Xin Giới Thiệu Từ Khách Cũ: Quy Trình Xuất Khẩu Chuẩn

Người làm xuất khẩu lần đầu thường tốn nhiều công sức tìm kiếm đối tác ngoại thương trên các thị trường mới. Tận dụng mạng lưới từ các khách hàng nhập khẩu hiện tại là giải pháp giúp xây dựng niềm tin nhanh chóng với chi phí tiếp cận thấp.

Để đạt hiệu quả, bạn cần hiểu rõ tiếp thị giới thiệu và tiếp thị mối quan hệ. Trước khi đề nghị, bạn cần nắm hồ sơ đối tác. Hãy xem bài viết về xác định khách hàng mục tiêu để lọc đúng người mua.

Nguyên lý tiếp thị giới thiệu và thời điểm vàng để mở lời

Tiếp thị giới thiệu là nhờ khách mua hiện tại giới thiệu thêm đối tác mới. Đó có thể là người quen hay công ty liên kết của họ. Trong mua bán quốc tế, niềm tin luôn là điều quý giá nhất.

Tiếp thị mối quan hệ dựa trên sự tin cậy và giữ đúng hợp đồng. Nhờ đó, hai bên mới hợp tác bền vững. Bạn chỉ nên xin lời giới thiệu khi đã xây dựng được niềm tin này.

Bạn nên ngỏ lời khi khách đã nhận hàng tại cảng đến. Họ đã nghiệm thu đạt chuẩn và gửi lời khen ngợi. Đừng xin giới thiệu khi hàng gặp trục trặc thông quan hay bị khiếu nại. Việc đó gây phản cảm và làm hỏng quan hệ.

Giữ chân khách hàng cũ cũng rất có lợi. Khi tỷ lệ giữ chân tăng từ 80% lên 90%, thời gian gắn bó có thể tăng gấp đôi từ 5 lên 10 năm. Giữ được khách cũ là bước đầu để họ ủng hộ bạn.

Ví dụ minh họa tính toán phân bổ ưu đãi giới thiệu

Nghiên cứu cho thấy tặng thưởng cho người nhận đem lại kết quả chuyển đổi tốt hơn. Hiệu quả chuyển đổi tăng rõ rệt so với chỉ thưởng cho người giới thiệu. Chia đều quyền lợi cho cả hai bên cũng mang lại hiệu quả cao.

Người xuất khẩu lần đầu nên chia đều quyền lợi cho cả hai bên. Dưới đây là ví dụ tính ngân sách giới thiệu cho một lô hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu.

Ví dụ minh họa, doanh nghiệp dự kiến xuất một lô hàng mới. Doanh nghiệp trích 5% giá trị hợp đồng làm ngân sách khuyến khích để tìm khách qua lời giới thiệu.

Khoản ngân sách này được chia đều và minh bạch cho cả hai bên. Khách hàng cũ nhận khoản chiết khấu trừ thẳng vào đơn hàng tiếp theo.

• Bên giới thiệu (khách hàng cũ): Nhận khoản chiết khấu trừ thẳng vào đơn hàng tiếp theo của họ tại Việt Nam.
• Khách hàng mới được nhận một nửa số tiền đó để hỗ trợ phí kiểm định. Khoản này cũng có thể trừ trực tiếp vào hóa đơn của lô hàng đầu tiên.

Tổng chi phí đúng bằng ngân sách dự tính. Cách chia này giúp khách cũ an tâm giới thiệu mà không lo bị mang tiếng vụ lợi. Khách mới cũng có động lực ký hợp đồng nhờ ưu đãi.

Quy trình 4 bước chuẩn hóa để xin giới thiệu khách xuất khẩu

Bạn có thể đưa kênh giới thiệu vào kế hoạch kinh doanh theo khuyến nghị của Bộ Thương mại Hoa Kỳ (trade.gov). Hãy làm theo 4 bước sau.

1. Bước 1: Rà soát mức hài lòng của khách hàng cũ. Bạn hãy chọn nhóm đối tác đang phản hồi tốt và thanh toán đúng hẹn. Nếu khách còn khúc mắc về sản phẩm hay thời gian giao hàng, bạn cần xử lý ngay.
2. Bước 2: Chuẩn bị sẵn thông điệp mẫu (pre-scripted messages). Theo các tài liệu nghiên cứu tiếp thị giới thiệu, nhà xuất khẩu cần chủ động cung cấp văn bản mẫu để người giới thiệu dễ dàng chuyển tiếp. Đừng bắt đối tác phải tự nghĩ nội dung giới thiệu sản phẩm của bạn. Hãy gửi kèm tài liệu chuẩn hóa từ hướng dẫn catalogue xuất khẩu hiệu quả để họ đính kèm tiện lợi.
3. Bước 3: Gửi đề nghị cá nhân hóa kèm cơ chế thưởng đôi bên. Tiếp cận người phụ trách thu mua hoặc chủ doanh nghiệp qua email hoặc kênh trao đổi quen thuộc. Nêu rõ gói ưu đãi chia sẻ dành cho cả hai công ty để đảm bảo tính minh bạch thương mại.
4. Bước 4: Theo dõi và ghi nhận kết quả. Khi có liên hệ của khách hàng mới, hãy phản hồi ngay lập tức. Sau đó, bạn báo lại tiến độ cho người đã giới thiệu để giữ liên lạc.

So sánh các dạng cơ cấu phần thưởng trong tiếp thị giới thiệu

Bạn có thể xem bảng dưới đây để chọn cách gửi lời đề nghị phù hợp. Bảng này tóm tắt các cơ cấu thưởng dựa trên nghiên cứu học thuật.

Các biến số ảnh hưởng và dấu hiệu cần dừng xin giới thiệu

Không phải lúc nào bạn cũng nên hỏi xin đối tác mới. Kết quả của việc này tùy thuộc vào vài yếu tố chính sau:

• Quy mô khách và tính độc quyền: Nhà phân phối độc quyền một vùng sẽ không giới thiệu đối thủ cho bạn. Với nhóm này, bạn chỉ nên hỏi xin mối quen ở ngoài vùng của họ.
• Giá trị vòng đời khách hàng: Nghiên cứu của Schmitt chỉ ra một điểm cần nhớ. Thưởng cho người giới thiệu nên khớp với giá trị của họ. Bạn đừng sao chép máy móc theo đối thủ.
• Mối liên hệ kinh tế so với xã hội: Sự chuyển dịch từ lý thuyết trao đổi kinh tế sang xã hội đề cao lòng chân thành. Lạm dụng tiền mặt có thể khiến người mua nghi ngờ bạn.

Bạn hãy dừng xin giới thiệu ngay nếu thấy các dấu hiệu này:

• Đối tác đang khiếu nại về chứng từ, bao bì rách vỡ hoặc hàng hóa không đạt tỷ lệ đồng đều. Lúc này, toàn bộ nguồn lực phải tập trung điều tra nguyên nhân gốc rễ và xử lý sự cố.
• Thị trường đích đang biến động mạnh về chính sách kiểm dịch hoặc thuế quan nhập khẩu, khiến đối tác đang chịu áp lực tồn kho lớn.
• Khách hàng từ chối khéo hoặc không phản hồi sau một lần gợi ý. Việc cố nài nỉ sẽ vi phạm quy tắc trao đổi tin cậy và có nguy cơ làm mất luôn đơn hàng xuất khẩu hiện tại.

Hãy làm đúng quy trình và lắng nghe phản hồi. Bạn cũng cần giữ cách chia sẻ minh bạch. Khi đó, công ty mới sẽ có kênh tìm đối tác bền vững.