Quy trình xuất khẩu thực tế: 5 bước cho người mới

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì trong kế hoạch xuất khẩu ban đầu?

Bước đầu tiên để đưa hàng ra nước ngoài là lập kế hoạch xuất khẩu bài bản. Kế hoạch này cần được trình bày bằng văn bản cụ thể. Một bản kế hoạch rõ ràng giúp bạn hiểu rõ năng lực nội bộ của mình. Bạn cũng sẽ nắm được các rào cản pháp lý và mục tiêu bán hàng. Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc kiểm tra tiềm năng xuất khẩu thực tế. Sau đó, bạn tiến hành nghiên cứu thị trường mục tiêu. Bạn hãy tìm hiểu kỹ nhu cầu tiêu dùng và tìm đối tác mua hàng tiềm năng.

Kế hoạch xuất khẩu là một công cụ quản lý linh hoạt, không phải tài liệu cố định. Bạn có thể sửa đổi kế hoạch khi tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế. Doanh nghiệp cần so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra ban đầu. Bạn cần xem xét sản phẩm có phải thay đổi để thích nghi hay không. Việc thay đổi bao bì hoặc quy cách đóng gói giúp đáp ứng thị hiếu của khách. Bạn hãy chuẩn bị sẵn cấu trúc giá bán dự kiến cho từng thị trường cụ thể.

Nếu chọn xuất khẩu trực tiếp sang người dùng cuối, bạn cần một kế hoạch thật chi tiết. Nếu bán hàng qua kênh gián tiếp hoặc sàn điện tử, kế hoạch có thể đơn giản hơn. Khi tìm kiếm đối tác ở các quốc gia lân cận, bạn cần nghiên cứu kỹ thỏa thuận khu vực. Bạn có thể xem hướng dẫn về thị trường ASEAN để nhận diện cơ hội kinh doanh. Kế hoạch chu đáo giúp doanh nghiệp tránh được các bẫy chi phí phát sinh.

Doanh nghiệp cũng cần phân công nhân sự ngoại thương chuyên trách ngay từ đầu. Nhân sự xuất khẩu cần có ngoại ngữ và kỹ năng lập chứng từ thương mại. Ban lãnh đạo nên dự trù ngân sách cho hàng mẫu, xúc tiến và cước vận chuyển. Điều này giúp nguồn vốn lưu động của công ty luôn ổn định qua từng giai đoạn.

Lựa chọn điều kiện giao hàng theo Incoterms 2020 như thế nào?

Bộ quy tắc Incoterms 2020 do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phát hành chính thức. Bộ quy tắc này có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2020. Đây là bộ tiêu chuẩn thương mại toàn cầu được UNCITRAL công nhận rộng rãi. Mục tiêu của Incoterms là làm rõ nhiệm vụ thực hiện của các bên. Quy tắc này phân định chi phí phát sinh và thời điểm chuyển giao rủi ro. Hiểu đúng các điều khoản giúp người mua và người bán tránh tranh chấp tốn kém.

Các công ty vận chuyển thường chào bán nhiều gói dịch vụ logistics khác nhau. Bạn cần lưu ý rằng họ có lợi ích thương mại từ việc bán cước vận tải. Doanh nghiệp mới không nên phụ thuộc hoàn toàn vào gợi ý từ bên vận tải. Người bán lần đầu thường chọn các điều kiện quen thuộc như FOB hoặc FCA. Việc này giúp giảm bớt gánh nặng phải đặt chỗ tàu vận tải quốc tế.

Sau khi thống nhất điều kiện giao hàng, bạn cần đưa vào hợp đồng văn bản. Hợp đồng mua bán quốc tế cần ghi rõ ràng từng nghĩa vụ của các bên. Bạn nên tham khảo bài viết về soạn hợp đồng ngoại thương để rà soát các điều khoản bảo vệ. Việc quy định rõ điều khoản tranh chấp giúp bảo vệ tối đa quyền lợi doanh nghiệp.

Điều kiện giao hàng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của công ty bạn. Nếu xuất hàng theo giá EXW, người bán chỉ cần chuẩn bị hàng tại xưởng. Tuy vậy, người bán có thể chịu rủi ro nếu người mua không thể thông quan xuất khẩu. Ngược lại, điều kiện CIF yêu cầu người bán trả cước biển và mua bảo hiểm. Chi phí vốn bỏ ra trước sẽ tăng lên khi xuất hàng theo điều kiện CIF. Doanh nghiệp hãy cân nhắc kỹ năng lực tài chính trước khi chốt điều khoản.

Cách sử dụng hóa đơn chiếu lệ trong quá trình đàm phán ban đầu

Hóa đơn chiếu lệ là chứng từ quan trọng dùng trong đàm phán thương mại ban đầu. Chứng từ này thường được gọi bằng tên tiếng Anh là Pro Forma Invoice. Đây là tài liệu người bán gửi cho người mua trước khi giao hàng. Tài liệu này liệt kê chi tiết chủng loại hàng, đơn giá chào bán và số lượng. Bạn cũng ghi nhận tổng trị giá ước tính và điều kiện giao hàng dự kiến.

Khách hàng nước ngoài thường dùng hóa đơn chiếu lệ để xin cấp giấy phép nhập khẩu. Họ cũng dùng chứng từ này để đề nghị ngân hàng mở thư tín dụng. Người xuất khẩu cần soạn thảo hóa đơn chiếu lệ thật cẩn thận và chính xác. Bất kỳ sự sai lệch thông tin nào cũng có thể gây đình trệ giao dịch. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ thanh toán của đối tác quốc tế.

Để hiểu rõ từng mục thông tin cần có, bạn nên tìm hiểu kỹ biểu mẫu. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn về hóa đơn chiếu lệ Proforma để áp dụng đúng. Tài liệu này giúp đội ngũ bán hàng trình bày báo giá chuyên nghiệp hơn khi giao dịch.

Hóa đơn chiếu lệ cần nêu rõ thời hạn hiệu lực của mức giá chào bán. Cước vận chuyển quốc tế và giá nguyên liệu luôn biến động theo thời gian. Việc ghi ngày hết hạn báo giá giúp bạn tránh được nguy cơ lỗ vốn. Bạn cũng nên ghi kèm thông tin tài khoản ngân hàng thụ hưởng dự kiến trên tài liệu. Người mua sẽ chủ động hơn trong việc thu xếp nguồn tiền để thanh toán đơn hàng.

Chuẩn bị hóa đơn thương mại cần lưu ý những điểm gì?

Hóa đơn thương mại là chứng từ xác lập quyền thanh toán cho lô hàng thực tế. Tên gọi tiếng Anh thông dụng của chứng từ này là Commercial Invoice. Cơ quan hải quan nước nhập khẩu dùng chứng từ này để xác định trị giá tính thuế. Họ sẽ căn cứ vào đây để áp mức thuế nhập khẩu theo luật định. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn chuẩn xác để tránh bị giữ hàng tại cảng đến.

Nhiều nước nhập khẩu quản lý hàng hóa rất nghiêm ngặt qua hóa đơn thương mại. Họ thường quy định cụ thể về biểu mẫu, nội dung và ngôn ngữ thể hiện. Họ cũng có thể yêu cầu số lượng bản in cùng các chứng thực đi kèm. Bạn hãy hỏi kỹ đối tác nước ngoài để hoàn thiện hóa đơn theo đúng biểu mẫu. Mọi chi tiết như tên hàng và số lượng phải khớp hoàn toàn với hợp đồng mua bán.

Dưới đây là một ví dụ minh họa về tính toán trị giá trên hóa đơn thương mại. Số liệu và phép tính bên dưới đã được kiểm tra tính toán cẩn thận.

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp xuất khẩu một lô gốm mỹ nghệ gồm hai mặt hàng. Điều kiện giao hàng áp dụng là FOB cảng Hải Phòng, đồng tiền thanh toán là USD:

• Thành tiền = 500 x 12 = 6.000 USD.
• Thành tiền = 800 x 8 = 6.400 USD.
• Tổng trị giá hóa đơn thương mại: 6.000 + 6.400 = 12.400 USD.

Kế toán ngoại thương cần kiểm tra cẩn thận số tiền bằng chữ và bằng số. Hai con số này phải thống nhất tuyệt đối để ngân hàng chấp nhận thanh toán. Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ số hợp đồng và phương thức chuyển tiền. Bạn hãy lưu trữ cẩn thận tài liệu này để phục vụ công tác thanh tra thuế.

Cách lập phiếu đóng gói chi tiết chuẩn xác cho lô hàng

Phiếu đóng gói xuất khẩu đòi hỏi lượng thông tin rất chi tiết và cụ thể. Phiếu xuất khẩu mang nhiều thông số kỹ thuật hơn phiếu đóng gói nội địa thông thường. Chứng từ này liệt kê tên người bán, người mua và người gửi hàng thực tế. Bạn phải ghi rõ số hóa đơn thương mại cùng ngày xuất khẩu tương ứng. Tên phương tiện vận tải và bên vận chuyển cũng phải xuất hiện đầy đủ.

Tài liệu này liệt kê chi tiết từng mặt hàng và loại bao bì đóng gói. Bạn cần ghi rõ kiện hàng là thùng carton, kiện gỗ, thùng phuy hay pallet. Tổng số kiện và kích thước dài rộng cao cần được kê khai rõ ràng. Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì bắt buộc phải tính theo đơn vị kilogam. Bạn cũng đừng quên ghi ký mã hiệu nhận diện bên ngoài vỏ kiện hàng.

Bảng dưới đây tổng hợp các thông tin cốt lõi trên phiếu đóng gói xuất khẩu:

Trọng lượng cả bì trên phiếu đóng gói phải khớp với chứng từ vận chuyển. Hãng vận tải có thể từ chối xếp hàng nếu trọng lượng thực tế bị lệch lớn. Hải quan cũng có thể yêu cầu cân lại toàn bộ nếu nghi ngờ gian lận. Việc chậm trễ này sẽ làm phát sinh chi phí lưu kho bãi rất lớn.

Kiểm tra giấy phép xuất khẩu và các chứng từ chuyên ngành

Giấy phép xuất khẩu là tài liệu do cơ quan thẩm quyền cấp phép bằng văn bản. Tài liệu này cho phép doanh nghiệp xuất một lượng hàng cụ thể sang thị trường định sẵn. Không phải tất cả hàng hóa đều cần xin giấy phép này khi xuất đi. Tuy vậy, doanh nghiệp phải tra cứu kỹ danh mục quản lý của nhà nước trước khi bán. Bạn tuyệt đối không ký hợp đồng nếu chưa nắm rõ quy định về mặt hàng.

Đối với nông sản và thực phẩm, thị trường nhập khẩu thường có thêm đòi hỏi kỹ thuật. Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy kiểm dịch thực vật hoặc kiểm nghiệm an toàn thực phẩm. Bạn có thể tham khảo tiêu chuẩn HACCP và Codex trong ngành thực phẩm để chuẩn hóa cơ sở sản xuất. Việc đáp ứng tốt tiêu chuẩn giúp hàng hóa vượt qua các rào cản kỹ thuật dễ dàng.

Khi hồ sơ đã hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan điện tử. Bạn bàn giao kiện hàng cho đơn vị vận tải tại cảng hoặc kho hàng chỉ định. Khi tàu rời cảng, hãng tàu sẽ cấp vận đơn đường biển chính thức cho bạn. Người bán gửi toàn bộ bộ chứng từ gốc cho ngân hàng hoặc người mua nhận hàng. Đối tác sẽ thanh toán tiền hàng theo đúng phương thức đã cam kết trong hợp đồng.

Kế toán theo dõi đối chiếu tiền về tài khoản ngân hàng để ghi nhận doanh thu. Bạn cần lưu ý trừ các khoản phí phát sinh của ngân hàng trung gian nếu có. Doanh nghiệp phải đóng tập toàn bộ chứng từ giấy và dữ liệu số của lô hàng. Bạn hãy lưu trữ hồ sơ theo thời hạn của luật kế toán hiện hành. Hồ sơ này là căn cứ giải trình khi cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan.