Chăm sóc lead xuất khẩu: Định nghĩa và cách làm cho sales nhỏ

Nhân sự bán hàng ở công ty xuất khẩu nhỏ rất dễ bị quá tải. Họ thường quản lý danh sách người mua bằng các bảng tính rời rạc. Khách hàng hỏi giá một lần rồi im lặng. Thông tin liên hệ cũng bị phân tán qua nhiều hòm thư riêng. Bạn cần hiểu rõ cách quản lý khách hàng tiềm năng. Việc chọn đúng công cụ sẽ giúp công việc tốt hơn.

Khái niệm lead và bản chất của chăm sóc lead trong xuất khẩu

Trong buôn bán, lead là thông tin liên hệ của đối tác muốn mua hàng. Đó có thể là số điện thoại hoặc hồ sơ công ty. Người mua nước ngoài có thể để lại thư qua trang web. Họ cũng có thể đưa danh thiếp tại hội chợ triển lãm. Khi đó, họ trở thành mục tiêu bán hàng của bạn.

Quy trình tạo khách hàng tiềm năng luôn đi kèm với quản lý danh sách để dẫn dắt đối tác đi qua từng giai đoạn mua sắm. Chuỗi hoạt động này tạo thành phễu bán hàng, chia tách rõ ràng giữa khâu tiếp thị ban đầu và khâu đàm phán hợp đồng. Doanh nghiệp cần phối hợp nhịp nhàng giữa hai khâu để không bỏ sót người hỏi hàng.

Đối với nhân sự xuất khẩu, bạn có thể xem thêm về tự động hóa chăm sóc lead email. Bài viết này chỉ cách xếp chuỗi thư gửi đều đặn. Nhờ đó, bạn không còn phải xử lý vụn vặt từng ngày.

Chăm sóc khách tiềm năng không phải là ép họ ký hợp đồng ngay. Bạn nên gửi các thông tin bổ ích qua từng giai đoạn. Hãy giải đáp nỗi lo về năng lực sản xuất. Bạn cũng cần nêu rõ quy cách đóng gói và cách thanh toán.

Đối chiếu quan niệm phổ biến và bằng chứng thực tế

Các nhóm bán hàng nhỏ thường giữ thói quen làm việc thủ công và duy trì một số quan điểm chưa chuẩn xác. Việc đối chiếu các quan niệm này giúp người làm xuất khẩu thay đổi tư duy làm việc.

Việc gửi thư bừa bãi mang lại nhiều rủi ro kỹ thuật. Nếu tỷ lệ gửi thành công quá thấp, nội dung hay cũng thành vô nghĩa. Thư của bạn sẽ bị chuyển thẳng vào hòm thư rác hoặc thư quảng cáo.

Phương pháp chấm điểm và phân loại đối tác tiềm năng

Một văn phòng xuất khẩu nhỏ thường có số lượng nhân sự kinh doanh hạn chế, phổ biến từ 1 đến 3 người trực tiếp phụ trách đơn hàng. Bạn không thể dành cùng một lượng thời gian để gọi điện hoặc gửi mẫu thử miễn phí cho mọi bên liên hệ. Chấm điểm lead là công cụ định lượng hỗ trợ giải quyết vấn đề này.

Hệ thống chấm điểm sẽ cho mỗi đối tác một con số cụ thể. Điểm này dựa trên hành vi và mức độ phù hợp của khách. Con số này thay đổi liên tục theo mỗi lần họ trao đổi với bạn.

• Mức độ tương thích thị trường mục tiêu là yếu tố đầu tiên. Khách hàng có thể là nhà phân phối lớn. Họ cũng có thể là chuỗi bán lẻ tại nước bạn nhắm đến.
• Hành vi quan tâm cụ thể là yếu tố tiếp theo. Đối tác có thể mở thư báo giá. Họ có thể bấm vào link xem sản phẩm hoặc hỏi thông số kỹ thuật.
• Khả năng chi trả và tiến độ cũng rất cần thiết. Bên mua cần có sẵn ngân sách và thời hạn nhập khẩu rõ ràng. Số lượng họ đặt phải phù hợp với xưởng của bạn.

Nhờ bảng điểm, nhân viên bán hàng biết rõ việc cần làm. Hồ sơ điểm cao cần được gọi điện trao đổi ngay trong ngày. Hồ sơ điểm thấp sẽ nhận thư giới thiệu xưởng tự động.

Ứng dụng hệ thống quản trị quan hệ khách hàng cho quy mô nhỏ

Nhiều chủ xưởng nghĩ phần mềm quản lý khách hàng chỉ dành cho tập đoàn lớn. Thực tế, công cụ này như một sổ tay liên lạc chung cho công ty nhỏ. Nó gom thư từ, tài liệu, lịch hẹn và đầu việc về một nơi.

Khối vận hành của công cụ này mang lại 3 giá trị thiết thực:

1. Tự động hóa lực lượng bán hàng giúp theo dõi đơn từ đầu đến cuối. Lịch sử trao đổi được lưu lại rõ ràng. Nhờ vậy, nhân viên không bị chăm sóc trùng lặp một khách hàng.
2. Tự động hóa tiếp thị giúp bạn hẹn giờ gửi thư dễ dàng. Bạn có thể gửi theo múi giờ của nước đối tác. Hệ thống cũng tự gửi thư phản hồi khi khách bấm xem bài.
3. Hồ sơ được lưu tập trung trên một hệ thống mạng chung. Khi một nhân sự nghỉ việc, mọi dữ liệu vẫn còn nguyên. Báo giá, yêu cầu kỹ thuật và hồ sơ công ty không bị mất đi.

Doanh nghiệp mới bán hàng ra quốc tế cần chuẩn bị kỹ. Bạn có thể xem hướng dẫn về giấy tờ xuất khẩu lần đầu. Bài viết giúp bạn làm tốt hồ sơ pháp lý và quy trình theo dõi đối tác.

Chiến lược thư điện tử và tuân thủ pháp lý quốc tế

Thư điện tử là phương tiện liên lạc chủ lực trong thương mại quốc tế nhờ chi phí thấp và tốc độ trao đổi nhanh. Tuy nhiên, ranh giới giữa chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và gửi thư rác rất mong manh.

Khi tiếp thị qua thư điện tử, bạn cần phân biệt hai nhóm thông điệp chính. Nhóm đầu tiên là thư giao dịch, phát sinh từ hành động cụ thể của đối tác. Ví dụ là thư xác nhận gửi báo giá, hoặc thông báo cập nhật tiến độ mẫu hàng.

• Thư giao dịch: Phát sinh từ hành động cụ thể của đối tác như thư xác nhận gửi báo giá, thông báo cập nhật tiến độ mẫu hàng. Nhóm thư này có tỷ lệ mở trung bình 51.3%, cao hơn đáng kể so với mức 36.6% của các bản tin tiếp thị định kỳ.
• Thư trực tiếp: Thư quảng bá danh mục hàng mới hoặc chương trình ưu đãi sản phẩm. Loại thư này đòi hỏi người nhận đã thể hiện sự đồng thuận nhận thông tin.

Nhiều thị trường nhập khẩu áp dụng quy định khắt khe với thư thương mại. Ví dụ, Đạo luật CAN-SPAM của Hoa Kỳ phạt tới 16,000 USD cho mỗi vi phạm. Luật yêu cầu tiêu đề thư không gây hiểu nhầm. Thư phải có địa chỉ bưu chính thực tế của người gửi. Bạn cũng phải có nút từ chối nhận thư rõ ràng.

Các đơn vị bán danh sách khách hàng thường có lợi ích kinh tế riêng. Đội ngũ bán hàng cần tự kiểm tra chất lượng từng địa chỉ thư trước khi gửi. Bạn không nên đưa dữ liệu chưa xác thực vào chuỗi gửi tự động. Việc này giúp bảo vệ uy tín cho tên miền của công ty.

Ví dụ minh họa tính toán hiệu quả phân loại hồ sơ

Một nhóm kinh doanh gồm 2 nhân sự tại Việt Nam xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ sang thị trường châu Âu.

Ví dụ minh họa giả định quy trình xử lý của nhóm như sau:

• Bước 1, lọc dữ liệu cơ bản. Bạn hãy bỏ các hòm thư sai định dạng hoặc không khớp ngành hàng. Sau bước này, danh sách chỉ còn lại các liên hệ hợp lệ.
• Bước 2, chấm điểm sơ bộ. Có 40 đối tác đạt tiêu chí về quy mô chuỗi bán lẻ và có địa chỉ chuẩn. Nhóm này sẽ nhận các thư chăm sóc riêng biệt. Còn 80 đối tác khác sẽ nhận chuỗi thư tự động giới thiệu năng lực sản xuất.
• Bước 3, theo dõi phản hồi: Trong 40 đối tác nhóm đầu, có 10 bên phản hồi yêu cầu nhận bảng thông số sản phẩm và báo giá mẫu.
• Bước 4, tính toán tỷ lệ chuyển đổi bước đầu: Tỷ lệ phản hồi tích cực từ nhóm ưu tiên đạt 10 chia 40, tương đương 25%.

Nhóm không nên gửi chung một nội dung cho mọi địa chỉ qua hòm thư thường. Cách này dễ khiến thư bị coi là thư rác. Khi đó, nhân sự sẽ tốn công kiểm tra phản hồi rác. Họ sẽ mất tập trung báo giá cho các đối tác tiềm năng.

Để tìm hiểu thêm các chiến lược tìm kiếm đối tác thương mại, bạn có thể xem thêm tại trung tâm thông tin xuất khẩu và tìm khách nhập khẩu.

Hướng dẫn hành động từng bước cho doanh nghiệp

Nếu nhóm kinh doanh đang dùng bảng tính rời rạc, bạn hãy đổi mới ngay. Dưới đây là các bước giúp cải thiện việc quản lý:

1. Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào: Gom danh thiếp hội chợ, thư hỏi hàng trên web và danh bạ vào một bảng chung. Bảng này cần ghi rõ tên công ty, thị trường, mặt hàng quan tâm và người phụ trách.
2. Thiết lập tiêu chí đánh giá đơn giản: Tạo thang điểm 3 mức để xét độ phù hợp của khách hàng. Việc chấm điểm dựa theo quy mô và yêu cầu đóng gói hàng xuất khẩu.
3. Phân loại chuỗi email theo từng giai đoạn: Bạn hãy soạn sẵn thư trả lời hỏi giá lần đầu. Tiếp theo là thư hỏi thăm sau khi gửi mẫu và thư báo tiến độ sản xuất.
4. Kiểm tra tính hợp lệ của hòm thư: Trước khi gửi tin hàng loạt, bạn cần xóa các hòm thư đã ngừng chạy. Việc này giúp bảo vệ độ uy tín cho máy chủ gửi thư.
5. Đánh giá kết quả hàng tuần: Nhân viên bán hàng cần kiểm tra tỷ lệ mở thư và tỷ lệ phản hồi. Sau đó, hãy đếm số lượng báo giá chuyển sang giai đoạn đàm phán hợp đồng.

Sau khi làm các bước trên, bạn hãy theo dõi tỷ lệ phản hồi của người mua. Nếu khách đọc thư nhưng không đáp lại, bạn cần kiểm tra lại giá bán. Bạn cũng nên làm rõ điều kiện giao hàng thay vì gửi lại thư cũ.