Đàm Phán Đơn Hàng Xuất Khẩu Đầu Tiên: 4 Bước Giữ Vốn

Đàm phán đơn hàng ngoại thương đầu tiên đòi hỏi sự thận trọng đặc biệt về dòng tiền và trách nhiệm pháp lý. Đơn vị xuất khẩu mới thường chịu áp lực muốn có hợp đồng ngay, dẫn tới nhượng bộ quá mức về giá bán hoặc điều khoản công nợ. Để bảo toàn nguồn vốn, bạn cần nắm vững quy trình kiểm soát từng biến số từ giá thành, điều kiện giao hàng đến hình thức thu tiền.

Chuẩn bị dữ liệu chi phí và xác định mức giá sàn

Bước chuẩn bị quyết định phần lớn kết quả khi thương lượng. Bạn cần nắm rõ cơ cấu chi phí thực tế của lô hàng. Hãy tính toán kỹ trước khi gửi báo giá cho khách. Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ chỉ ra hai cách định giá. Đó là phương pháp cộng chi phí và phương pháp chi phí cận biên.

Phương pháp cộng chi phí bắt đầu từ chi phí sản xuất. Tiếp theo, bạn cộng thêm chi phí quản lý, nghiên cứu và vận hành. Bạn cũng phải cộng cước xe, hoa hồng, lệ phí hải quan và lợi nhuận. Cách này dễ đẩy giá lên quá cao. Sản phẩm sẽ khó cạnh tranh ở thị trường mới. Ngược lại, cách tính theo chi phí cận biên giúp tìm điểm hòa vốn. Cách này chỉ tính chi phí trực tiếp để làm và bán lô hàng. Mức này là giá sàn thấp nhất. Bạn không được bán thấp hơn mức đó vì sẽ bị lỗ.

Doanh nghiệp cũng cần tính đến các chi phí khác. Đó là phí tra cứu khách, gửi mẫu và chuyển chứng từ. Ngoài ra còn có chi phí làm lại bao bì theo chuẩn mới. Khi chuẩn bị chào giá, bạn nên tham khảo catalogue xuất khẩu hiệu quả. Tài liệu này giúp giới thiệu sản phẩm rõ ràng. Bạn sẽ đỡ tốn thời gian giải thích kỹ thuật ban đầu.

Quy trình 4 bước đàm phán đơn hàng xuất khẩu đầu tiên

Quá trình trao đổi với người mua ngoại quốc nên được thực hiện tuần tự qua 4 bước có kiểm soát chặt chẽ nhằm tránh những hiểu lầm tốn kém.

1. Bước 1: Xác định biên độ giá và gửi báo giá sơ bộ. Bạn lập bảng giá gồm mức mong muốn và mức giá sàn. Báo giá phải ghi rõ thời hạn còn hiệu lực. Bạn cũng cần ghi rõ điều kiện áp dụng cụ thể. Việc này giúp bạn tránh lỗ khi giá vật liệu hoặc tỷ giá thay đổi. Người bán có thể dùng cách soạn báo giá bằng AI. Công cụ này giúp viết tiếng Anh thương mại rất nhanh.
2. Bước 2: Thống nhất cách giao hàng theo Incoterms 2020. Incoterms là quy tắc thương mại quốc tế do Phòng Thương mại Quốc tế đặt ra. Bộ quy tắc phân định rõ trách nhiệm, chi phí và rủi ro cho mỗi bên. Doanh nghiệp mới xuất khẩu nên chọn FOB tại cảng Việt Nam. Bạn cũng có thể chọn FCA ngay tại kho xưởng của mình. Cách này rất hợp nếu bạn chưa quen thuê tàu biển. Ghi rõ nơi giao sẽ tránh tranh chấp cước xe và phí bốc xếp.
3. Bước 3: Chọn phương thức thanh toán quốc tế an toàn. Đơn hàng chưa thể tính là xong nếu tiền chưa về tài khoản. Bạn chưa biết rõ lịch sử của khách mới. Vì thế, cách thanh toán an toàn phải là điều kiện bắt buộc. Bạn tuyệt đối không nhượng bộ cho họ trả chậm nhiều ngày.
4. Bước 4: Kiểm tra kỹ hợp đồng mua bán và xác nhận. Mọi thỏa thuận qua tin nhắn hay thư từ cần viết thành hợp đồng. Hợp đồng phải có chữ ký và con dấu pháp nhân. Bạn có thể dùng mẫu hợp đồng ngoại thương chuẩn CISG. Mẫu này giúp rà soát kỹ các cam kết thanh toán, số lượng và giấy tờ.

Đánh giá mức độ rủi ro của các phương thức thanh toán

Cách thanh toán thể hiện sự giằng co tiền bạc giữa đôi bên. Người bán luôn muốn nhận tiền thật sớm. Ngược lại, người mua muốn bán hết hàng rồi mới trả tiền. Bảng dưới đây nêu 4 cách thanh toán phổ biến nhất. Các cách này dựa theo hướng dẫn của Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ.

Với đơn hàng đầu tiên, cho trả sau rất dễ khiến doanh nghiệp khánh kiệt. Bạn nên chọn thư tín dụng không hủy ngang trả ngay. Bạn cũng có thể yêu cầu khách đặt cọc trước một phần chi phí sản xuất. Khoản còn lại phải trả hết trước khi bạn giao giấy tờ tàu gốc.

Ví dụ minh họa tính giá sàn đơn hàng mẫu

Dưới đây là ví dụ tính giá sàn thực tế cho lô hàng mỹ nghệ xuất khẩu.

Sau đây là ví dụ minh họa về tính chi phí. Lô hàng mây tre đan giao theo điều kiện FOB tại cảng Hải Phòng.

• Khoản này gồm tiền mua nguyên vật liệu trực tiếp cho từng sản phẩm.
• Doanh nghiệp cộng thêm tiền công trực tiếp trả cho thợ làm sản phẩm.
• Sản phẩm cần thêm chi phí đóng gói theo đúng chuẩn xuất khẩu.
• Tổng chi phí cận biên tại xưởng cho 1.000 sản phẩm: (50.000 + 30.000 + 10.000) * 1.000 = 90.000.000 đồng.
• Lô hàng phát sinh phí xe chở từ xưởng ra cảng Hải Phòng.
• Doanh nghiệp trả thêm lệ phí làm thủ tục hải quan và kiểm dịch tại cảng.
• Lô hàng chịu thêm phí nâng hạ cùng các dịch vụ cảng biển.

Cộng mọi khoản trên sẽ ra tổng phí làm hàng đưa lên tàu. Mức này là giá sàn tối thiểu, chưa tính lời và phí văn phòng. Nếu bán dưới mức này, doanh nghiệp sẽ bị lỗ tiền túi trên từng món hàng.

Cách kiểm tra kết quả thỏa thuận và dấu hiệu cần dừng thương lượng

Bạn cần rà soát lại mọi thỏa thuận trước khi ký kết chính thức. Hãy dùng các bước kiểm tra cụ thể dưới đây:

• Hãy kiểm tra tên quy tắc Incoterms trên giấy tờ. Tên phải đi kèm năm ban hành và tên địa điểm rõ ràng. Ví dụ chuẩn là CIF Tokyo Port, Incoterms 2020.
• Kiểm tra tính pháp lý của doanh nghiệp đối tác thông qua hồ sơ đăng ký kinh doanh và xác thực năng lực thanh toán qua ngân hàng đối tác.
• Kiểm tra danh mục chứng từ thanh toán được yêu cầu trong LC xem xưởng sản xuất có khả năng cung cấp đầy đủ và chính xác hay không.

Doanh nghiệp cần vạch rõ giới hạn an toàn. Bạn phải dừng thương lượng ngay nếu thấy các rủi ro sau:

• Khách từ chối mở LC hoặc đặt cọc. Họ ép bạn cho trả sau 60 hay 90 ngày ngay lần đầu.
• Đối tác liên tục ép giá xuống dưới mức giá sàn chi phí cận biên mà không đồng ý cắt giảm quy cách đóng gói hay tiêu chuẩn chất lượng.
• Khách đòi bên bán chịu rủi ro chở hàng và thuế nhập khẩu. Ví dụ như dùng điều kiện DDP. Doanh nghiệp bạn lại chưa có người đại diện pháp lý ở nước họ.
• Thông tin ngân hàng của bên mua có dấu hiệu bất minh hoặc nằm tại các vùng lãnh thổ có rủi ro cấm vận tài chính.

Thấy các dấu hiệu xấu này mà khách không chịu sửa, bạn nên dừng bàn bạc. Việc này giúp giữ vốn an toàn. Bạn hãy tìm nhóm khách hàng tiềm năng khác.