Checklist Ghi Nhãn Hàng Hóa: 5 Bước Chuẩn Chứng Từ

Kiểm tra nhãn mác giúp tránh bị xử phạt hoặc ách tắc tại cảng. Cơ quan chức năng đối soát rất chặt giữa nhãn bao bì và hồ sơ. Hàng lưu thông nội địa hay nhập khẩu đều phải tuân theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP. Văn bản này yêu cầu nhãn ghi tên hàng hóa và nơi xuất xứ. Nhãn cũng phải có tên cùng địa chỉ của cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm. Với hàng xuất khẩu, ký mã hiệu bên ngoài kiện hàng (shipping mark) cần khớp với phiếu đóng gói. Thông tin này cũng phải khớp với Proforma Invoice khi báo giá xuất khẩu hoặc hóa đơn thương mại.

Mô hình đối soát thực tế cho một lô hàng đóng thùng carton

Mỗi thùng chứa 20 hộp sản phẩm tiêu dùng nhỏ bên trong. Nhân sự cần kiểm tra ba tầng thông tin theo số liệu cụ thể dưới đây.

Ví dụ minh họa chi tiết:

• Tên thương mại trên nhãn: Cà phê rang xay hòa tan Đắk Lắk (Dak Lak Instant Roast Coffee).
• Ví dụ minh họa cách tính định lượng: định lượng tịnh trên từng hộp con là trọng lượng của riêng ruột bánh.
• Số lượng gói con trong 1 thùng carton: 20 hộp.
• Ví dụ tính toán minh họa: tổng trọng lượng tịnh trong một thùng bằng số hộp nhân với cân nặng từng hộp.
• Trọng lượng bao bì thùng carton rỗng kèm chống ẩm được gọi là tare weight.
• Ví dụ tính toán minh họa: trọng lượng cả bì của thùng tính bằng tổng trọng lượng tịnh cộng thêm vỏ bao bì.
• Tổng số kiện toàn lô hàng gồm các thùng carton được đánh số thứ tự rõ ràng.
• Ví dụ tính toán minh họa: khối lượng tịnh toàn lô tính bằng số lượng thùng nhân với trọng lượng mỗi thùng.
• Tổng trọng lượng cả bì toàn lô được tính theo số thùng và cân nặng mỗi thùng.

Sau khi đóng gói, nhân viên rút ngẫu nhiên vài thùng để cân lại bao bì. Khi đối chiếu hồ sơ, nhãn ngoài các thùng phải ghi đúng tên người gửi và người nhận. Nhãn cần ghi rõ số Invoice cùng mã số từng kiện hàng. Ký mã hiệu phải nêu rõ Gross Weight và Net Weight. Nhãn và Packing List phải khớp nhau, nếu ghi lệch số cân thì hải quan sẽ phạt lỗi khai sai.

Quy trình 5 bước kiểm tra nhãn hàng hóa xuất nhập khẩu

Nhân sự xuất nhập khẩu nên làm theo 5 bước dưới đây để tránh vi phạm quy định.

1. Bước 1: Rà soát 3 nội dung bắt buộc chung theo quy định. Kiểm tra tên sản phẩm, tên và địa chỉ của đơn vị chịu trách nhiệm cùng xuất xứ. Với hàng tại Việt Nam, nhãn cần ghi rõ nguồn gốc như Made in Vietnam. Khi xin ưu đãi thuế, thông tin phải khớp hồ sơ quy tắc xuất xứ RCEP để hưởng giảm thuế.
2. Bước 2: Bổ sung các trường thông tin cho ngành hàng đặc thù. Hàng thực phẩm cần có hạn dùng, ngày sản xuất, định lượng và cảnh báo an toàn nếu có. Đồ uống có cồn cần ghi độ cồn, định lượng, hạn dùng và mã nhận diện lô hàng.
3. Bước 3: Thẩm định nhãn phụ tiếng Việt cho hàng nhập khẩu. Hàng nhập khẩu thiếu nội dung tiếng Việt bắt buộc phải dán thêm nhãn phụ. Nhãn phụ dịch đủ thông tin bắt buộc sang tiếng Việt và không được che lấp nhãn gốc.
4. Bước 4: Đồng bộ shipping mark với Invoice và Packing List. Ký mã hiệu ngoài kiện hàng giúp hải quan nhận diện lô hàng dễ dàng. Mã kiện, hóa đơn và trọng lượng phải khớp hoàn toàn với chứng từ. Quy cách này nên ghi rõ trong hợp đồng ngoại thương để các bên cùng thực hiện.
5. Bước 5: Kiểm tra dung lượng định lượng và độ bền nhãn mác. Cân đo thực tế để xác nhận thể tích, khối lượng hoặc số đếm hiển thị trên nhãn phản ánh trung thực sản phẩm bên trong bao bì. Chất liệu keo dán và mực in phải chịu được ma sát, độ ẩm và nhiệt độ trong suốt hành trình vận chuyển container đường biển hoặc hàng không.

Những biến số làm thay đổi nội dung trên nhãn hàng hóa

Quy cách nhãn mác phụ thuộc vào nước nhập khẩu, loại bao bì đóng gói và bản chất hàng hóa.

Thị trường nhập khẩu quyết định ngôn ngữ nhãn mác. Khi bán hàng ra nước ngoài, bạn phải tuân thủ luật ghi nhãn của nước đó. Tiêu biểu là luật của FDA tại Mỹ hay quy chuẩn dinh dưỡng tại EU. Nếu dùng C/O mẫu D ATIGA, nhãn phải trùng khớp tên người xuất khẩu và xuất xứ trên tờ khai.

Bao bì bán lẻ trực tiếp tới người mua cần ghi rõ thành phần, cách dùng và hạn dùng. Ngược lại, thùng vận chuyển bên ngoài chỉ cần ghi mã kiện hàng, hướng đặt thùng và tổng trọng lượng.

Cách đánh giá kết quả và các bước xử lý tiếp theo

Sau khi hoàn tất việc kiểm đếm thực tế bằng checklist, nhân sự xuất nhập khẩu đánh giá kết quả theo hai trường hợp cụ thể dưới đây.

Trường hợp đạt yêu cầu: Mọi thông tin trên nhãn gốc, nhãn phụ và thùng hàng khớp hoàn toàn với bộ chứng từ. Doanh nghiệp ký biên bản nghiệm thu, giao hàng cho đơn vị vận tải và lưu ảnh chụp nhãn.

Dấu hiệu dừng giao hàng xuất hiện khi nhãn phụ thiếu thông tin bắt buộc. Bạn cũng phải dừng khi nhãn mâu thuẫn với C/O. Lỗi lệch trọng lượng bao bì cho phép cũng phải dừng giao. Nhân sự cần hoãn xuất kho ngay. Hãy báo sản xuất in dán lại nhãn đúng chuẩn trước khi xe rời xưởng. Đơn vị logistics chỉ hỗ trợ xem xét vỏ ngoài. Công ty đứng tên tờ khai phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về nhãn mác.