Checklist Đóng Gói Hàng Xuất Khẩu 4 Bước Cho Nhân Sự Hiện Trường

Đóng gói là khâu kỹ thuật rất quan trọng. Việc này giữ an toàn cho hàng hóa trên tàu biển, máy bay hoặc xe tải. Nếu chọn sai vật liệu, hải quan có thể giữ hàng lại. Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền hoặc phải chở hàng về. Bảng danh sách này giúp bạn kiểm tra kỹ từng bước tại xưởng.

Bước 1: Rà soát cấu trúc phân tầng bao bì hàng xuất khẩu

Bao bì quốc tế chia làm ba tầng lớp. Cách này giúp chia đều lực đè và giảm hư hại. Từng tầng bao bì sẽ có một tác dụng riêng.

• Bao bì cấp một (Primary packaging): Đây là lớp bọc sát sản phẩm. Lớp này bảo vệ món đồ không bị ẩm, va đập hay dính bẩn.
• Bao bì cấp hai (Secondary packaging): Đây là hộp giấy lớn bọc ngoài các món đồ cấp một. Lớp này giúp việc đếm hàng dễ hơn và tránh mất đồ.
• Bao bì cấp ba (Tertiary/Transit packaging): Đây là thùng to hoặc các tấm kệ nâng hàng. Chúng giúp xe nâng dễ bốc dỡ và xếp vừa vào thùng xe chở hàng.

Nhân sự tại xưởng cần đo độ dày thùng giấy. Bạn hãy quấn màng co quanh kiện hàng. Sau đó, bạn chèn thêm túi khí hoặc mút xốp. Việc này giúp hàng không bị xê dịch khi tàu biển lắc lư.

Bước 2: Kiểm soát tiêu chuẩn khử trùng ISPM 15 cho vật liệu gỗ

Vật liệu gỗ dày hơn 6mm cần khử trùng theo chuẩn ISPM 15. Quy định này áp dụng cho kệ gỗ, thùng gỗ và thanh chèn. Việc khử trùng giúp ngăn mối mọt lây lan qua các nước. Khi dùng gỗ đóng hàng, bạn cần chú ý các điểm bắt buộc sau:

• Quy định bóc vỏ gỗ (Debarked wood): Bạn phải bóc sạch vỏ gỗ trước khi khử trùng. Vỏ sót lại chỉ được rộng dưới 3 cm. Nếu vỏ rộng hơn 3 cm, diện tích không được quá 50 cm vuông.
• Biện pháp xử lý nhiệt (HT, Heat Treatment): Lõi gỗ phải được gia nhiệt đạt mức tối thiểu 56 độ C trong thời gian liên tục ít nhất 30 phút.
• Biện pháp xông hơi khử trùng (MB, Methyl Bromide): Xử lý bằng khí hóa chất Methyl Bromide trong phòng kín hoặc phủ bạt theo quy định kiểm dịch 24 giờ.
• Quy cách đóng dấu hợp chuẩn: Dấu mộc ISPM 15 phải có hình bông lúa IPPC. Trên dấu có mã nước hai chữ cái như VN. Bạn cũng cần ghi mã đơn vị kiểm định, mã nơi bán và cách xử lý (HT hoặc MB). Với gỗ chèn rời, bạn đóng thêm chữ DUN.

Bạn có thể dùng vật liệu không cần kiểm dịch theo ISPM 15. Cách này giúp tiết kiệm thì giờ làm thủ tục. Các loại này gồm kệ nhựa, kệ giấy nén và gỗ ván ép. Gỗ tự nhiên mỏng dưới 6mm cũng được miễn trừ.

Bước 3: Dán nhãn vận tải và đối soát dữ liệu thực tế

Nhãn ký mã hiệu dán trên vỏ kiện giúp đơn vị vận tải nhận diện hàng. Nhãn này cũng hướng dẫn cách bốc dỡ an toàn. Nhân viên cần kiểm tra kỹ từng mặt thùng hàng.

• Mã định danh vận chuyển: Tên người nhận (Consignee), số hợp đồng, số kiện (ví dụ: Box No. 1/50 to 50/50), cảng xếp hàng (POL) và cảng dỡ hàng (POD).
• Ký hiệu cảnh báo theo chuẩn ISO 780: Đây là các hình vẽ báo hiệu quốc tế. Ví dụ như hình cái ly là hàng dễ vỡ. Hình hai mũi tên chỉ lên nghĩa là đặt chiều này lên trên. Hình chiếc ô có giọt nước nhắc tránh để ướt hàng.
• Mã vạch và tem quét: Áp dụng chuẩn mã vạch quản lý như GS1-128 để các trạm logistics quét thông tin tự động khi nhập kho.

Khi đóng xong lô hàng, bạn hãy cân và đo kích thước từng kiện. Việc này giúp ghi giấy tờ đúng số liệu. Bạn có thể xem thêm bài về hóa đơn thương mại và packing list. Bài viết giúp bạn đối chiếu số đo khớp với hồ sơ hải quan.

Ví dụ minh họa: Tính toán thể tích và tải trọng pallet

Dưới đây là một ví dụ tính toán thực tế. Ví dụ này mô tả việc kiểm tra số liệu cho lô hàng hộp kim khí. Lô hàng này chuẩn bị đưa lên xe chở hàng để bán ra nước ngoài.

Giả định thông số kỹ thuật của lô hàng gồm:

• Quy cách thùng carton secondary: Thùng gồm chiều dài, rộng và cao phù hợp. Khối lượng cả bì một thùng là 10 kg.
• Trọng lượng pallet rỗng là 20 kg.
• Ví dụ minh họa cách xếp: Mỗi lớp xếp 10 thùng. Các thùng đặt vừa vặn theo chiều pallet. Kiểu xếp này khít mặt sàn kệ gỗ. Sau đó, bạn xếp chồng 5 lớp thùng lên kệ.

Phép tính kiểm tra các thông số hiện trường:

• Tổng số lượng thùng trên 1 pallet: 10 thùng mỗi lớp x 5 lớp = 50 thùng carton.
• Chiều cao tổng thể của kiện hàng: 15 cm (pallet) + (5 x 20 cm thùng) = 115 cm = 1,15 m.
• Thể tích kiện hàng (CBM) một pallet: 1,2 m (dài) x 1,0 m (rộng) x 1,15 m (cao) = 1,38 mét khối (CBM).
• Khối lượng tịnh của hàng hóa (Net Weight, NW): 50 thùng x 9,5 kg hàng trong thùng = 475 kg.
• Khối lượng cả bì của kiện pallet (Gross Weight, GW): (50 thùng x 10 kg) + 20 kg (pallet gỗ) = 520 kg.

Ví dụ minh họa tính toán: Doanh nghiệp có thể xuất khẩu 10 pallet tương tự. Nhân sự tính tổng CBM và tổng Gross Weight để ghi vào phiếu cân. Dữ liệu này được chuyển sang bộ phận chứng từ để khai tờ khai.

Bảng kiểm soát vật liệu đóng gói và rủi ro thường gặp

Bảng tổng hợp dưới đây giúp nhân sự phụ trách kho và hiện trường phân biệt nhanh phương thức kiểm tra cho từng loại vật tư đóng gói phổ biến tại xưởng sản xuất.

Hàng nông sản khô cần thêm bao bì chống ẩm mốc. Cách làm này giống bài viết về xuất khẩu cà phê lần đầu. Nhờ đó, hạt giữ được chất lượng tốt khi đi biển dài ngày.

Những yếu tố thay đổi yêu cầu đóng gói hàng hóa

Quy cách đóng gói xuất khẩu không cố định mà thay đổi phụ thuộc vào bốn biến số quan trọng trong chuỗi giao vận:

Đầu tiên là phương thức vận tải. Đi biển làm hàng bị rung lắc, dính ẩm mặn và đọng sương trần container. Do đó, bạn cần thêm gói hút ẩm. Bạn hãy quấn màng co PE kín. Bạn chèn thêm đệm khí túi nilon giữa các khối pallet. Đi máy bay lại cần giảm trọng lượng bì. Nhân sự nên dùng bao bì nhẹ như thùng carton mỏng chịu lực để giảm cước.

Thứ hai là điều kiện thương mại Incoterms. Hợp đồng mua bán quy định rõ mức trả phí và chịu rủi ro. Người bán nên đọc thêm hướng dẫn lập hồ sơ hàng hóa. Nhờ đó, bạn sẽ biết rõ trách nhiệm đóng gói theo thỏa thuận.

Thứ ba là quy định bảo vệ người lao động tại cảng đến. Một số thị trường quy định trọng lượng tối đa của một thùng carton nâng tay đơn lẻ không được vượt quá 20 to 25 kg. Nếu vượt quá giới hạn này, kiện hàng bắt buộc phải được đóng trên đế pallet và bốc xếp hoàn toàn bằng xe nâng chuyên dụng.

Dấu hiệu cảnh báo cần tạm dừng đóng gói để xử lý

Nhân sự giám sát cần tạm dừng đóng gói ngay khi thấy điểm bất thường. Sau đó, họ phải yêu cầu kiểm tra lại hàng hóa. Các dấu hiệu gồm có:

• Pallet gỗ tự nhiên bị mối mọt đục lỗ hoặc rơi mùn gỗ. Dấu mộc ISPM 15 bị mờ. Dấu mộc này thiếu nét mã quốc gia hoặc số hiệu cơ sở khử trùng.
• Kích thước kiện hàng sau khi quấn màng co vượt quá kích thước tiêu chuẩn của cửa mở container hoặc pallet bị phình cạnh gây cọ xát khi bốc dỡ vào vỏ công.
• Khối lượng cân thực tế có thể lệch nhiều so với phiếu đóng gói ban đầu. Đây là chỉ số Actual Gross Weight. Sai lệch lớn dễ làm sai số liệu khi khai báo khối lượng VGM đường biển.
• Thùng hàng chứa chất lỏng có hiện tượng rò rỉ rấm rỉ mép đáy hoặc bao bì cấp một bị rách màng niêm phong chân không.

Gặp cảnh báo trên, nhân sự cần lập biên bản hiện trường. Họ giữ nguyên vị trí kiện hàng lỗi. Họ báo quản đốc xưởng hoặc bên cấp pallet đổi vật tư chuẩn. Việc này phải xong trước khi bấm seal container.