Catalogue Xuất Khẩu B2B Chuẩn 6 Số HS Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Nhiều doanh nghiệp nhỏ khi bước vào thị trường quốc tế thường gửi cho đối tác một cuốn brochure bán lẻ. Tài liệu này thường chỉ gồm hình ảnh trau chuốt và các khẩu hiệu chung chung. Nhà nhập khẩu chuyên nghiệp không thể ra quyết định mua hàng chỉ dựa trên quảng cáo thương hiệu. Họ cần dữ liệu kỹ thuật, tiêu chuẩn đóng gói, năng lực cung ứng và các điều kiện thương mại rõ ràng.

Một tài liệu giới thiệu sản phẩm B2B chuẩn mực hoạt động như bảng thông số kỹ thuật (datasheet). Bạn nên tìm hiểu thêm cách xác định khách hàng mục tiêu xuất khẩu để lựa chọn sản phẩm trọng tâm. Tài liệu cần ghi rõ các thông số đo lường thực tế. Kỹ sư và nhân viên thu mua của đối tác sẽ biết ngay sản phẩm có đạt chuẩn hay không.

Phân Biệt Catalogue B2B Và Brochure Bán Lẻ Phổ Thông

Brochure quảng cáo tập trung vào lợi ích cảm tính và nêu rất ít thông số định lượng. Ngược lại, catalogue B2B trình bày danh mục mặt hàng đi kèm các chỉ số kỹ thuật cụ thể. Những dữ liệu này cho phép người mua đối chiếu trực tiếp với các dòng hàng tương đương trên thị trường quốc tế.

Mở đầu hai tài liệu đều có tên sản phẩm, tên nhà xưởng, logo và số liên lạc. Khác biệt lớn nhất nằm ở phần thân tài liệu. Catalogue xuất khẩu phải có kích thước thực tế, dung sai và chất liệu. Bạn cũng cần ghi rõ thông số định mức cùng cách đóng thùng container. Nếu thiếu số liệu, người mua sẽ bỏ qua thư chào hàng. Họ không thể tự tính tiền cước tàu hay các khoản thuế phát sinh.

Các Trường Thông Tin Cần Có Trong Trang Sản Phẩm B2B

Mỗi trang sản phẩm cần trình bày giống một bảng dữ liệu kỹ thuật chuẩn (datasheet). Cách sắp xếp này giúp người mua xem nhanh mọi thông tin chỉ trong 30 giây.

• Mã định danh sản phẩm: Bạn ghi tên gọi thương mại tiếng Anh. Bạn đưa thêm mã hiệu nhà sản xuất (Product Code) và mã GTIN nếu có.
• Phân loại hàng hóa: Mã phân loại ngành hoặc mã phân loại quốc tế để hệ thống thu mua dễ lập danh mục.
• Mô tả đặc tính: Đoạn giới thiệu ngắn từ 2 đến 3 câu về công năng sử dụng thực tế, không dùng tính từ phóng đại.
• Bảng thông số kỹ thuật (specifications): Kích thước dài rộng cao, trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng cả bì (Gross Weight). Mục này nêu cả thành phần nguyên liệu, độ ẩm hoặc mức dung sai cho phép.
• Hình ảnh minh họa: Ảnh chụp sản phẩm thực tế từ nhiều góc độ. Bạn có thể đưa thêm bản vẽ kỹ thuật hoặc sơ đồ cấu tạo thay vì ảnh 3D ảo.
• Tài liệu đính kèm: Đường dẫn tải bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS). Bạn có thể bổ sung giấy chứng nhận xuất xứ hoặc tờ hướng dẫn sử dụng.

Với nông sản hay thực phẩm chế biến, bạn cần dán nhãn đúng quy chuẩn. Bạn cũng nên tham khảo quy chuẩn hóa đơn thương mại và packing list. Việc này giúp số lượng bao bì và trọng lượng trên giấy tờ trùng khớp với catalogue.

Ghi Nhận Mã HS 6 Số Thống Nhất Toàn Cầu Cho Từng Mặt Hàng

Hệ thống Hài hòa mô tả hàng hóa (Harmonized System) do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) quản lý. Cơ quan này rà soát và cập nhật danh mục định kỳ mỗi 5 năm. Đây là hệ thống mã số chung giúp các nước gọi đúng tên mặt hàng. Mã số còn hỗ trợ cơ quan hải quan tính thuế nhập khẩu và làm thống kê thương mại.

Mỗi nước có thể thêm số đuôi thành mã 8 hoặc 10 số. Ví dụ, mã Schedule B của Mỹ gồm có 10 chữ số. Tuy vậy, 6 số đầu của phân nhóm HS luôn thống nhất trên toàn thế giới. Doanh nghiệp Việt Nam chỉ nên ghi đúng 6 số đầu này vào catalogue. Nếu bạn ghi mã 8 số của Việt Nam, đối tác nước ngoài sẽ rất dễ tra nhầm biểu thuế.

Hiểu rõ nguyên tắc tra cứu mã HS và thuế giúp bạn ghi đúng nhóm hàng dưới tên sản phẩm. Người mua chỉ cần nhìn 6 số đầu để tra ngay thuế suất ưu đãi theo các hiệp định song phương.

Tích Hợp Điều Kiện Giao Hàng Incoterms 2020 Và Năng Lực Đóng Gói

Quy tắc Incoterms do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phát hành. Bản mới nhất mang tên Incoterms 2020 bắt đầu có hiệu lực từ đầu năm 2020. Bộ quy tắc này được cơ quan UNCITRAL thừa nhận trên toàn cầu. Tài liệu phân định rõ trách nhiệm, chi phí cùng rủi ro giữa đôi bên trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Bạn không nên ghi giá bán cố định vì cước tàu và giá nguyên liệu luôn biến động. Hãy ghi các điều kiện giao hàng mặc định như EXW, nghĩa là nhận hàng tại xưởng. Bạn có thể chọn điều kiện FOB kèm cảng đi như Cát Lái hoặc Hải Phòng. Một cách khác là CIF, gồm tiền hàng, bảo hiểm và cước phí đến cảng đích. Người mua nhờ đó sẽ ước tính được chi phí vận chuyển chặng sau.

Cách Kiểm Tra Tài Liệu Và Dấu Hiệu Cần Sửa Đổi Catalogue

Hãy tự rà soát tài liệu trước khi gửi email hay mang tới hội chợ quốc tế. Bạn cần dừng việc gửi đi nếu nhận thấy các lỗi kỹ thuật sau:

1. Dung lượng tập tin quá lớn: Hộp thư đối tác thường chặn tệp trên 10 MB. Bạn hãy nén tài liệu về khoảng 3 MB đến 5 MB. Bạn cũng có thể dùng đường dẫn tải dữ liệu trực tiếp.
2. Dùng ảnh chụp catalogue đã in: Tránh gửi ảnh chụp lại các trang giấy in bị bóng góc hoặc mờ chữ. Bạn cần xuất tài liệu thành tệp kỹ thuật số dạng PDF rõ nét.
3. Thiếu thông số đo lường chuẩn quốc tế: Không sử dụng các đơn vị đo địa phương. Toàn bộ trọng lượng phải dùng kilogram hoặc tấn. Chiều dài và kích thước dùng milimet, xentimet hoặc mét.
4. Ghi giá niêm yết thiếu điều kiện Incoterms: Đưa ra mức giá nhưng thiếu điều kiện giao hàng sẽ gây tranh chấp. Khách mua không thể tính chi phí vận chuyển thực tế. Bạn cần nêu rõ giá FOB hay CIF cùng tên cảng.

Bạn có thể kết hợp phương pháp dùng dữ liệu hải quan tìm khách xuất khẩu để lập danh sách người mua. Một tài liệu rõ ràng với mã HS 6 số sẽ giúp nâng cao tỷ lệ phản hồi. Các nhà nhập khẩu tiềm năng sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của xưởng. Hãy cập nhật lại tài liệu định kỳ mỗi năm một lần hoặc khi xưởng thay đổi quy cách đóng thùng.