Proforma Invoice Khi Báo Giá Xuất Khẩu: Làm Gì Và Ghi Gì

Proforma invoice là gì và khác báo giá thường ở đâu?

Proforma invoice, tiếng Việt thường gọi là hóa đơn chiếu lệ, là bản báo giá trình bày theo dạng hóa đơn. Bộ Thương mại Hoa Kỳ (trang trade.gov) mô tả nó là “một bản báo giá theo định dạng hóa đơn”. Người bán gửi nó ở đầu giao dịch xuất khẩu, trước khi sản xuất hoặc giao hàng.

Nó chứa phần lớn thông tin của một báo giá chính thức. Theo trade.gov, nhiều trường hợp có thể dùng proforma thay cho báo giá. Điểm khác là bản này đủ chi tiết để khách dùng làm hồ sơ với bên thứ ba.

Wikipedia nhấn mạnh một điểm kế toán: proforma không phải hóa đơn thật. Người bán không dùng nó để ghi khoản phải thu, và người mua không dùng nó để ghi khoản phải trả. Vì vậy hãy hỏi kế toán của bạn cách lưu và đánh số loại chứng từ này, tách khỏi hóa đơn bán hàng.

Tên gọi dễ gây nhầm, nên bảng dưới đây đặt ba chứng từ cạnh nhau.

Khi nào khách hàng đòi proforma invoice?

Trade.gov nêu bốn tình huống khách có thể cần proforma. Mỗi tình huống cho bạn biết chứng từ này sẽ đến tay ai.

• Xin giấy phép nhập khẩu: khách nộp cho cơ quan quản lý ở nước họ để xin phép nhập lô hàng.
• Hợp đồng kiểm định trước khi gửi hàng: bên kiểm định cần biết lô hàng gồm gì và giá bao nhiêu.
• Mở thư tín dụng (L/C): ngân hàng của khách dựa vào đó để mở L/C cho bạn.
• Chuyển ngoại tệ: khách dùng nó để làm việc với ngân hàng khi cần chuyển tiền cứng.

Cũng theo trade.gov, proforma có thể không phải chứng từ vận chuyển bắt buộc. Nhưng nó cung cấp thông tin khách cần để nhập khẩu hợp pháp. Nếu khách đòi proforma sớm, đó thường là dấu hiệu họ đã bắt đầu làm thủ tục ở phía họ. Hãy trả lời nhanh và chính xác, vì chậm một ngày ở bước này có thể làm chậm cả đơn.

Wikipedia nêu thêm một cách dùng. Khi lô hàng không phải mua bán, ví dụ hàng mẫu, quà tặng hoặc hàng gửi thay thế, proforma có thể được trình thay hóa đơn thương mại. Một số nước còn chấp nhận nó khi hóa đơn thương mại chưa có lúc hàng đến. Quy định này khác nhau theo từng nước, nên hỏi khách hoặc hãng vận chuyển trước khi dựa vào nó.

Một proforma invoice cần ghi những mục nào?

Trade.gov liệt kê các mục nên có. Chúng cũng là danh sách kiểm tra khi bạn soạn bản gửi khách.

1. Tên và địa chỉ người bán.
2. Tên và địa chỉ người mua.
3. Số tham chiếu của người mua, thường là số đơn đặt hàng hoặc số yêu cầu báo giá.
4. Mặt hàng được báo giá, với mô tả đủ rõ để nhận diện.
5. Giá từng mặt hàng, gồm đơn giá và thành tiền.
6. Trọng lượng và kích thước của hàng báo giá.
7. Chiết khấu, nếu có.
8. Điều kiện bán hoặc Incoterm, kèm địa điểm giao hàng.
9. Điều kiện thanh toán.
10. Ngày giao hàng dự kiến.
11. Ngày hiệu lực của báo giá.

Hai mục dễ bỏ sót là Incoterm kèm địa điểm và ngày hiệu lực. Ghi “FOB” mà không ghi cảng thì khách và ngân hàng không biết chi phí dừng ở đâu. Thiếu ngày hiệu lực thì khách có thể quay lại sau vài tháng và đòi đúng giá cũ. Cách chọn điều kiện giao hàng được giải thích trong bài về soạn hợp đồng ngoại thương.

Trade.gov nói thêm rằng proforma thông báo cho người mua và cơ quan nhập khẩu liên quan về lô hàng sắp tới. Vì thế mô tả hàng cần thống nhất với bản sẽ nộp cho cơ quan đó. Nếu khách cho biết cơ quan của họ cần thêm thông tin, ví dụ mã HS, hãy bổ sung trước khi gửi.

Proforma invoice có thay được hóa đơn thương mại không?

Thông thường là không. Trade.gov gọi hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc cho thông quan xuất khẩu và nhập khẩu. Hải quan nước khách dùng nó để tính thuế nhập khẩu và các loại thuế khác. Proforma sau này trở thành cơ sở của hóa đơn thương mại cuối cùng.

Khi lập hóa đơn thương mại, trade.gov nói nó có thể thêm mã HS ngoài những thông tin của proforma. Mã HS giúp thông quan xuất khẩu nhanh hơn và hỗ trợ thông quan nhập khẩu, vì đây là cách mô tả hàng thống nhất để tính thuế. Cổng thông tin của chính phủ Anh (business.gov.uk) còn yêu cầu hóa đơn xuất khẩu ghi số và ngày của chứng từ liên quan, và nêu proforma là một ví dụ.

Quy tắc thực hành rút ra từ các nguồn trên: hai chứng từ phải khớp nhau, trừ những thay đổi đã được khách đồng ý.

• Mô tả hàng: dùng cùng tên và cùng quy cách ở cả hai bản.
• Điều kiện Incoterm: không đổi nếu hai bên chưa thỏa thuận lại.
• Giá và tổng tiền: chỉ đổi khi có thay đổi số lượng, chiết khấu hoặc chi phí đã thống nhất bằng văn bản.
• Tham chiếu: ghi số proforma trên hóa đơn thương mại để người đọc lần lại được.

Muốn biết hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói cần ghi gì khi giao hàng, đọc bài về hóa đơn thương mại và packing list.

Proforma invoice có ràng buộc người bán không?

Nguồn không cho một câu trả lời đơn giản, nên bạn cần cẩn thận. Trade.gov viết rằng proforma là lời khai của người bán sẽ cung cấp hàng vào ngày và với giá nêu trong đó. Trade.gov cũng viết rằng không nên thay đổi nội dung khi chưa có sự đồng ý của người mua.

Wikipedia ghi cả hai ý. Proforma thường được coi là thỏa thuận ràng buộc về mặt thương mại. Nhưng nó không phải văn bản ràng buộc về pháp lý, nên giá có thể đổi trước khi bán thật.

Hệ quả thực tế cho người xuất khẩu:

• Coi giá trên proforma là cam kết, và chỉ đổi khi khách đồng ý bằng văn bản.
• Ghi ngày hiệu lực ngắn đủ để bạn không bị buộc giá khi nguyên liệu hoặc tỷ giá biến động.
• Nếu khách ký xác nhận proforma, hãy lưu bản ký. Việc có hợp đồng hay không còn tùy thỏa thuận và luật áp dụng, nên hãy nhờ người có chuyên môn rà soát với đơn lớn.

Ví dụ minh họa: bạn báo 2.000 sản phẩm, đơn giá 3,50 USD, điều kiện FOB, chiết khấu 5%. Tổng trước chiết khấu là 2.000 × 3,50 = 7.000 USD. Chiết khấu là 7.000 × 5% = 350 USD. Tổng sau chiết khấu là 6.650 USD. Đây chỉ là phép tính minh họa, không phải số liệu thật.

Trên proforma, bạn nên ghi rõ đơn giá, tổng trước chiết khấu, mức chiết khấu và tổng cuối. Khi ngân hàng đối chiếu, các con số này cần cộng ra đúng.

Dùng proforma khi khách mở L/C thì cần lưu ý gì?

Khách mở L/C thường gửi bạn các điều khoản dựa trên proforma. Business.gov.uk cảnh báo rằng thông tin trên hóa đơn phải khớp chính xác với mọi chứng từ ngân hàng như L/C. Sai lệch nhỏ cũng có thể gây rắc rối khi thanh toán.

Từ đó có ba việc cần làm:

1. Đọc L/C ngay khi nhận và so từng dòng với proforma đã gửi, gồm tên hai bên, mô tả hàng, đơn giá, Incoterm và ngày.
2. Nếu phát hiện sai khác, yêu cầu khách sửa L/C trước khi sản xuất hoặc giao hàng.
3. Lập hóa đơn thương mại theo đúng L/C, không theo trí nhớ về lần báo giá trước.

Business.gov.uk cũng lưu ý rằng một số nước đòi hóa đơn được chứng nhận bởi phòng thương mại hoặc đại sứ quán. Hãy hỏi khách từ đầu để tính thời gian và chi phí này vào lịch giao hàng.

Những lỗi nào thường làm proforma invoice gây rắc rối?

Các lỗi dưới đây suy ra từ nội dung các nguồn đã đọc. Chúng không phải thống kê.

• Thiếu Incoterm hoặc địa điểm giao hàng. Khách và ngân hàng không biết ai trả cước và rủi ro chuyển ở đâu.
• Không có ngày hiệu lực. Giá có thể bị đòi lại sau khi chi phí đã thay đổi.
• Mô tả hàng khác bản sau. Hải quan và ngân hàng đọc hai bản và thấy chúng không khớp.
• Dùng proforma làm hóa đơn thông quan. Trade.gov coi hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc cho thông quan.
• Đổi giá không báo. Trade.gov nói không nên thay đổi khi chưa có sự đồng ý của người mua.
• Ghi nhầm proforma là hóa đơn bán hàng trong sổ sách. Wikipedia nêu nó không dùng để ghi công nợ.

Checklist trước khi gửi proforma invoice cho khách

• Đủ 11 mục: người bán, người mua, số tham chiếu, hàng, giá, trọng lượng và kích thước, chiết khấu, Incoterm kèm địa điểm, thanh toán, ngày giao dự kiến, ngày hiệu lực.
• Tên hàng và quy cách khớp với hợp đồng, đơn đặt hàng và hồ sơ sản phẩm.
• Mã HS đã hỏi khách xem cơ quan của họ có yêu cầu không. Cách tra mã nằm trong bài mã HS và thuế.
• Đơn vị tiền và phép tính cộng đúng.
• Đã hỏi khách proforma này dùng để làm gì: xin giấy phép, mở L/C hay kiểm định.
• Đã ghi rõ đây là proforma, không phải hóa đơn bán hàng.
• Đã lưu bản gửi và bản khách xác nhận.

Các chứng từ trong bài đều có thể khác theo từng nước nhập khẩu. Hãy kiểm tra lại yêu cầu mới nhất với khách, hãng vận chuyển hoặc cơ quan hải quan có thẩm quyền trước mỗi lô hàng.