Checklist Chọn CRM Cho Sales Xuất Khẩu Nhỏ: Bộ Điểm 100

Ví dụ tính toán chi phí và điểm hòa vốn đầu tư CRM

Dưới đây là một ví dụ minh họa có phép tính đã được kiểm tra. Tình huống này giúp bạn tính điểm hòa vốn trước khi chi tiền mua phần mềm.

Một xưởng xuất khẩu hạt tiêu có 3 nhân viên kinh doanh quốc tế. Mỗi tháng, phòng kinh doanh nhận được 40 thư hỏi hàng từ đối tác nước ngoài. Trước đây, đội ngũ quản lý thông tin bằng bảng tính cá nhân. Việc ghi chép thủ công làm trễ hẹn phản hồi. Tỷ lệ chốt hợp đồng chính thức chỉ đạt mức 5%.

Số đơn hàng thành công mỗi tháng là 2 đơn, vì 40 nhân 5% bằng 2 đơn hàng. Đội ngũ sẽ thu thêm lợi nhuận gộp từ các chuyến hàng đó.

Chủ doanh nghiệp cân nhắc mua phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Mô hình này thường được gọi tắt là CRM dạng thuê bao đám mây. Mức phí bản quyền cho mỗi người dùng là 25 USD một tháng.

Sau khi dùng phần mềm, hệ thống tự động nhắc lịch chăm sóc. Nhân viên không còn quên lịch gửi giá và hồ sơ kiểm nghiệm sản phẩm. Tỷ lệ chuyển đổi sau 3 tháng tăng rõ rệt so với ban đầu. Doanh nghiệp tiếp nhận các cơ hội mới và chốt được nhiều đơn hàng hơn.

Tổng lợi nhuận gộp mới của doanh nghiệp tăng lên mỗi tháng. Mức lợi nhuận tăng thêm cao hơn hẳn so với mức ban đầu. Doanh nghiệp có thêm lợi nhuận ròng sau khi trừ chi phí phần mềm.

Bạn có thể so sánh bài toán này với cách xác định ICP xuất khẩu. Việc này giúp bạn tính đúng chi phí biên cho từng nhóm khách.

Mục tiêu cốt lõi khi đội sales nhỏ chuyển từ bảng tính sang CRM

Bảng tính thường gây thất thoát dữ liệu khách hàng quốc tế khi nhân sự thay đổi. Nhân viên mới tiếp nhận rất khó đọc lại lịch sử thương lượng. Việc ghi nhận bằng tay cũng dễ gây sót thông tin các chứng từ kiểm định. Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng giúp gom toàn bộ lịch sử này về một nền tảng.

Khái niệm CRM chỉ quá trình quản lý tương tác giữa doanh nghiệp và người mua. Hệ thống lưu giữ lịch sử hòm thư, hồ sơ doanh nghiệp và tiến độ chào giá. Nền tảng trực tuyến giúp dữ liệu không bị thất lạc khi máy tính cá nhân hỏng hóc.

Mục tiêu đầu tiên của chuyển đổi là chuẩn hóa quy trình tiếp cận người mua. Đội ngũ bán hàng từ 1 đến 10 người cần nắm rõ từng bước làm việc. Bạn có thể tham khảo quy trình chăm sóc lead xuất khẩu để phân chia các giai đoạn theo dõi khách mua. Quy trình chuẩn giúp sales không bỏ quên bất kỳ thư hỏi giá nào.

Mục tiêu thứ hai là tự động hóa lực lượng bán hàng. Thuật ngữ quốc tế gọi đây là Sales Force Automation. Chức năng này hỗ trợ tự động lưu vết các cuộc trao đổi. Nhân sự tránh được việc gọi điện hoặc gửi email trùng lặp cho cùng một đối tác. Doanh nghiệp nhờ đó giữ vững hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt bạn hàng ngoại quốc.

Mục tiêu thứ ba là bảo vệ tài sản dữ liệu của công ty xuất khẩu. Khi nhân viên sales nghỉ việc, toàn bộ danh bạ người mua vẫn thuộc quyền kiểm soát của công ty. Người quản lý chỉ cần đổi quyền truy cập trên tài khoản quản trị. Nhân sự mới có thể xem lại ngay các bản thỏa thuận trước đó để tiếp tục đàm phán.

Bộ tiêu chí chấm điểm và checklist đánh giá tính năng CRM

Doanh nghiệp nhỏ không nên mua các hệ thống phần mềm quá đồ sộ. Những bộ công cụ cồng kềnh đòi hỏi chi phí tư vấn cài đặt rất tốn kém. Thời gian đào tạo kéo dài cũng khiến nhân viên kinh doanh cảm thấy nản lòng. Bạn hãy chấm điểm phần mềm theo các tiêu chí thiết thực.

Tiêu chuẩn đồng bộ hòm thư điện tử chiếm điểm số cao nhất. Nhân viên xuất khẩu làm việc với người mua nước ngoài chủ yếu qua thư điện tử. Nếu phần mềm bắt nhân viên sao chép từng bức thư bằng tay, họ sẽ bỏ cuộc. Bạn cần kiểm tra tính năng kết nối trực tiếp với dịch vụ thư điện tử của công ty.

Tiêu chuẩn quản lý phễu báo giá cần phù hợp với tập quán thương mại quốc tế. Mỗi đơn hàng xuất khẩu phải trải qua nhiều bước kiểm định. Các bước này gồm gửi thư giới thiệu, gửi bảng báo giá, gửi hàng mẫu và đàm phán điều khoản hợp đồng. Phần mềm phải cho phép người dùng tự sửa tên các giai đoạn này trên giao diện.

Doanh nghiệp cũng cần đánh giá khả năng phối hợp công cụ tiếp thị. Bạn có thể tham khảo thêm tại chuyên mục Tự Động Hóa Chăm Sóc Lead & Email để biết cách gửi thư hàng loạt đúng luật. Việc nắm rõ kỹ thuật này giúp tránh rủi ro hòm thư công ty bị khóa do vi phạm chống thư rác.

Các nhà cung cấp phần mềm luôn có lợi ích thương mại khi bán dịch vụ. Họ thường thuyết phục bạn mua những gói tính năng nâng cao đắt tiền. Đội sales nhỏ chỉ nên mua gói cơ bản đáp ứng đủ các tiêu chí thực tế đã nêu trong bảng.

Quy trình thử nghiệm và các bước thẩm định phần mềm thực tế

Doanh nghiệp không nên vội vã ký hợp đồng thuê bao dài hạn ngay lần đầu. Bạn cần đưa phần mềm vào quy trình chạy thử có kiểm soát qua 4 bước cụ thể sau.

1. Bước một, chuẩn bị tập dữ liệu thử nghiệm từ 20 giao dịch xuất khẩu cũ. Bạn gom thông tin gồm tên công ty đối tác, địa chỉ email, mặt hàng quan tâm và lịch sử báo giá. Tệp mẫu này giúp bạn đánh giá khả năng tương thích của phần mềm.
2. Bước hai, đăng ký tài khoản chạy thử miễn phí từ 14 đến 30 ngày. Đội ngũ bán hàng tải danh bạ mẫu lên hệ thống. Nhân viên kết nối hòm thư công việc vào phần mềm để kiểm tra tính năng đồng bộ tự động.
3. Bước ba, tiến hành các nghiệp vụ bán hàng thực tế hàng ngày trên nền tảng. Nhân sự gửi thư báo giá, ghi nhận tiến độ gửi mẫu và gắn nhãn mức độ tiềm năng. Người quản lý theo dõi thời gian nhân viên thao tác có nhanh hơn dùng bảng tính cũ hay không.
4. Bước bốn, tổ chức cuộc họp nội bộ để chấm điểm theo bộ checklist. Khi điểm trung bình cả đội đạt yêu cầu, công ty mới đàm phán hợp đồng thuê bao.

Quy trình thử nghiệm giúp bạn tránh lãng phí ngân sách công ty. Khi thử nghiệm, bạn hãy yêu cầu nhân viên ghi lại mọi lỗi kết nối phát sinh. Những lỗi này là căn cứ quan trọng để quyết định có nên gắn bó dài hạn với nhà cung cấp hay không.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng tươi sống, việc phân nhóm bạn hàng cần chặt chẽ hơn. Bạn có thể xem bài hướng dẫn tìm khách nhập khẩu nông sản tươi để nắm rõ cách tạo các trường dữ liệu theo hạn dùng. Cách làm này giúp bảng ghi chú trong phần mềm luôn bám sát đặc thù hàng hóa thực tế.

Các biến số làm thay đổi quyết định lựa chọn và thời điểm cần dừng thử nghiệm

Mỗi ngành hàng và hình thức bán hàng có yêu cầu quản trị dữ liệu riêng biệt. Doanh nghiệp làm gia công trọn gói cho vài khách quen sẽ có cách theo dõi rất khác đơn vị thương mại. Các yếu tố này thay đổi trực tiếp quyết định mua phần mềm của bạn.

Nếu công ty có ít khách hàng, bạn chưa cần đến CRM trả phí. Việc mua phần mềm lúc này có thể gây tốn kém không cần thiết.

Người quản lý cần chủ động dừng thử nghiệm và đổi nhà cung cấp nếu thấy các dấu hiệu cảnh báo dưới đây.

• Hệ thống thường xuyên mất kết nối khi đồng bộ với hòm thư công ty. Sự cố này khiến nhân viên không nhận được thông báo phản hồi của người mua quốc tế. Khách hàng ngoại quốc có thể chuyển sang mua của đối thủ cạnh tranh nếu bị chậm trễ.
• Giao diện phần mềm quá tải và giật lag trên máy tính làm việc. Tình trạng mở hồ sơ khách hàng chậm sẽ làm giảm năng suất của nhân viên. Đội ngũ sẽ dần bỏ qua việc ghi chép nhật ký cuộc gọi và báo giá.
• Nhà cung cấp không cho phép trích xuất toàn bộ dữ liệu ra tệp bảng tính độc lập. Dấu hiệu này cảnh báo rủi ro doanh nghiệp bị phụ thuộc dữ liệu. Bạn sẽ rất khó chuyển đổi dữ liệu sang nền tảng khác sau này.
• Chi phí ẩn phát sinh bất ngờ sau khi hết thời gian chạy thử miễn phí. Các khoản này gồm phí mở cổng kết nối dữ liệu, phí sao lưu và phí hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại.

Khi gặp phải các dấu hiệu xấu kể trên, bạn cần lập tức sao lưu toàn bộ danh sách khách hàng về máy tính. Bạn cho toàn đội tạm thời dùng lại bảng tính nội bộ để giữ nhịp giao dịch. Bạn có thể tham khảo mục Xuất Khẩu & Tìm Khách Nhập Khẩu để tra cứu thêm các kinh nghiệm tổ chức thương mại hữu ích.

Việc hiểu rõ kết quả thử nghiệm giúp bạn tránh rơi vào bẫy mua sắm công nghệ theo phong trào. Bước tiếp theo của bạn là tải bảng điểm checklist về, áp dụng ngay vào đợt thử nghiệm phần mềm sắp tới và giữ kỷ luật đánh giá khách quan.