Tìm khách nhập khẩu nông sản tươi: Cách chọn đối tác và bộ lọc

Cách đo lường năng lực và phân loại nhóm nhà nhập khẩu nông sản

Doanh nghiệp xuất khẩu quy mô nhỏ tại Việt Nam thường gặp khó khăn khi tiếp cận các tập đoàn thu mua bán lẻ lớn. Nguồn hàng hạn chế và thiếu chứng chỉ bao quát khiến đơn vị nhỏ khó đáp ứng sản lượng liên tục. Để định vị đúng phân khúc, bạn cần phân loại đối tác nhập khẩu thành hai nhóm chính với các đặc điểm vận hành riêng biệt.

Nhóm thứ nhất là bên cung cấp dịch vụ cho chuỗi bán lẻ (service providers). Họ lập kế hoạch bán hàng dài hạn cho các siêu thị lớn. Nhóm này cần sản lượng rất lớn. Họ cũng đòi hỏi chứng nhận nông nghiệp tốt và đóng gói sẵn để lên kệ. Nhóm thứ hai là các nhà nhập khẩu chuyên biệt (specialised importers). Họ còn gồm cả các đơn vị kinh doanh thương mại. Nhóm này bán cho thị trường giao ngay và các cửa hàng cao cấp. Họ cũng bán trái cây nhiệt đới, hàng hữu cơ và đồ cho cộng đồng châu Á.

Nhà nhập khẩu chuyên biệt là hướng đi tốt cho người mới làm xuất khẩu nông sản tươi. Họ rất hiểu các loại trái cây Việt Nam như xoài, chanh leo, thanh long hay sầu riêng. Bạn không bị ép giao số lượng quá lớn. Nhờ vậy, bạn dễ chốt đóng gói thùng carton thay vì túi lẻ phức tạp.

Cách khai thác danh bạ hội chợ chuyên ngành và chợ đầu mối quốc tế

Doanh nghiệp nhỏ không cần tốn hàng ngàn đô la thuê gian hàng ở nước ngoài. Bạn có thể dùng dữ liệu mở từ các hội chợ lớn. Cách này giúp bạn tìm đối tác phù hợp với chi phí thấp nhất.

Ngành rau quả có hai hội chợ thường niên lớn nhất thế giới. Đó là Fruit Logistica vào tháng 2 tại Berlin, Đức. Thứ hai là Fruit Attraction vào tháng 10 tại Madrid, Tây Ban Nha. Ban tổ chức luôn công khai danh sách doanh nghiệp trên mạng. Bạn hãy tạo tài khoản miễn phí để tra cứu theo ngành hàng. Bạn có thể lọc quốc gia và tìm người mua nông sản nhiệt đới.

Chợ đầu mối tại châu Âu cũng là nguồn tìm kiếm rất tốt. Những chợ lớn gồm có Rungis ở Paris và Mercabarna ở Barcelona. Ngoài ra còn có Mercamadrid tại Madrid và Grossmarkt Hamburg tại Đức. Trang mạng của các chợ này có danh sách người buôn rau quả tươi. Thùng hàng vào chợ cần ghi rõ nguồn gốc và tên công ty bạn. Thông tin trên bao bì giúp người mua khác biết đến bạn dễ dàng hơn.

Khi lấy số liệu từ web B2B hay bên bán danh bạ, bạn cần cẩn thận. Những bên này bán thông tin để kiếm tiền lời. Nhiều dữ liệu có thể đã cũ hoặc không còn đúng nhu cầu. Bạn nên kiểm tra lại qua trang web chính thức của người mua. Bạn cũng nên gọi số bàn hoặc xem trang cá nhân của họ trước khi làm việc.

Bộ lọc kỹ thuật và ngưỡng an toàn thực phẩm bắt buộc phải kiểm tra

Khách hàng nhập khẩu dù hào hứng đến đâu cũng sẽ lập tức hủy đơn nếu lô hàng không vượt qua hàng rào kiểm dịch tại cửa khẩu. Trước khi gửi email chào hàng đầu tiên, doanh nghiệp nhỏ phải tự kiểm tra các thông số kỹ thuật nội bộ theo các thang đo pháp lý hiện hành.

Bạn phải chú ý mức tồn dư tối đa của thuốc bảo vệ thực vật (MRLs). MRLs là giới hạn hóa chất cho phép còn lại trên nông sản. Châu Âu thường hạ thấp mức này và cấm nhiều chất cũ. Hệ thống cảnh báo RASFF ghi nhận nhiều vụ trả hàng năm 2024 do dính thuốc bảo vệ thực vật. RASFF là hệ thống cảnh báo nhanh về thực phẩm của châu Âu. Các chất hay bị phạt gồm chlorpyrifos, dimethoate, acephate và formetanate. Bạn phải giữ sổ ghi chép phun thuốc tại vườn trồng. Bạn cũng cần gửi mẫu thử đến phòng kiểm nghiệm được chỉ định.

Kiểm dịch thực vật là bước bắt buộc tiếp theo. Tại Việt Nam, cơ quan NPPO chịu trách nhiệm cấp giấy kiểm dịch xuất khẩu. NPPO là Cơ quan Bảo vệ Thực vật Quốc gia. Phần lớn rau quả tươi đều cần giấy này trước khi chuyển đi xa. Dù vậy, Quy định EU 2019/2072 có ngoại lệ cho 5 loại quả. Năm loại đó là dứa, chuối, dừa, sầu riêng và chà là. Các quả này không cần giấy kiểm dịch khi vào châu Âu. Biết rõ điều này giúp xưởng làm hàng tiết kiệm nhiều thời gian.

Với trái cây cắt gọt sẵn (pre-cut), bạn phải kiểm soát sạch khuẩn hại. Quy định EC 2073/2005 yêu cầu kiểm tra kỹ vi khuẩn Salmonella và E. Coli. Hàng hóa cần được giữ lạnh liên tục suốt đường đi. Nếu nhiệt độ kho hay máy bay bị hỏng, bạn hãy báo ngay cho người mua. Hai bên sẽ cùng kiểm tra lại xem hàng còn tươi ngon hay không.

Cách diễn giải kết quả tiếp cận và quy trình chốt đơn hàng thử nghiệm

Khi có danh sách khách và kết quả kiểm mẫu, bạn gửi thư chào hàng. Thư đầu tiên cần ngắn gọn và nêu rõ phẩm cấp hàng hóa. Hãy ghi rõ cách đóng gói, sản lượng mỗi tuần và chứng chỉ an toàn. Bạn nên chuẩn bị sẵn bộ giấy tờ xuất khẩu lần đầu. Bạn có thể đưa giấy tờ ra ngay khi khách hỏi lai lịch công ty.

Người mua sẽ phản hồi theo ba nhóm ý kiến chính:

• Phản hồi tích cực yêu cầu báo giá: Khách hỏi kỹ về giá bán và lịch tàu đi. Họ cũng hỏi độ lệch cân nặng và điều kiện giao hàng Incoterms. Incoterms là bộ quy tắc giao nhận hàng quốc tế.
• Phản hồi cẩn trọng cần kiểm tra: Khách đòi xem phiếu kiểm nghiệm chất cấm độc lập. Họ có thể xin mã số vườn trồng. Khách cũng có thể nhờ bạn gửi một thùng mẫu qua đường máy bay.
• Khách im lặng hoặc từ chối: Họ đã có nguồn hàng khác hoặc chưa hợp quy cách. Lúc này, hãy đưa khách vào danh sách chăm sóc lead xuất khẩu dài hạn. Lead ở đây nghĩa là khách hàng tiềm năng. Bạn có thể gửi thông báo mới cho họ vào vụ thu hoạch sau.

Người xuất khẩu nhỏ cần chọn kỹ cách thanh toán. Nhiều người mua đề nghị bán ký gửi. Họ nhận hàng, tự bán rồi mới trừ hoa hồng và hao hụt để trả tiền. Cách bán này đẩy mọi thiệt hại hư hỏng sang người bán. Bạn nên ưu tiên bán giá cố định cho đơn hàng thử nghiệm. Mức giá này cần đủ bù chi phí đóng gói và vận chuyển trong nước.

Ví dụ minh họa tính toán phương án báo giá xuất khẩu:

Hàng được chở bằng máy bay sang bên mua tại Pháp. Doanh nghiệp cần tính mức giá thấp nhất ngay tại xưởng đóng gói:

• Chi phí thu mua chanh leo đạt chuẩn tại vườn.
• Chi phí phân loại, xử lý nấm, đóng thùng carton thông khí và dán tem nhãn truy xuất nguồn gốc.
• Chi phí kiểm nghiệm mẫu hóa chất và phí kiểm dịch thực vật phân bổ cho lô: 2,000 VND/kg.
• Tổng giá thành sản phẩm tại xưởng (chưa tính cước vận chuyển): 25,000 + 8,000 + 2,000 = 35,000 VND/kg.
• Tỷ suất lợi nhuận biên mục tiêu 20%: 35,000 x 0.20 = 7,000 VND/kg.
• Giá bán tối thiểu xuất xưởng mục tiêu: 35,000 + 7,000 = 42,000 VND/kg.

Khách có thể đòi bán ký gửi. Họ còn yêu cầu bạn chịu lỗ nếu quả hỏng trên 5%. Gặp đề nghị này, bạn nên từ chối. Bạn hãy giữ giá cố định cho lô thử đầu tiên. Hàng được giao tại kho sân bay theo điều kiện FCA Tân Sơn Nhất. Cách này giúp giữ vốn và tránh tranh chấp chất lượng sau chuyến đi xa.

Sau khi chốt giá, bạn hãy gửi hóa đơn chiếu lệ. Đây là giấy tờ báo giá và điều kiện bán trước khi giao hàng. Bạn cần nhận cọc từ 30% đến 50% trước khi thu hoạch quả. Bạn cũng cần theo sát khâu đóng gói để giữ uy tín cho các đơn sau.