Mã Vạch GS1 Cho Hàng Xuất Khẩu: GTIN, EAN Và Cách Xin Mã

GTIN và EAN là gì, và vì sao khách nước ngoài hỏi đến?

GTIN là viết tắt của Global Trade Item Number, tức mã số thương phẩm toàn cầu. Theo GS1, đây là mã dùng để nhận diện duy nhất một sản phẩm hoặc dịch vụ được định giá, đặt hàng hoặc lập hóa đơn ở bất kỳ khâu nào của chuỗi cung ứng.

Mã vạch là hình ảnh những vạch đen trắng mà máy quét đọc được. Con số nằm dưới mã vạch chính là GTIN. Mã vạch không chứa tên hay giá hàng. Theo GS1, thông tin mô tả và giá nằm trong cơ sở dữ liệu của người bán lẻ hoặc nhà phân phối. Máy quét chỉ đọc số, rồi hệ thống tra ra sản phẩm tương ứng.

EAN là viết tắt của European Article Number. Hiện nay tên gọi chính thức là International Article Number. Theo Wikipedia, EAN-13 là định dạng mã vạch phổ biến nhất trong kiểm kê kho, bán buôn và kế toán. Một mã EAN-13 chứa một GTIN-13.

Với người xuất khẩu, điều này có nghĩa như sau. Siêu thị, nhà phân phối và sàn thương mại điện tử ở thị trường đích thường yêu cầu hàng đóng gói bán lẻ có mã vạch chuẩn. Theo GS1, tổ chức này là nhà cấp GTIN được dùng để bán trên Amazon và các nhà bán lẻ lớn trên thế giới. Hãy hỏi khách yêu cầu của họ ngay khi báo giá, trước khi thiết kế bao bì.

Nên dùng GTIN-13, GTIN-12, GTIN-8 hay GTIN-14?

GTIN có bốn độ dài là 8, 12, 13 và 14 chữ số. Mỗi độ dài ghép từ tiền tố doanh nghiệp, mã sản phẩm và số kiểm tra. GTIN-14 có thêm một chữ số chỉ cấp đóng gói.

Với hầu hết hàng tiêu dùng đóng gói, bạn dùng GTIN-13 trong mã vạch EAN-13. Theo Wikipedia, một GTIN-12 có thể viết thành GTIN-13 bằng cách thêm số 0 ở đầu. Vì vậy hệ thống của nhà bán lẻ ở thị trường dùng UPC vẫn đọc được mã của bạn.

GTIN-8 chỉ nên dùng khi bao bì quá nhỏ, chẳng hạn gói kẹo cao su theo ví dụ của Wikipedia. Hãy xác nhận với văn phòng GS1 trước khi chọn GTIN-8, vì nguồn đã đọc không nêu điều kiện cấp loại mã này.

GTIN-14 dùng cho thùng hoặc carton chứa nhiều đơn vị bán lẻ. Chữ số đầu từ 1 đến 8 chỉ mức đóng gói. Theo Wikipedia, chưa có quy ước toàn cầu cho ý nghĩa từng số, nên bạn tự thống nhất trong công ty và ghi rõ trong tài liệu gửi khách.

Một mã EAN-13 gồm những phần nào?

Mã EAN-13 có bốn phần: tiền tố GS1 gồm 3 chữ số, mã doanh nghiệp, mã sản phẩm và số kiểm tra.

• Tiền tố GS1 (3 chữ số): cho biết tổ chức GS1 nào đã cấp mã cho doanh nghiệp. Theo trang tiền tố của GS1, tiền tố 893 thuộc GS1 Vietnam.
• Mã doanh nghiệp: do tổ chức GS1 cấp, độ dài thay đổi tùy gói đăng ký.
• Mã sản phẩm: do chính doanh nghiệp đặt cho từng mặt hàng.
• Số kiểm tra: một chữ số cuối, tính theo phép chia lấy dư cho 10.

Có hai điểm dễ hiểu nhầm. Thứ nhất, theo Wikipedia, ba số đầu thường cho biết nơi doanh nghiệp đăng ký, không khẳng định nơi sản xuất. Vì vậy mã 893 không thay thế chứng nhận xuất xứ. Thứ hai, độ dài mã doanh nghiệp càng dài thì chỗ cho mã sản phẩm càng ít. Doanh nghiệp có nhiều mặt hàng cần hỏi văn phòng GS1 về gói mã phù hợp.

Các tiền tố 020 đến 029 được GS1 dành cho nhà bán lẻ dùng nội bộ. Nếu khách ở nước ngoài muốn dán nhãn riêng của họ, họ có thể dùng dải này. Bạn không tự dùng dải này cho hàng của mình.

Doanh nghiệp Việt xin mã GS1 bằng cách nào?

GS1 mô tả quy trình ba bước trên trang xin mã vạch của họ.

1. Tìm văn phòng GS1 tại nước mình. GS1 hoạt động qua các tổ chức thành viên ở hơn 120 quốc gia. Trang này có sẵn mục Vietnam.
2. Đăng ký thành viên. Văn phòng địa phương giúp bạn đăng ký doanh nghiệp và cấp mã doanh nghiệp GS1 (GS1 Company Prefix).
3. Tạo và quản lý mã vạch. Sau khi đăng ký, bạn tạo GTIN và mã vạch cho từng sản phẩm.

Mã doanh nghiệp GS1 là mã duy nhất trên toàn cầu. Theo GS1, bạn cần mã này trước khi dùng bất kỳ khóa nhận diện hay mã vạch GS1 nào.

Các trang GS1 đã đọc không nêu hồ sơ, lệ phí hay thời gian cấp của GS1 Vietnam. Vì vậy hãy liên hệ trực tiếp văn phòng này để biết giấy tờ cần nộp, mức phí đăng ký và phí duy trì hằng năm. Quy định trong nước có thể thay đổi, nên đừng dựa vào bài đăng cũ.

Hãy chuẩn bị sẵn thông tin pháp nhân và danh mục sản phẩm trước khi đăng ký. Bộ giấy tờ nền tảng của lô hàng đầu tiên có trong bài giấy tờ xuất khẩu lần đầu.

Khi nào một sản phẩm cần GTIN mới?

Theo GS1, chủ thương hiệu là bên thường chịu trách nhiệm cấp GTIN. Chủ thương hiệu là tổ chức sở hữu thông số kỹ thuật của sản phẩm, bất kể ai sản xuất và sản xuất ở đâu. Nếu bạn gia công cho thương hiệu nước ngoài, hãy hỏi rõ bên nào cấp mã.

GS1 yêu cầu cấp GTIN khác nhau cho mỗi sản phẩm khác nhau mà chủ thương hiệu chịu trách nhiệm. Wikipedia nói thêm rằng mỗi loại hàng có GTIN riêng, kể cả các cấu hình đóng gói khác nhau của cùng sản phẩm. Quy tắc chi tiết nằm trong tài liệu GTIN Management Rules của GS1, bạn nên tải về đọc.

Hãy lập một bảng đối chiếu trước khi in bao bì.

• Cùng sản phẩm nhưng đóng gói 250 g và 500 g thì nên có hai GTIN riêng, vì mỗi gói được định giá và đặt hàng riêng.
• Thùng 24 gói cũng cần GTIN-14 riêng nếu khách đặt hàng theo thùng.
• Đổi công thức, đổi kích cỡ hoặc đổi quy cách đóng gói thì hỏi văn phòng GS1 xem có phải cấp mã mới không. Nguồn đã đọc không liệt kê từng trường hợp.

Đừng dùng lại một mã cho hai sản phẩm khác nhau. Hệ thống của khách sẽ gộp hai mặt hàng làm một, và đơn hàng dễ sai.

Kiểm tra số kiểm tra của mã bằng tay thế nào?

Số kiểm tra giúp phát hiện lỗi nhập hoặc lỗi quét. Theo Wikipedia, cách tính cho EAN-13 như sau. Nhân các chữ số dữ liệu lần lượt với trọng số 1 và 3, bắt đầu từ trái với trọng số 1. Cộng các tích lại. Số kiểm tra là số cần cộng thêm để tổng chia hết cho 10.

Ví dụ minh họa (số giả định, không phải mã thật của doanh nghiệp nào): lấy 12 chữ số đầu là 893123456789.

• Các tích theo thứ tự: 8, 27, 3, 3, 2, 9, 4, 15, 6, 21, 8, 27.
• Tổng các tích: 133.
• Bội số của 10 gần nhất và không nhỏ hơn 133 là 140. Số kiểm tra là 140 trừ 133, bằng 7.
• Mã đầy đủ là 8931234567897.

Theo Wikipedia, cách này phát hiện mọi lỗi sai một chữ số và 90% lỗi đảo hai chữ số liền kề. Hãy kiểm tra số cuối trước khi gửi file thiết kế cho nhà in. Nếu bạn tạo mã bằng phần mềm của văn phòng GS1, số này thường đã được tính sẵn.

In mã vạch lên bao bì cần lưu ý gì?

Theo GS1, bạn cần chuyển dãy số thành hình ảnh mã vạch bằng phần mềm. Sau đó có ba cách áp dụng: đưa hình vào thiết kế bao bì, dùng nhãn in sẵn, hoặc in trực tiếp lên bao bì tại xưởng.

GS1 cung cấp tài liệu về môi trường quét và phương pháp in. Vùng trống hai bên mã vạch (quiet zone) phải đủ rộng để máy quét hoạt động. Wikipedia nêu rõ điều này trong phần mô tả hình EAN-13. Khi in, hãy giữ vùng trống, không đặt mã sát mép gấp hay nếp nhăn.

Trước khi in số lượng lớn, hãy làm theo thứ tự sau:

1. In thử vài bản trên đúng chất liệu bao bì.
2. Quét thử bằng nhiều loại máy quét.
3. So số hiển thị dưới mã với bảng GTIN đã lập.
4. Gửi mẫu cho khách duyệt, nếu họ yêu cầu.

GS1 cũng có hướng dẫn kiểm định mã vạch 1D và 2D cho những ai cần chất lượng in được xác nhận. Nếu khách yêu cầu báo cáo kiểm định, hãy hỏi họ dùng tiêu chuẩn nào trước khi đặt in.

Mã vạch 2D và mã QR của GS1 có thay mã EAN không?

Chưa thể nói như vậy. Theo GS1, mã vạch 2D dùng các ô vuông, lục giác hoặc chấm để chứa nhiều dữ liệu hơn mã vạch 1D, mà kích thước vẫn nhỏ. GS1 mô tả mã QR theo chuẩn GS1 có thể liên kết sản phẩm với thông tin số đáng tin cậy, hỗ trợ truy xuất nguồn gốc và đáp ứng yêu cầu quản lý.

GS1 cũng nói họ đang cùng ngành hàng chuẩn bị cho giai đoạn chuyển sang mã vạch 2D. Tuy vậy, các trang đã đọc không nêu ngày bắt buộc hay thị trường cụ thể. Vì thế hãy làm hai việc. Thứ nhất, in mã EAN-13 như khách đang yêu cầu. Thứ hai, hỏi khách xem họ có kế hoạch nhận mã 2D không để thiết kế bao bì chừa chỗ.

Checklist trước khi gửi bao bì đi in

• Khách và thị trường đích yêu cầu loại mã nào: EAN-13, UPC-A hay loại khác.
• Doanh nghiệp đã có mã doanh nghiệp GS1 từ văn phòng GS1 Vietnam.
• Mỗi sản phẩm và mỗi quy cách đóng gói có GTIN riêng, ghi trong một bảng.
• Thùng carton có GTIN-14 nếu khách đặt hàng theo thùng.
• Số kiểm tra của từng mã đã được tính lại.
• Bản in thử quét được và vùng trống quanh mã còn đủ.
• Số GTIN được ghi nhất quán trong hóa đơn và danh sách hàng. Cách lập hai chứng từ này có trong bài hóa đơn thương mại và packing list.

Yêu cầu riêng của từng nước hoặc từng nhà bán lẻ có thể khác. Hãy kiểm tra lại với khách và với văn phòng GS1 trước khi in số lượng lớn.