Chuyển tiền và tỷ giá cho người xuất khẩu lần đầu: 4 bước

Khi bước vào sân chơi quốc tế, hàng hóa rời xưởng mới chỉ là một nửa chặng đường. Với nhà xuất khẩu, bất kỳ lô hàng nào cũng chỉ như một món quà biếu cho tới khi tiền về tài khoản ngân hàng. Ngược lại, phía người mua xem mọi khoản tiền chuyển đi là một khoản đóng góp cho tới khi họ nhận được hàng. Mâu thuẫn quyền lợi này tạo ra khoảng cách lớn về thời gian thanh toán và độ an toàn dòng vốn của doanh nghiệp.

Khoảng thời gian chờ thanh toán khiến doanh nghiệp chịu hai rủi ro. Đối tác có thể không trả tiền. Tỷ giá ngoại tệ cũng dễ biến động làm giảm lợi nhuận. Bạn cần nắm rõ cách nhận tiền quốc tế và kiểm soát tỷ giá. Nhờ đó, bạn giữ vững nguồn vốn ngay từ đơn hàng đầu tiên.

Bản chất rủi ro chuyển tiền và biến động tỷ giá trong thương mại quốc tế

Rủi ro chuyển tiền phát sinh do khoảng cách địa lý và thông tin giữa hai bên đối tác ở hai quốc gia khác nhau. Người mua nước ngoài luôn muốn nhận hàng sớm và trì hoãn thanh toán càng lâu càng tốt. Họ thường kỳ vọng chỉ thanh toán sau khi đã phân phối hàng hóa xong tại thị trường nội địa. Doanh nghiệp Việt Nam mới xuất khẩu nếu thiếu kinh nghiệm thường nhượng bộ điều khoản này và phải gánh chịu rủi ro tín dụng rất lớn từ bên mua.

Rủi ro tỷ giá xuất hiện khi hợp đồng dùng đồng tiền khác đồng nội tệ. Hai bên chốt giá bán, ký hợp đồng và làm hóa đơn thương mại và packing list. Từ lúc đó đến ngày khách trả tiền, tỷ giá giữa hai đồng tiền luôn biến động. Đồng ngoại tệ giảm giá so với mức dự toán ban đầu sẽ gây nguy hiểm. Doanh nghiệp có thể bán được hàng nhưng vẫn lỗ nặng khi đổi sang tiền đồng.

So sánh 5 phương thức chuyển tiền quốc tế cho doanh nghiệp mới

Bộ Thương mại Hoa Kỳ phân chia thanh toán quốc tế thành năm phương thức chính trên một dải quang phổ rủi ro. Mức độ an toàn tài chính và sức hấp dẫn thương mại giữa các phương thức này luôn tỷ lệ nghịch với nhau đối với hai bên mua bán. Doanh nghiệp cần nắm vững từng hình thức để lựa chọn công cụ thích hợp khi đàm phán hợp đồng.

Bảng tổng hợp dưới đây giúp chủ xưởng nắm rõ rủi ro của từng cách thanh toán.

Với đơn hàng đầu, bạn nên đàm phán nhận tiền trả trước một phần. Bạn có thể nhận khoản cọc này qua điện chuyển tiền trực tiếp. Phần còn lại thu qua tín dụng thư L/C hoặc nhờ thu D/P để giữ an toàn vốn. L/C và D/P là các phương thức chuyển tiền qua ngân hàng có kèm chứng từ.

Quy trình 4 bước kiểm soát chuyển tiền và khóa tỷ giá theo tiến độ đơn hàng

Doanh nghiệp cần quản lý việc chuyển tiền và tỷ giá qua 4 bước. Cách này giúp bạn bảo vệ vốn và lợi nhuận khi xuất khẩu. Toàn bộ tiến trình được gắn kết chặt chẽ. Nó kéo dài từ lúc báo giá đến khi tiền về tài khoản ngân hàng.

Bước 1: Thiết lập cơ cấu thanh toán và lựa chọn đồng tiền hợp đồng

Khi gửi báo giá xuất khẩu, bạn cần quyết định đồng tiền yết giá trong hợp đồng thương mại. Việc chọn loại tiền tệ phổ biến và có tính thanh khoản cao giúp doanh nghiệp hạn chế các biến động giá bất thường. Nếu có thể, hãy đề xuất điều khoản đặt cọc tối thiểu 30% bằng điện chuyển tiền trước khi bắt đầu sản xuất hàng loạt.

Khoản tiền trả trước này giúp công ty trang trải chi phí nguyên vật liệu thu mua trong nước. Đây cũng là rào cản ngăn ngừa việc khách hàng quốc tế đơn phương hủy đơn hàng mà không chịu bồi thường tổn thất.

Bước 2: Mở tài khoản chuyên dụng và kiểm tra thông tin ngân hàng thụ hưởng

Doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng thương mại được cấp phép ở Việt Nam. Bạn cần gửi đúng thông tin tài khoản cho khách nước ngoài. Tên người thụ hưởng phải khớp trên giấy phép kinh doanh. Bạn ghi rõ số tài khoản ngoại tệ, tên ngân hàng bằng tiếng Anh và chi nhánh. Bạn cũng cần gửi thêm mã SWIFT Code. Đây là mã riêng để định danh ngân hàng trên mạng lưới quốc tế.

Khi hoàn thiện giấy tờ xuất khẩu lần đầu, bạn phải kiểm tra từng chữ trên hóa đơn. Mọi thông tin cần trùng khớp với hợp đồng. Lỗi sai về tên hay số tài khoản sẽ làm tiền bị giữ lại. Thời gian xử lý bị kéo dài. Thậm chí ngân hàng trung gian sẽ trả lại tiền.

Bước 3: Khóa tỷ giá kỳ hạn với ngân hàng thương mại

Bạn cần làm việc với ngân hàng để ký hợp đồng kỳ hạn ngay khi có ngày thanh toán. Loại hợp đồng này giúp bạn chốt trước tỷ giá bán ngoại tệ cho tương lai. Bạn sẽ không lo mức giá bị thay đổi vào ngày nhận tiền.

Công cụ phái sinh này giúp triệt tiêu nỗi lo đồng tiền thanh toán rớt giá trong thời gian tàu chạy từ 30 ngày đến 60 ngày trên biển. Mức tỷ giá đã chốt giúp phòng kế toán chủ động xác lập lợi nhuận thực tế của đơn hàng.

Bước 4: Theo dõi lệnh chuyển tiền, đối soát chứng từ và tất toán nghĩa vụ

Doanh nghiệp chuyển bộ chứng từ cho đối tác sau khi đã giao hàng và làm xong thủ tục. Khi người mua chuyển tiền, bạn hãy xin bản sao điện MT103. Điện MT103 là giấy xác nhận gửi tiền của ngân hàng. Bạn dùng giấy này để xem số tiền và ngân hàng trung gian.

Khi ngoại tệ về tài khoản, ngân hàng sẽ đổi tiền theo hợp đồng kỳ hạn đã ký. Số tiền này chuyển thành tiền đồng. Bạn dùng tiền đó để trả chi phí sản xuất, trả lương nhân công và nộp thuế.

Kỹ thuật phòng ngừa rủi ro tỷ giá tự nhiên và lựa chọn đồng tiền thanh toán

Bên cạnh các sản phẩm phái sinh từ ngân hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng chiến lược phòng ngừa tự nhiên. Kỹ thuật này dựa trên việc cân đối dòng tiền vào và dòng tiền ra cùng một loại ngoại tệ nhằm giảm thiểu phí chênh lệch mua bán ngoại hối.

Doanh nghiệp có thể nhập nguyên liệu bằng USD và bán hàng thu về USD. Bạn hãy giữ số dư USD này trong tài khoản. Bạn dùng thẳng số tiền đó để trả cho nhà cung ứng. Cách làm này giúp bạn không phải đổi tiền qua lại. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều phí giao dịch.

Một kỹ thuật khác là chỉnh thời gian thu chi. Tiếng Anh gọi kỹ thuật này là leading and lagging. Bạn dự đoán ngoại tệ sắp giảm giá so với tiền đồng? Bạn hãy giảm giá một chút để giục khách trả tiền sớm hơn hạn định. Bạn cũng nên tra cứu mã HS và thuế ngay từ đầu. Bước này giúp tính đúng phí thông quan, tránh làm hụt khoản ngoại tệ thực nhận.

Ví dụ minh họa: Tính toán bảo vệ lợi nhuận bằng hợp đồng kỳ hạn

Dưới đây là một ví dụ cụ thể. Ví dụ này chỉ rõ sự khác nhau giữa để tỷ giá tự do và chốt tỷ giá trước.

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp A tại Bình Dương xuất khẩu lô hàng nội thất. Điều khoản thanh toán là ghi sổ 60 ngày sau khi giao hàng. Ngày ký hợp đồng, tỷ giá giao ngay là 1 USD = 25.000 VND. Chi phí sản xuất và vận chuyển được tính trước. Chủ xưởng dự kiến mức lợi nhuận ban đầu cho đơn hàng.

Theo tính toán ở ví dụ minh họa trong tình huống 1, tỷ giá bị giảm. Mức giảm này tạo ra khoản hụt doanh thu. Khoản hụt này làm đơn hàng từ có lãi chuyển thành bị lỗ.

Theo tính toán ở ví dụ minh họa trong tình huống 2, doanh nghiệp chốt tỷ giá kỳ hạn. Phép tính minh họa cho thấy bạn vẫn thu được lãi ròng. Dù mức lãi thấp hơn một chút, bạn vẫn giữ được lợi nhuận an toàn.

Các dấu hiệu rủi ro thanh toán cần dừng giao dịch ngay

Khách hàng có thể xuất hiện dấu hiệu lạ khi nhận tiền. Lúc này, chủ hàng cần dừng gửi hàng ngay. Bạn cũng nên giữ lại bộ chứng từ gốc để xác minh tính pháp lý.

• Khách hàng liên tục đòi đổi cách thanh toán sau khi hàng đã làm xong. Họ muốn chuyển từ L/C hoặc trả trước sang ghi sổ 60 hay 90 ngày.
• Khách đề nghị gửi tiền từ bên thứ ba ở một nước khác. Nước này không trùng với nước trên hợp đồng. Khách cũng không đưa ra được giấy tờ giải trình hợp lệ.
• Điện MT103 khách gửi qua thư điện tử có dấu hiệu bị tẩy xóa số tiền. Giấy tờ này cũng có thể sai mã ngân hàng. Ngoài ra, ngân hàng bên nhận chưa hề thấy lệnh chuyển tiền trên hệ thống.
• Người mua viện cớ làm thủ tục hải quan để đòi giấy tờ trước. Họ yêu cầu nhận vận đơn đường biển bản gốc. Tên tiếng Anh của giấy này là Original Bill of Lading. Lúc này, bên mua vẫn chưa trả hết số tiền còn lại.

Khi gặp tình huống này, bạn hãy gọi ngay cho ngân hàng. Nhờ phòng thanh toán quốc tế kiểm tra giao dịch giúp bạn. Doanh nghiệp cũng nên rà soát lại hồ sơ hải quan và chứng từ thanh toán. Việc này giúp tránh bị lừa mất tiền khi buôn bán.