Tự Động Gửi Catalogue Cho Sales Xuất Khẩu Nhỏ: 4 Bước Cài Đặt

Nhân viên xuất khẩu nhỏ hay mất công mở bảng tính. Họ phải gửi thư đính kèm tệp mẫu hàng bằng tay cho từng khách. Khách quốc tế thường gửi thư hỏi hàng lúc nửa đêm. Nếu trả lời chậm, bạn rất dễ mất khách. Bạn hãy dùng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng. Hệ thống này giúp tự động gửi ngay tài liệu theo quy tắc sẵn có.

Nguyên Lý Tự Động Hóa Dựa Trên Quy Tắc Nếu Thì

Tự động hóa tiếp thị theo quy tắc hoạt động bằng cách chạy một hành động định sẵn ngay khi điều kiện cụ thể được thỏa mãn. Trên hệ thống CRM, cấu trúc này được chia làm hai phần chính gồm sự kiện kích hoạt và hành động thực thi.

Sự kiện kích hoạt là vế “nếu” trong câu lệnh điều kiện. Sự kiện này phát sinh khi có đối tượng dữ liệu được tạo mới, cập nhật hay xóa bỏ. Đối tượng đó có thể là khách hàng tiềm năng, tổ chức hoặc giao dịch. Ngược lại, hành động thực thi là vế “thì”. Đây là việc hệ thống tự làm tiếp theo. Hệ thống có thể gửi email chứa link xem tài liệu. Nó cũng có thể tự tạo công việc cho nhân sự phụ trách. Để dữ liệu tiếp nhận luôn chuẩn xác, bạn nên xem cách làm sạch danh sách email trước khi đưa vào CRM.

Ví Dụ Thiết Lập Tự Động Hóa Gửi Catalogue Xuất Khẩu

Dưới đây là một tình huống cài đặt cụ thể được gắn nhãn là ví dụ minh họa cho doanh nghiệp xuất khẩu quy mô 4 nhân sự kinh doanh.

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ tiếp nhận thông tin đối tác nhập khẩu mới qua biểu mẫu website hoặc thư hỏi hàng. Đơn vị muốn người mua nhận ngay liên kết xem tài liệu sản phẩm và tạo ngay lịch nhắc nhân viên phụ trách gọi điện kiểm tra sau 2 ngày.

Cấu hình luồng xử lý trên CRM bao gồm các bước tuần tự như sau:

• Sự kiện kích hoạt: Lead mới được tạo (Lead added).
• Điều kiện lọc bổ sung: Trường ngành hàng khớp với Đồ gỗ nội thất và trường email của người liên hệ có giá trị hợp lệ.
• Hành động 1: Gửi email chứa đường dẫn tải catalogue từ địa chỉ hòm thư đã đồng bộ của tài khoản tạo quy trình.
• Hành động 2: Hệ thống tự tạo một việc cần làm mang tên Kiểm tra phản hồi báo giá. Đây là một thẻ việc nhắc bạn nhớ kiểm tra thư. Hạn làm việc được đặt là In two days. Cụm từ này có nghĩa là hai ngày sau khi hệ thống chạy.

Hệ thống luôn chạy các việc từ trên xuống dưới theo đúng thứ tự. Việc nhắc nhở chỉ xuất hiện sau khi hệ thống đã gửi xong thư. Bạn có thể xem bài tránh vào thư rác để kiểm tra hòm thư. Hướng dẫn này giúp thư của bạn không bị thất lạc khi gửi đi.

Các Bước Cài Đặt Quy Trình Tự Động Trên CRM Cho Sales Nhỏ

Người phụ trách làm theo 4 bước cơ bản để bật tính năng gửi tài liệu trên CRM. Đầu tiên, bạn đồng bộ hòm thư vào hệ thống. Bạn phải gửi thư tự động bằng đúng địa chỉ hòm thư này.

1. Đồng bộ hòm thư điện tử vào CRM: Bạn phải gửi thư tự động bằng địa chỉ hòm thư đã đồng bộ qua CRM. CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Tính năng này gọi là email sync. Bạn không thể dùng hòm thư chưa kết nối vào hệ thống.
2. Tạo bản ghi tự động hóa mới: Mở khu vực quản trị tự động hóa, bấm tạo mới. Tên quy trình được nhập tối đa 120 ký tự và phần mô tả dài tối đa 200 ký tự để cả nhóm cùng theo dõi mục tiêu.
3. Chọn sự kiện kích hoạt và gắn điều kiện: Bạn chọn đối tượng để bắt đầu như Lead, Deal hoặc Person. Đây là các mục khách tiềm năng, thương vụ hoặc thông tin người liên hệ. Bạn chọn lúc thêm mới hay khi cập nhật. Sau đó, bạn lọc theo thị trường hoặc dòng hàng để gửi đúng tài liệu.
4. Thiết lập chuỗi hành động và kích hoạt: Thêm hành động gửi email chọn mẫu thư chuẩn bị sẵn, sau đó thêm hành động tạo việc làm tương lai. Kiểm tra xong, bạn chuyển trạng thái quy trình từ bản nháp sang hoạt động.

Đội ngũ có thể chưa chọn được công cụ hợp với quy mô nhỏ gọn. Khi đó, bạn nên xem tiêu chuẩn tại bài viết chọn CRM cho sales xuất khẩu nhỏ.

Bảng dưới giúp phân biệt các thành phần khi tạo luồng gửi tài liệu trên CRM. Bạn có thể mở rộng bằng công cụ Workflow và tự động hóa tiếp thị.

Mở Rộng Bằng Công Cụ Workflow Và Tự Động Hóa Tiếp Thị

Nhiều công ty cần nối biểu mẫu website, mạng xã hội, cổng hải quan và dữ liệu nội bộ. Khi đó, công cụ workflow đa bước sẽ giúp xử lý rất linh hoạt. Workflow là chuỗi công việc tự động giữa các ứng dụng.

Một luồng công việc (workflow) là tập hợp các nút chức năng được kết nối với nhau để thực hiện một chuỗi thao tác tự động. Nút đầu vào tiếp nhận tín hiệu từ khách bấm nhận tài liệu trên trang web. Nút kế tiếp sẽ kiểm tra cú pháp thư rồi ghi dữ liệu vào CRM. Tiếp theo, hệ thống gửi thư tải tài liệu và báo nhắc nhở nội bộ vào nhóm chung.

Tự động hóa tiếp thị còn hỗ trợ theo dõi hành vi tương tác ở tầng trên của phễu bán hàng. Công cụ có thể ghi nhận liên kết nào được khách nhấp vào trong thư nhằm chấm điểm mức độ quan tâm của người mua. Khi khách hàng tiềm năng đạt ngưỡng điểm yêu cầu, hệ thống sẽ tự chuyển giao cho nhân sự kinh doanh tiếp tục trao đổi hợp đồng. Nội dung phân định các nấc chuyển tiếp này được trình bày chi tiết trong hướng dẫn về chăm sóc lead xuất khẩu.

Các Biến Số Và Giới Hạn Cần Kiểm Soát Khi Tự Động Gửi Email

Hệ thống cần chạy đều đặn để bạn giữ liên lạc với khách nước ngoài. Do đó, người vận hành cần kiểm soát các điểm kỹ thuật sau:

• Quyền sở hữu người gửi email: Email tự động luôn gửi từ hòm thư của người tạo ra quy trình đó. Người này cần có tài khoản trên CRM. Muốn thư gửi từ hòm thư riêng của nhân viên nào, người đó cần tự tạo kịch bản trên tài khoản của mình.
• Giới hạn số lượng giao dịch: Quy trình có thể chứa lệnh tạo giao dịch mới khi gửi tài liệu. Lệnh này sẽ lỗi nếu tài khoản đã hết hạn mức giao dịch mở. Hạn mức này tùy thuộc vào gói bạn mua. Hệ thống sẽ không tự chạy lại khi bạn tạo bù bằng tay sau đó.
• Kích thước tệp đính kèm: Tránh đính kèm tệp PDF dung lượng lớn trực tiếp vào email vì dễ bị máy chủ của đối tác từ chối nhận. Bạn nên tải tài liệu lên lưu trữ đám mây rồi gửi đường dẫn tải an toàn.
• Hủy các thao tác đang chờ khi chuyển quyền sở hữu: Quy trình có thể chứa hành động chờ theo thời gian. Khi bạn chuyển quy trình này cho người khác, hãy chú ý tùy chọn hủy lệnh. Nếu bạn chọn hủy, các thư đang xếp hàng chờ gửi ngày tới sẽ dừng lại hết.

Cách hiểu kết quả thực tế là kiểm tra mục lịch sử thực thi của CRM sau khi kích hoạt. Nếu các sự kiện hiển thị trạng thái hoàn thành và thư xuất hiện trong hòm thư gửi đi của nhân viên, hệ thống đã chạy đúng. Bước xử lý tiếp theo của bạn là chuẩn bị sẵn tài liệu báo giá chi tiết để phản hồi khi đối tác gửi lại thư hỏi hàng chính thức.