Xây Quan Hệ Lâu Dài Cho Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Nhỏ: 5 Trụ Cột

Xưởng sản xuất và công ty thương mại nhỏ tại Việt Nam thường tốn nhiều chi phí tìm khách mới. Họ phải chi nhiều tiền khi tham gia hội chợ hoặc sàn trực tuyến. Năm 1983, giáo sư Leonard Berry có một nghiên cứu giá trị. Ông chứng minh rằng giữ khách cũ luôn ít tốn kém hơn tìm khách mới. Để có doanh thu bền vững, công ty nên tập trung chăm sóc quan hệ lâu dài.

Tại sao doanh nghiệp nhỏ cần ưu tiên giữ chân nhà nhập khẩu cũ?

Phần lớn rủi ro ngoại thương xảy ra ở các chuyến hàng đầu tiên, khi hai bên chưa hiểu rõ phong cách làm việc và tiêu chuẩn chất lượng của nhau. Chi phí bỏ ra để xác minh pháp nhân, gửi mẫu thử, thẩm định chứng chỉ và đàm phán hợp đồng quốc tế rất lớn. Khi một người mua quyết định đặt đơn thứ hai hoặc thứ ba, chi phí bán hàng biên tế giảm mạnh, giúp biên lợi nhuận của doanh nghiệp cải thiện rõ rệt.

Hơn nữa, người mua quốc tế luôn có xu hướng tìm nguồn hàng an toàn để tối ưu chuỗi cung ứng của chính họ. Khi đối tác đã tin tưởng sự ổn định của xưởng, họ sẽ ưu tiên giao các hợp đồng khung hàng năm. Điều này giúp doanh nghiệp giải bài toán hoạch định sản xuất, hạn chế tình trạng máy móc bỏ trống giữa các mùa vụ.

Chọn chiến lược giá trị nào để cạnh tranh khi quy mô còn khiêm tốn?

Các nghiên cứu về tiếp thị nêu ra ba cách tạo giá trị. Đó là giá tốt nhất, sản phẩm tốt nhất hoặc dịch vụ tốt nhất. Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường khó bán giá rẻ nhất. Họ không có quy mô sản xuất lớn như các tập đoàn công nghiệp.

Bạn nên kết hợp hàng đạt chuẩn với dịch vụ tốt. Bạn không cần một xưởng quá lớn. Dù vậy, mỗi gói hàng giao đi phải thật đồng đều. Chúng phải khớp với cam kết trong catalogue xuất khẩu hiệu quả lúc đầu. Bạn cũng cần trả lời nhanh và làm giấy tờ chu đáo để tạo lợi thế.

Thiết lập mô hình tiếp xúc đa điểm chạm gắn liền kiểm soát chất lượng như thế nào?

Trường Quản lý Cranfield đưa ra lới khuyên về tiếp thị mối quan hệ. Mô hình này cần ba trụ cột: quản lý chất lượng, quản lý dịch vụ khách hàng và tiếp thị. Mối liên kết lỏng lẻo nhất thường bắt nguồn từ việc doanh nghiệp chỉ để một nhân viên kinh doanh duy nhất phụ trách liên lạc với đối tác nước ngoài. Nếu nhân sự đó nghỉ việc, mối quan hệ mua bán có thể bị đứt gãy ngay lập tức.

Để khắc phục, bạn nên áp dụng phương pháp làm việc theo nhóm. Cách này gắn kết nhiều người ở hai bên lại với nhau. Nhờ đó, sợi dây liên kết giữa hai công ty sẽ bền vững hơn:

• Điểm chạm kinh doanh: Sales xuất khẩu trao đổi về giá cả, thời gian giao hàng và điều khoản thương mại.
• Điểm chạm kỹ thuật: Kỹ sư hoặc quản đốc nhà máy trực tiếp trao đổi về thông số kỹ thuật, cách đóng gói hoặc kiểm tra mẫu.
• Điểm chạm điều vận và chứng từ: Chuyên viên chứng từ phối hợp chặt chẽ với bộ phận logistics của khách để cập nhật lịch tàu và thông quan.
• Điểm chạm lãnh đạo: Ban giám đốc định kỳ thăm hỏi vào các dịp lễ tết quan trọng hoặc trao đổi định hướng hợp tác thường niên.

Khi đối tác nhận thấy toàn bộ bộ máy của bạn cùng vận hành đồng bộ để bảo vệ đơn hàng của họ, mức độ an tâm sẽ tăng lên rõ rệt.

Quản lý năng lực sản xuất để tránh bội tín với khách hàng ngoại thương

Cơ quan Thương mại Hoa Kỳ khuyến cáo các đơn vị xuất khẩu cần rà soát kỹ lưỡng mối tương quan giữa năng lực nhà xưởng và cam kết bán hàng. Doanh nghiệp nhỏ hay nhận đơn quá lớn vì sợ mất mối. Hoặc họ chỉ xuất khẩu tạm thời để xả hàng tồn khi thị trường nội địa giảm. Cả hai cách làm này đều là sai lầm phổ biến.

Thị trường trong nước có thể phục hồi trở lại. Lúc này, bạn chớ lơ là hoặc bỏ bê đơn xuất khẩu đã nhận. Nếu làm chậm trễ, đối tác nước ngoài sẽ dừng hợp đồng vĩnh viễn. Để giữ uy tín lâu năm, bạn cần lập kế hoạch rõ ràng. Hãy tính sản lượng tối thiểu (MOQ) và hạn mức công suất cho các đơn xuất khẩu định kỳ.

Khai thác dữ liệu giao dịch để cá nhân hóa chăm sóc khách hàng

Phần mềm CRM giúp lưu trữ toàn bộ lịch sử mua hàng và tần suất đặt lệnh. Công cụ này cũng ghi nhận sở thích kiểm tra chứng từ và phản hồi về lô hàng. Nhờ theo dõi chu kỳ quay vòng hàng hóa, doanh nghiệp có thể chủ động liên hệ sớm để nhắc khách mua tiếp.

Ví dụ minh họa, một đại lý ở Úc tiêu thụ đều đặn 2 container nông sản mỗi quý. Nhân viên không nên thụ động ngồi đợi khách đặt. Họ hãy xem lịch sử mua để báo tình hình nguyên liệu. Sau đó, họ đề xuất đặt chỗ tàu sớm từ trước. Việc này giúp khách không bị đứt hàng tại cảng đến. Họ sẽ tin tưởng hơn vào năng lực của xưởng bạn.

Bạn cũng có thể rà soát dữ liệu người mua để chỉnh hồ sơ đối tác mục tiêu. Hãy xem hướng dẫn xác định khách hàng mục tiêu xuất khẩu khi chuẩn hóa tiêu chí lọc. Việc này giúp xưởng không tốn thời gian tiếp cận sai người.

Nguyên tắc xử lý khi xảy ra sự cố chất lượng và dấu hiệu cần dừng hợp tác

Khi bán hàng quốc tế, sản phẩm có thể hỏng hóc hoặc gặp lỗi lúc đi biển. Cách bạn xử lý sự cố chính là bài kiểm tra lớn nhất cho mối quan hệ lâu dài. Doanh nghiệp đừng né tránh hay đổ lỗi cho bên vận tải. Thay vào đó, hãy cùng khách tìm nguyên nhân. Sau đó, bạn cần đền bù hoặc xử lý hàng lỗi thật thỏa đáng.

Tuy nhiên, xây dựng quan hệ lâu dài không đồng nghĩa với việc chấp nhận mọi rủi ro thanh toán bất hợp lý. Doanh nghiệp cần dừng hợp tác khi thấy đối tác có dấu hiệu nguy hiểm. Bạn cũng có thể nâng mức bảo đảm an toàn hơn: Đối tác liên tục trì hoãn việc mở thư tín dụng. Họ cũng không thanh toán tiền cọc theo đúng thỏa thuận hợp đồng.

• Đối tác liên tục trì hoãn việc mở thư tín dụng hoặc thanh toán tiền cọc theo đúng thỏa thuận hợp đồng.
• Người mua đơn phương yêu cầu hạ chuẩn giá trị thanh toán nhưng lại muốn gia tăng trách nhiệm bảo hành vô lý.
• Đối tác không minh bạch về hệ thống phân phối hoặc có biểu hiện gian lận chứng từ nguồn gốc xuất xứ.

Khi cần tìm thêm khách, bạn có thể dùng thêm dữ liệu hải quan. Bạn cũng có thể tìm người mua qua kênh B2B trực tuyến. Đây là các nguồn dự phòng rất hữu ích.

Bên bán dữ liệu hoặc sàn trực tuyến thường muốn bạn liên tục tìm khách mới. Họ có lợi nhuận từ việc đó. Tuy nhiên, xưởng nhỏ lại sống nhờ khách quen. Doanh thu chính đến từ những người mua quay lại đặt tiếp.