệm hay không, đồng thời nhắc mốc thời gian hết hạn giá.
4. Bước 4: Thiết lập kế hoạch lưu trữ phản hồi. Ghi nhận tình trạng phản hồi vào bảng theo dõi nội bộ. Trường hợp khách hàng yêu cầu thay đổi cảng đến hoặc phương thức giao hàng, sales phải tính lại biểu phí trước khi gửi văn bản chấp thuận.

Ví dụ minh họa tính toán thời hạn giữ giá cước xuất khẩu

Sau đây là ví dụ minh họa tính tiền cho lô hàng thủ công mỹ nghệ. Hàng đi từ cảng Cát Lái sang châu Âu.

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp gửi báo giá theo điều kiện CIF cảng Rotterdam. Chi phí gồm tiền hàng hóa nội địa và tiền cước biển có hạn trong 15 ngày. Hãng tàu thông báo phụ phí mùa cao điểm sẽ tăng thêm sau khi hết hạn giữ giá.

Khách có thể không phản hồi trước hạn chót. Nếu nhân sự quên nhắc hạn giá, chi phí thực tế sẽ tăng.
Ví dụ minh họa: Tiền cước biển tăng làm giảm bớt lợi nhuận ban đầu của doanh nghiệp xuất khẩu.
Trước khi hết hạn, sales cần gửi thư nhắc khách. Thư nên nêu rõ hạn chót giữ giá cước ban đầu. Sau thời điểm này, giá sẽ được tính lại theo mức phụ phí mới.

Cách xử lý khi khách hàng tiếp tục im lặng và điểm dừng an toàn

Đối với doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hạn chế, việc tiếp tục gửi thư bám đuổi các lead không phản hồi sẽ gây lãng phí thời gian. Theo nguyên tắc của CISG 1980, sự im lặng hoặc không hành động tự nó không cấu thành sự chấp thuận chào hàng. Sau khi đã gửi 2 đến 3 thư nhắc mà không nhận được tín hiệu, sales nên thực hiện bước đóng hồ sơ tạm thời.

Bức thư cuối cùng cần thông báo lịch sự rằng thời hạn hiệu lực của báo giá đã kết thúc.
Nếu sau này khách muốn mua lại lô hàng đó, công ty sẵn lòng gửi báo giá mới. Báo giá mới sẽ theo sát thị trường lúc bấy giờ.
Việc này giúp bảo vệ uy tín chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bạn cũng giữ được tư thế bình đẳng khi thương lượng mua bán.

Lưu ý về xung đột lợi ích: Sàn thương mại B2B và bên bán dữ liệu có thể gắn báo cáo với mục tiêu riêng. Doanh nghiệp cần tự kiểm tra lại dựa trên năng lực thực tế của xưởng.