Checklist quy trình xuất khẩu: 5 bước chuẩn hóa hồ sơ

Xuất khẩu hàng hóa đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối trên từng trang chứng từ để tránh phát sinh chi phí lưu kho bãi hoặc tranh chấp thương mại. Khi doanh nghiệp nắm vững các chặng triển khai, toàn bộ đội ngũ kinh doanh, kế toán và logistics sẽ vận hành nhịp nhàng.

Điều kiện tiên quyết trước khi bắt đầu quy trình xuất khẩu

Doanh nghiệp cần xác định rõ tiềm năng thương mại của mặt hàng và khả năng đáp ứng tiêu chuẩn nước nhập khẩu trước khi ký kết. Việc vội vàng nhận đơn hàng mà chưa tìm hiểu quy chuẩn kỹ thuật sẽ dẫn đến rủi ro bị từ chối thông quan tại cảng đến.

Nhân sự phụ trách cần hoàn thành bốn việc chuẩn bị cơ bản sau đây:

• Xác định sản phẩm hoặc dịch vụ dự kiến xuất khẩu và kiểm tra tiềm năng xuất khẩu thực tế.
• Thực hiện nghiên cứu thị trường tại các quốc gia mục tiêu để nắm rõ nhu cầu và rào cản.
• Xây dựng chiến lược định giá phù hợp cho sản phẩm theo từng phương thức phân phối.
• Xác định chiến lược tiếp cận và tìm kiếm đối tác mua hàng quốc tế.

Nếu doanh nghiệp xuất khẩu trực tiếp tới người sử dụng cuối cùng, kế hoạch cần lập thật chi tiết. Doanh nghiệp bán hàng qua bên trung gian hoặc nền tảng trực tuyến có thể xây dựng kế hoạch tinh gọn hơn. Bản kế hoạch ban đầu cần linh hoạt để cập nhật liên tục khi tích lũy thêm dữ liệu kinh doanh.

5 bước thực hiện quy trình xuất khẩu chuẩn xác từ A đến Z

Các bước xuất khẩu cần bám sát từng mốc việc. Quy trình đi từ đàm phán đến khi giao chứng từ cho người mua nhận hàng.

Bước 1: Lập kế hoạch sản phẩm và nghiên cứu thị trường

Nhân sự thương mại rà soát lại thông số kỹ thuật sản phẩm để xác định mức độ phù hợp với thị hiếu và quy định nước bạn. Đội ngũ kiểm tra khả năng cạnh tranh về giá và chuẩn bị các kênh chào hàng tiềm năng.

Bước 2: Sử dụng hóa đơn chiếu lệ trong giai đoạn thương thảo

Hóa đơn chiếu lệ (pro forma invoice) đóng vai trò như một công cụ đàm phán quan trọng giữa bên bán và bên mua trước khi tiến hành giao hàng. Văn bản này ghi nhận các thỏa thuận dự kiến về tên hàng, quy cách đóng gói, đơn giá, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán. Bạn có thể tìm hiểu thêm về biểu mẫu trong bài viết Proforma Invoice khi báo giá xuất khẩu để sử dụng công cụ này đúng mục đích.

Bước 3: Thống nhất điều kiện Incoterms 2020

Bộ quy tắc Incoterms do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành. Phiên bản Incoterms 2020 có hiệu lực từ đầu năm 2020. Các quy tắc này làm rõ nhiệm vụ, chi phí và rủi ro khi giao hàng. Nhờ vậy, hai bên tránh được những hiểu lầm tốn kém. Nhân sự cần đọc kỹ nghĩa vụ tại từng điểm rủi ro theo bài viết hợp đồng ngoại thương để chọn điều kiện tốt nhất.

Bước 4: Hoàn thiện phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại

Phiếu đóng gói (packing list) thể hiện chi tiết kiện hàng, trọng lượng và kích thước thực tế. Tài liệu này xác nhận sự phù hợp của lô hàng. Tuy nhiên, nó không thể thay thế cho hóa đơn thương mại (commercial invoice). Hải quan sẽ dùng phiếu đóng gói để kiểm tra hàng hóa thực tế. Vì vậy, hóa đơn bắt buộc phải phản ánh đúng thông tin trên phiếu đóng gói.

Bước 5: Xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ và phối hợp giao nhận

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là văn bản xác nhận có chữ ký về nơi sản xuất ra hàng hóa xuất khẩu. Văn bản này thường được chứng thực bởi một tổ chức bán chính thức, chẳng hạn như phòng thương mại địa phương. Nhiều quốc gia vẫn bắt buộc phải có C/O ngay cả khi hóa đơn thương mại đã có thông tin về xuất xứ hàng hóa. Đối với nước có hiệp định tự do, bạn nên xem hướng dẫn C/O mẫu D ATIGA. Bạn cũng có thể tra cứu quy tắc xuất xứ RCEP. Việc này giúp áp dụng đúng các tiêu chí ưu đãi thuế.

Cách kiểm tra tính chính xác và điểm dừng rủi ro

Bộ chứng từ xuất khẩu chỉ hợp lệ khi mọi số liệu khớp nhau trên toàn bộ hệ thống giấy tờ. Nhân sự cần so sánh số kiện, cân nặng tịnh và cân nặng cả bì. Bạn cũng cần so sánh mô tả hàng trên hóa đơn và phiếu đóng gói. Các thông tin này phải trùng với chứng từ vận tải.

Bạn muốn biết lô hàng cần chứng từ gì? Cách tốt nhất là hỏi khách hàng nước ngoài hoặc công ty giao nhận vận tải. Đơn vị này còn gọi là freight forwarder. Các bên logistics, sàn thương mại điện tử hay công ty tư vấn có thể bán thêm dịch vụ. Do đó, bạn cần kiểm chứng độc lập với quy định hải quan nước nhập khẩu.

Dấu hiệu dừng quy trình bắt buộc:

• Thông tin số lượng hoặc mô tả hàng trên hóa đơn thương mại không trùng khớp với phiếu đóng gói.
• Chưa xác định rõ nghĩa vụ phân chia chi phí vận chuyển hoặc bảo hiểm theo điều tắc Incoterms 2020 đã chọn.
• Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành nhưng chưa hoàn tất thủ tục chứng nhận xuất xứ hoặc kiểm dịch theo luật định nước đến.

Kế hoạch phân bổ tiến độ chuẩn bị lô hàng xuất khẩu minh họa

Bảng phân bổ tiến độ dưới đây minh họa các giai đoạn xử lý một đơn hàng xuất khẩu tiêu chuẩn. Nhân sự có thể căn cứ vào các khoảng ngày làm việc không chồng lấn để kiểm soát công việc nội bộ.

Quá trình mua bán thường kéo dài. Bạn cần theo dõi sát hướng dẫn tại bài viết chuyển tiền và tỷ giá. Việc này giúp quản lý chi phí tài chính và bảo toàn lợi nhuận.

Ví dụ minh họa tính toán thông số đóng gói và dung sai

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp định xuất một lô hàng. Khi đóng hàng ở kho, đội ngũ thấy vài thùng lỗi bao bì. Họ quyết định giữ lại các thùng lỗi này. Số lượng hàng thực xuất sẽ giảm đi so với dự tính ban đầu.

Phép tính kiểm tra trọng lượng thực xuất như sau:

• Số lượng thùng đóng gói thực tế: 60, 3 = 57 thùng hàng.
• Ví dụ minh họa, doanh nghiệp cần ghi rõ trọng lượng tịnh của mỗi thùng hàng.
• Tổng trọng lượng tịnh lô hàng: 57 thùng x 20 kg/thùng = 1.140 kg.
• Trọng lượng bao bì mỗi thùng: 2 kg.
• Tổng trọng lượng cả bì lô hàng: 57 thùng x (20 kg + 2 kg)/thùng = 1.254 kg.

Hóa đơn thương mại bắt buộc phải ghi đúng số lượng thùng và tổng cân nặng tịnh thực tế. Nếu kế toán ghi sai số lượng thùng, giấy tờ sẽ bị lệch. Hải quan sẽ thấy lệch thông tin và tạm dừng lô hàng.

Những hiểu lầm phổ biến khi lập hồ sơ xuất khẩu

Nhiều nhân sự mới nghĩ phiếu đóng gói thay được hóa đơn thương mại khi gặp đối tác quen. Đây là sai sót lớn. Phiếu đóng gói chỉ ghi cách đóng kiện. Còn hóa đơn thương mại nêu giá trị tiền để tính thuế hải quan.

Nhiều người tưởng hóa đơn ghi nguồn gốc hàng thì không cần giấy chứng nhận xuất xứ. Điều này chưa đúng. Nhiều nước nhập khẩu vẫn đòi hỏi giấy chứng nhận xuất xứ riêng. Giấy này do phòng thương mại hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp.

Nhiều nơi phụ thuộc hoàn toàn vào công cụ tự động hoặc đơn vị tư vấn. Họ không đối chiếu lại luật hiện hành của nước nhập khẩu. Việc này có thể gây tổn thất lớn. Doanh nghiệp cần phối hợp với khách mua và bên vận chuyển để rà soát giấy tờ trước khi tàu chạy.